Le Conseil des arts de l’Ontario (CAO) offre des subventions de fonctionnement aux organismes sans but lucratif et aux éditeurs de livres ou de périodiques à but lucratif de l’Ontario qui répondent aux critères d’évaluation pour un soutien continu.
À compter de 2026, le CAO a un seul programme de fonctionnement : le Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario. Ce guide contient des renseignements essentiels sur ce programme, notamment en ce qui concerne le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.
Vous trouverez sur la page web du Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario les dates limites du programme et de plus amples détails sur l’admissibilité.
Le Guide comprend les éléments suivants :
Pour obtenir des renseignements
La ou le responsable des programmes pour votre catégorie est la personne ressource principale pour toutes les questions ayant trait à l’admissibilité aux subventions de fonctionnement, aux politiques du CAO en matière de subventions de fonctionnement et au processus d’évaluation par les pairs.
Pour obtenir une assistance technique si vous avez des questions au sujet de l’utilisation de Nova, communiquez avec l’administrateur ou l’administratrice du programme.
Vous trouverez les coordonnées du ou de la responsable et de l’administrateur ou de l’administratrice sur la page web du Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario.
Critères d’admissibilité
Pour une liste complète des critères d’admissibilité, voir la page web du Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario.
Veuillez noter que certains critères et restrictions applicables aux candidats récurrents et aux nouveaux candidats sont différents. Les nouveaux candidats sont ceux qui souhaitent faire une demande à ce programme sans avoir reçu de subvention de fonctionnement du CAO l’année précédente.
Transferts entre catégories
- Le CAO peut décider qu'un candidat récurrent devrait être transféré à une autre catégorie du programme.
- Le CAO examinera tout changement survenu dans le mandat et la programmation d'un organisme pour déterminer si un transfert est approprié.
- Les organismes peuvent demander un transfert à une autre catégorie. La demande de transfert doit être faite plus de deux mois avant la date limite de la catégorie en cours et de la catégorie envisagée.
- De manière générale, un organisme sera transféré par le CAO à une nouvelle catégorie lorsque celle-ci se trouve dans l’exercice 1 de son cycle de financement.
Demandes de subventions de fonctionnement en ligne
Les demandes de subventions sont soumises par le biais de Nova, le système de subventions en ligne du CAO. Environ deux mois avant la date limite, les candidats recevront un courriel de Nova les invitant à remplir et à soumettre une demande. Tout le contenu de la demande ainsi que tous les documents et toute information qui y sont liés doivent être soumis par le biais de Nova, sauf indication contraire.
Pour obtenir la liste des éléments actuels de la demande, consultez la page web du programme.
Remarque : Toute personne qui prépare une demande pour un organisme doit créer un profil personnel dans Nova et le relier au profil de l'organisme. Consultez le Guide d'utilisation Nova pour des instructions détaillées sur la création d’un profil, la préparation d’une demande, ou pour d’autres renseignements.
Renseignements financiers et statistiques de la demande
Les candidats doivent soumettre les renseignements financiers et statistiques, tout comme leurs états financiers, par l’entremise de CADAC (Canadian Arts Database / Données sur les arts au Canada). CADAC est un système en ligne de collecte, de diffusion et d’analyse de données financières et statistiques des organismes artistiques canadiens (www.cadac.ca).
Les nouveaux candidats doivent s'inscrire pour créer un compte dans CADAC s'ils n'en ont pas déjà un. Vous pourrez le faire seulement après avoir discuté de votre admissibilité avec la ou le responsable de programmes et avoir été invité à faire une demande.
Exception : Les organismes d’édition téléchargent les renseignements statistiques directement dans la demande soumise par Nova.
La section financière et statistique de la demande comprend ce qui suit :
- les formulaires financiers pour les exercices suivants de votre organisme :
- dernier exercice terminé
- exercice en cours
- exercice de la demande
- exercice suivant l’exercice de la demande (uniquement lors de l’exercice 1 du cycle de financement)
- le formulaire statistique pour le dernier exercice terminé
- les états financiers pour le dernier exercice terminé
Vous devez mettre à jour et soumettre (ou soumettre à nouveau) tous les formulaires CADAC requis dans les 2 mois précédant la date limite de soumission. Cela permet de s’assurer que le groupe d’évaluation ou le ou la responsable examine des données récentes.
États financiers
Si les états financiers d'un candidat ne sont pas disponibles à la date limite, ils doivent être téléchargés dans CADAC le plus tôt possible, mais pas plus tard que six mois après la fin de l'exercice de l'organisme.
Les subventions du CAO doivent être indiquées séparément dans vos états financiers ou dans les notes afférentes aux états financiers.
Les états financiers des organismes sans but lucratif doivent être signés par deux membres du conseil d'administration. Les états financiers des organismes à but lucratif doivent être signés par le signataire autorisé compétent.
Nouveaux candidats :
- Les nouveaux candidats peuvent attendre d'être avisés de l'octroi d'une subvention de fonctionnement avant de faire préparer des états financiