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Ontario Arts Council

Guide du processus d’évaluation du CAO

Ce guide contient des renseignements sur le processus que le Conseil des arts de l’Ontario (CAO) utilise pour évaluer les demandes et prendre les décisions de financement, renseignements qui portent entre autres sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande. 
 
Le CAO utilise un processus d’évaluation par les pairs pour prendre les décisions de financement pour la plupart des programmes et fonctionne de façon autonome par rapport au gouvernement de l’Ontario. Chaque année, le CAO invite des centaines d’artistes et de professionnels des arts de l’Ontario à siéger aux groupes d'évaluateurs, ce qui permet au milieu artistique de participer directement à l’évaluation des demandes et de faire des recommandations de financement. La composition des groupes d'évaluateurs reflète à la fois la diversité des candidats qui font une demande et les groupes prioritaires du CAO. 

Ce guide comprend les éléments suivants : 

 

Processus d’évaluation 

Le CAO utilise trois méthodes d’évaluation par les pairs pour examiner les demandes et prendre les décisions de financement. 

  • Les jurys se composent d’évaluateurs qui sont des artistes professionnels et autres professionnels du domaine. Ils évaluent les demandes de subvention dans la plupart des programmes de projets, déterminent les candidats qui recevront une subvention et décident du montant des subventions dans les programmes où le montant n’est pas prédéterminé. Un nouveau jury est constitué pour chaque date limite. 
  • Les comités d’évaluation se composent d’évaluateurs qui sont des artistes professionnels et autres professionnels du domaine. Ils évaluent les demandes de subvention des programmes de fonctionnement et de certains programmes de projets. Ils donnent des conseils et aident à établir les priorités des subventions, mais ne décident pas du montant des subventions. Les responsables des programmes recommandent le montant des subventions au directeur général (pour les subventions de 30 000 $ et moins) et au conseil d’administration du CAO (pour les subventions de plus de 30 000 $). Les recommandations se fondent sur les évaluations des membres des comités, le plan stratégique, les priorités et les politiques du CAO, le budget du programme et la gamme de demandes faites au programme.  
    • Pour les programmes de fonctionnement, les comités d’évaluation peuvent aussi inclure des bénévoles qui ont une expérience de travail directe avec les organismes artistiques de leur collectivité. Un comité d’évaluation peut inclure un membre du comité de l’année précédente. Un nouveau comité d’évaluation pour les programmes de fonctionnement est constitué chaque année. 
    • Pour les programmes de projets dont les demandes sont examinées par un comité d’évaluation, un nouveau comité est constitué à chaque date limite. 
  • Les tiers recommandataires sont des organismes du milieu artistique désignés par le CAO pour recevoir et évaluer les demandes dans certains programmes de projets. Ces organismes font ensuite des recommandations de financement au CAO.  


Si le CAO fait appel à l’évaluation par les pairs pour prendre la majorité des décisions de financement, il utilise un processus d'examen interne pour quelques programmes de microsubventions. Les programmes suivants utilisent un processus d'examen interne : Compas (uniquement pour le volet Microsubventions : Avancement professionnel des gestionnaires des arts), Développement des marchés – aide au déplacement et Fonds culturel autochtone – petites subventions

Évaluation des programmes de projets 

Les évaluations des programmes de projets du CAO se fondent soit sur le mérite artistique, soit sur le mérite artistique, l’impact et la viabilité. L’évaluation repose sur les réponses aux questions posées dans la demande, les échantillons artistiques, les documents d’appui et le budget du projet (s’il y a lieu). 
 
Dans les programmes qui comprennent des échantillons artistiques, ces derniers tiennent un rôle important dans l’évaluation du mérite artistique du projet. Dans les programmes qui demandent un budget, celui-ci constitue un élément important dans l’évaluation de la viabilité du projet. 
 
Les demandes sont évaluées selon une échelle de cinq points : 

  • 5 : Excellent 
  • 4 : Très bon 
  • 3 : Bon 
  • 2 : Passable 
  • 1 : Médiocre 


Les demandes doivent obtenir au moins la cote « bon » pour être admissibles à une subvention. 

Le CAO fournit aux évaluateurs une grille d’évaluation pour les aider à noter les demandes. Voir la page web du programme pour un lien vers la grille d’évaluation pertinente. Voici un exemple d’une grille d’évaluation 
 

 

Évaluation des programmes de fonctionnement 

Voir la section « Processus d’évaluation et de prise de décision » dans le Guide des programmes de fonctionnement du CAO

Rôle des jurys et des comités d’évaluation 

Les jurys et les comités d’évaluation se composent d’artistes et d’autres professionnels des arts qui : 

  • Représentent la diversité de spécialisations et de pratiques artistiques et culturelles. 
  • Représentent la diversité de la province (race, âge, région, langue, genre, capacités, perspectives autochtones et francophones). 
  • Font preuve de vision, d’ouverture d’esprit et de générosité dans leurs délibérations. 
  • Formulent des opinions justes et objectives, fondées sur les critères d’évaluation. 
  • Traitent les demandes de manière équitable, sans parti pris ni préjugé, conformément aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones et de la vision et de l’énoncé du CAO sur l’équité. 
  • Sont capables de travailler en groupe. 
  • Savent exprimer leurs opinions tout en respectant et en écoutant celles des autres. 

Responsabilités des évaluateurs  

Avant la réunion d’évaluation, les évaluateurs : 

  • Se familiarisent avec le programme et ses critères d’évaluation ainsi que le plan stratégique du CAO et les groupes prioritaires du CAO
  • Lisent les demandes et la documentation d’appui imprimée, et prennent des notes au sujet de chaque demande en tenant compte des critères d’évaluation, des priorités du programme et des priorités du CAO. 

Dans les programmes de projets du CAO, les évaluateurs doivent accorder une note provisoire à toutes les demandes avant la réunion. Lors de la réunion, en se fondant sur cette évaluation provisoire, ils : 

  • déterminent les demandes qui ne feront pas l’objet de discussions et ne seront pas subventionnées; 
  • discutent et cotent les demandes qui feront l’objet de discussions et pourraient être subventionnées. 

Dans les programmes de fonctionnement du CAO, les membres des comités d’évaluation doivent accorder une note provisoire à toutes les demandes avant la réunion. Lors de la réunion, les membres : 

  • discutent et cotent toutes les demandes. 


Responsabilités des responsables de programmes du CAO 

Les évaluateurs sont choisis après de nombreuses réflexions et recherches par les responsables des programmes. Ces derniers accumulent des renseignements sur des évaluateurs potentiels grâce aux contacts qu’ils maintiennent avec leur milieu artistique. Les professionnels des arts des diverses communautés culturelles et régions de la province sont invités à soumettre le nom d’évaluateurs potentiels, y compris le leur. Des candidats, évaluateurs et autres professionnels qui exercent dans le domaine contribuent aussi régulièrement à cette liste. Il n’est pas nécessaire d’avoir demandé ou reçu une subvention du CAO pour siéger à un jury ou à comité d’évaluation. 
 
Les responsables sont chargés de composer des jurys et des comités d’évaluation qui reflètent la gamme des demandes présentées au programme et comprennent des artistes et des professionnels des arts représentant un éventail de perspectives et de pratiques. Les évaluateurs proposés sont approuvés par la directrice des subventions et le directeur général. 

Avant la réunion du jury ou du comité d’évaluation, le ou la responsable :  

  • S’assure que les évaluateurs comprennent les documents qui leur sont remis et le processus d’évaluation, et répond à leurs questions. 

Pendant la réunion du jury ou du comité d’évaluation, le ou la responsable :  

  • Préside la séance, anime les délibérations et s’assure que les candidats sont traités de manière équitable, sans parti pris ni préjugé, conformément aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones et de la vision et de l’énoncé du CAO sur l’équité. 
  • S’assure qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts direct et que les conflits d’intérêts indirects sont déclarés et les procédures pertinentes sont suivies. 
  • Rappelle aux évaluateurs les priorités stratégiques du CAO, les priorités du programme, le rôle du programme et le contexte budgétaire. 
  • S’assure que les évaluateurs comprennent tous de la même façon les critères d’évaluation. 
  • Participe aux délibérations en tant que personne-ressource et donne des renseignements sur les programmes de fonctionnement en les plaçant dans leur contexte historique. 
  • Supervise et documente le processus de cotation et de classement. 

Conflit d’intérêts 

Le CAO est particulièrement vigilant en matière de conflits d’intérêts de tous ses intervenants, soit son personnel, son conseil d’administration et les évaluateurs. Nous accordons beaucoup d’importance à cette question pour assurer la transparence du processus d’évaluation, pour veiller à ce que ce processus soit compris par les candidats, et pour que les candidats estiment que leur demande a été évaluée de façon équitable même si elle est refusée. Le CAO doit être juste et impartial afin de conserver la confiance du public dans le processus d’évaluation. 
 
Le CAO reconnaît trois types de conflits d’intérêts – les conflits directs, indirects ou perçus – et nous les gérons de façon différente. 
  

Conflits d’intérêts directs 

Un conflit d’intérêts direct existe lorsqu’un évaluateur ou un membre de sa famille immédiate (conjoint ou équivalent, père ou mère, enfant, frère ou sœur ou membre du ménage immédiat) bénéficie financièrement de l’octroi d’une subvention. 
 
Dans le cas d’une demande d’un organisme, il peut s’agir des personnes suivantes : 

  • Membres du personnel  
    • les dirigeants de l’organisme ou les principaux intéressés d’une demande; 
    • toute personne ayant une relation rémunérée ou non avec l’organisme; 
    • les artistes qui ont un emploi ou qui travaillent à forfait et qui font partie du noyau de l’organisme. 
  • Membres du conseil d’administration. 


Un participant à une demande ou un partenaire important essentiel à l’activité ainsi que son personnel et les membres de son c.a. ont également un conflit d’intérêts direct. 
 

Exemples 

  • Le conjoint d’un évaluateur siège au conseil d’administration de l’organisme candidat. 
  • La mère d’un évaluateur est candidate à un programme de subvention. 
  • Un évaluateur a été nommé au conseil d’administration d’un organisme candidat. 
  • Un évaluateur est une commissaire qui sera chargée d’une exposition par le groupe qui demande une subvention pour l’exposition. 


Les personnes qui ont un conflit d’intérêts direct avec une ou plusieurs demandes à évaluer ne peuvent pas être évaluateurs. Lorsqu’un conflit d’intérêts direct devient apparent avant ou pendant le processus d’évaluation, l’évaluateur est immédiatement relevé de ses fonctions. 

Conflits d’intérêts indirects et perçus 

Il y a conflit d’intérêts indirect et perçu lorsque, en raison de certains facteurs, il est difficile pour un évaluateur d’évaluer une demande objectivement, ou lorsqu’il pourrait sembler qu’il ne peut pas évaluer une demande objectivement.  
 
Même s’il n’a pas de conflit d’intérêts direct, un évaluateur peut avoir un conflit indirect dans les circonstances suivantes ou semblables : 

  • Il est rémunéré temporairement par le candidat – un artiste est embauché pour un rôle particulier dans une activité sans pour autant contrôler l’activité. 
  • Il a siégé au conseil d’administration d’un organisme candidat ou fait partie de son personnel au cours des deux années avant la date limite du concours.  
  • Il participe dans un rôle secondaire à la demande ou à l’organisme à titre d’artiste ou de professionnel des arts. 
  • Il a une relation indirecte avec le candidat ou avec un des principaux intéressés d’une demande (relation de parenté indirecte ou par mariage, p. ex.). 
  • Il a une relation personnelle significative d’appui ou d’opposition avec un candidat ou un des principaux intéressés d’une demande. 
  • Il a une relation personnelle ou professionnelle antérieure avec un des principaux intéressés d’une demande ou un membre de sa famille immédiate a une relation personnelle ou professionnelle avec un des principaux intéressés d’une demande. 
  • Il ou ses œuvres figurent dans le matériel d’appui artistique d’une demande. 
  • Il est l’auteur d’une lettre de recommandation pour le candidat. 
  • Il a déjà eu des relations personnelles étroites avec le candidat, relations qui ont depuis pris fin. 
  • Il y a une apparence de préjugé ou une opinion préconçue favorable ou défavorable envers un particulier, un organisme, une pratique ou une activité artistique. 


Après une période de deux ans, les anciens membres du personnel ou du conseil d’administration n’ont pas de conflit d’intérêts avec un organisme sauf lorsqu’il y a une relation permanente (être membre d’un comité consultatif qui n’a pas de rôle de prise de décision, par exemple). Dans un tel cas, le conflit est indirect. 
   

Exemples 

  • Les services d’un artiste sont retenus pour l’activité faisant l’objet de la demande, par exemple, un comédien est retenu pour un rôle, une musicienne est embauchée pour faire partie de l’orchestre. 
  • Un évaluateur a participé aux étapes préliminaires d’un projet et figure dans la documentation vidéo présentée au comité d’évaluation. 
  • La cousine d’un évaluateur est une candidate ou une des principales intéressées d’une demande. 
  • Un évaluateur s’est trouvé du côté opposé à un candidat ou à un des principaux intéressés d’une demande dans un débat public animé au sujet d’un dossier controversé dans le milieu artistique. 
  • Un évaluateur a participé à la création d’un collectif ou d’un organisme, bien qu’il n’ait pas eu de relation continue avec lui depuis deux ans. 

Les situations suivantes ne sont pas considérées des conflits d’intérêts, sauf si le évaluateur pense qu’il ne pourra pas être objectif. 

 

Exemples 

  • L’appartenance à une association professionnelle qui est candidate. 
  • Avoir quitté un emploi ou le conseil d’administration d’un organisme candidat depuis plus de deux ans. 
  • Avoir ou avoir eu une relation personnelle ou professionnelle avec un candidat ou un des principaux intéressés d’une demande qui est assez désintéressée pour ne pas mettre en jeu son objectivité. 
  • Être mentionné en tant participant possible à l’activité faisant l’objet de la demande, sans avoir été contacté. 

Politiques sur le renvoi des évaluateurs 

Un évaluateur est démis de ses fonctions dans les situations suivantes : 

  • Il a un conflit d’intérêts direct qui interdit sa participation. 
  • Il n’a pas lu les demandes et le matériel d’appui ni examiné les exemples artistiques (échantillons audio, vidéo ou numériques, documents) ni pris de notes au sujet de chaque demande en se basant sur les critères d’évaluation, et n’a pas attribué de cote provisoire à chaque demande moins de deux jours ouvrables avant le premier jour de la réunion du comité d’évaluation. 
  • Il est incapable d’assister à toutes les journées de la réunion d’évaluation. 
  • Il entrave ou perturbe le processus d’évaluation et manque de respect envers le personnel du CAO, les autres évaluateurs, certains candidats ou certains groupes de candidats. 
  • Il fait preuve de discrimination à l’égard de candidats, des autres évaluateurs ou le personnel du CAO. 
  • Il ne se conforme pas à l’entente des évaluateurs du CAO. 


Un évaluateur qui est relevé de ses fonctions, peu importe la raison, est payé pour le travail accompli jusqu’au jour de son renvoi. 

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Confidentialité  

Toutes les délibérations et décisions des jurys et comités d’évaluation du CAO ainsi que tous les renseignements, documents des demandes et documentation audiovisuelle ou numérique qui leur sont remis ou auxquels ils ont accès sont confidentiels. Les évaluateurs n’ont aucun droit en ce qui a trait à cette information. Tous les droits de propriété intellectuelle du matériel fourni par le candidat aux fins de l’évaluation appartiennent au candidat.   
 
Les évaluateurs conviennent de respecter la confidentialité de l’information confidentielle du CAO et : 

  • de ne pas diffuser, distribuer, copier ou autrement reproduire l’information confidentielle du CAO de quelque façon ou par quelque moyen que ce soit; 
  • d’utiliser l’information confidentielle du CAO uniquement pour évaluer les demandes et pour aucune autre fin; 
  • de conserver en sécurité l’information confidentielle du CAO et de la protéger contre la perte, le vol, un accès illicite, la modification et la destruction; et 
  • Lorsque leur rôle au sein du jury ou du comité d’évaluation est terminé, les évaluateurs acceptent : 
  • de détruire de façon sécuritaire toute l’information confidentielle du CAO ainsi que toutes leurs notes personnelles;  
  • de supprimer de leurs appareils personnels toute l’information qu’ils ont téléchargée à partir du portail Nova des évaluateurs. 


Les évaluateurs ont l’obligation de maintenir la confidentialité de l’information confidentielle du CAO et cette obligation se poursuit après la fin de leur rôle en tant qu’évaluateur et la fin de leur participation à l’évaluation. 
 
Les noms et les localités (ville, municipalité ou Première Nation) des évaluateurs sont publiés sur le site web du CAO et dans la liste annuelle de subventions du CAO, et peuvent être publiés dans les autres communications du CAO ou dans le cadre de l’Initiative de données ouvertes du gouvernement de l’Ontario. Les évaluateurs acceptent que leur nom et leur localité soient communiqués publiquement dans ces circonstances ou des circonstances semblables. 

Droits de la personne  

Le CAO adhère au Code des droits de la personne de l’Ontario et le respecte. Le personnel du CAO, les membres de son conseil d’administration, les évaluateurs, les consultants et les bénévoles doivent se conformer aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario lorsqu’ils travaillent pour le CAO.  
 
Le code prévoit un traitement équitable en matière d’emploi, de contrats, de biens, de services et d’installations.  
 
Il interdit la discrimination pour les motifs suivants : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la citoyenneté, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre, un handicap, la couleur, la croyance, l’âge, l’état matrimonial, l’état familial et l’état d’assisté social. 
 
Le CAO respecte et protège la dignité et la valeur de toutes les personnes et les droits de chacun. Nous offrons un accès équitable aux possibilités d'emploi à tous les employés, candidats et bénévoles. Les politiques, les programmes et les processus sont examinés pour assurer que le CAO corrige, empêche et élimine la discrimination dans tous les aspects de l’emploi et des services.  
 
Nous ne tolérons pas le harcèlement ni les commentaires et gestes déplacés. Nous prenons rapidement des mesures lorsque de tels problèmes se produisent. 

Droits des peuples autochtones  

En 2010, le Canada a officiellement appuyé la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones. La déclaration affirme que le savoir culturel autochtone est la propriété intellectuelle des peuples autochtones et que son utilisation est contrôlée par les peuples autochtones. Les extraits suivants sont particulièrement utiles pour orienter le processus d’évaluation. 
 
Article 11 
Les peuples autochtones ont le droit d’observer et de revivifier leurs traditions culturelles et leurs coutumes. Ils ont notamment le droit de conserver, de protéger et de développer les manifestations passées, présentes et futures de leur culture, telles que [...] l’artisanat, les dessins et modèles, les rites, les techniques, les arts visuels et du spectacle et la littérature. 
 
Article 13 
Les peuples autochtones ont le droit de revivifier, d’utiliser, de développer et de transmettre aux générations futures leur histoire, leur langue, leurs traditions orales, leur philosophie, leur système d’écriture et leur littérature […]. 
 
Article 31 
Les peuples autochtones ont le droit de préserver, de contrôler, de protéger et de développer leur patrimoine culturel, leur savoir traditionnel et leurs expressions culturelles traditionnelles ainsi que les manifestations de leurs sciences, techniques et culture, y compris […] leurs traditions orales, leur littérature, leur esthétique, leurs sports et leurs jeux traditionnels et leurs arts visuels et du spectacle. Ils ont également le droit de préserver, de contrôler, de protéger et de développer leur propriété intellectuelle collective de ce patrimoine culturel, de ce savoir traditionnel et de ces expressions culturelles traditionnelles. 

Vision et énoncé du CAO sur l’équité  

Dans l’exécution de son mandat, le CAO dessert une population qui compte parmi celles ayant le plus de diversité culturelle, raciale, linguistique et autochtone au Canada. Grâce à ses programmes et services, le CAO soutient des artistes, des organismes et des collectivités partout en Ontario et accueille toutes les formes d’expression et de pratiques artistiques. 
 
Le Conseil des arts de l’Ontario a renforcé son engagement de servir la diversité d’artistes, d’organismes et de collectivités de l’Ontario en mettant au point une vision et un plan d’équité. La vision suivante oriente les initiatives d’équité du CAO : 

  • Nous tenons en grande estime les artistes de l’Ontario, qui contribuent à façonner la société dynamique et plurielle dans laquelle nous vivons et expriment la richesse de nos vécus, histoires et cultures. À titre d’organisme public, de bailleur de fonds et d’employeur, le CAO s’engage donc à promouvoir les arts dans toute leur diversité, en apportant aux artistes, aux pratiques artistiques, aux milieux artistiques et à son propre personnel un soutien caractérisé par l’inclusion. 

 
​Le plan d’équité du CAO.  
 
De plus, le CAO a identifié des groupes mal desservis ou exclus par le passé du financement des arts et a développé des stratégies inclusives particulières pour ces groupes. Certains de ces groupes prioritaires ont des antécédents, une identité et un statut particuliers au Canada, d’autres se sont heurtés à des obstacles historiques ou systémiques, d’autres encore reflètent le mandat provincial du CAO, et tous sont essentiels pour l’avenir du secteur des arts. 
 


On demande aux candidats ainsi qu’aux évaluateurs de tenir compte du milieu représenté dans le récit et si l’auteur a le droit de développer et de partager les expressions culturelles et le savoir de la communauté concernée, surtout lorsqu’il s’agit de groupes et de personnes marginalisées. 
 
Dans le processus d’évaluation, les évaluateurs peuvent tenir compte des obstacles sociaux, économiques et physiques, historiques ou actuels, qui entravent l’accès des candidats aux possibilités de création artistique et de participation aux arts.  

Aide pour les personnes sourdes ou handicapées 

Si vous êtes une personne sourde ou une personne handicapée et avez besoin d’une aide à n’importe quelle étape du processus d’évaluation, communiquez avec la ou le responsable du programme le plus tôt possible pour discuter des options.  
 
Le CAO fournit des renseignements écrits dans des formats alternatifs sur demande. La plupart des réunions d’évaluation se déroulent en personne dans les bureaux du CAO à Toronto, qui sont accessibles par des escaliers et des ascenseurs. Les corridors, portes et salles du CAO peuvent accueillir la plupart des appareils de mobilité. Le CAO a des toilettes universelles en plus de toilettes pour femmes et hommes. Le CAO met également à la disposition des évaluateurs une salle de bien-être avec un lit d’appoint. 
 
Pour plus de renseignements, voir les Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées et le Plan d’accessibilité du CAO. 

Évaluation des demandes présentées en français  

Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français
 
Pour les programmes autres que ceux des arts francophones, les réunions d'évaluation se tiennent en anglais. Si des demandes en français sont présentées à ces concours, le groupe d'évaluateurs comprendra au moins un évaluateur francophone. Le CAO fournit un service de traduction pour toutes les demandes soumises en français à des programmes autres que ceux des arts francophones. Lorsqu’un nombre suffisant de demandes est présenté en français à un concours donné, une réunion séparée avec des évaluateurs francophones est convoquée. 
 

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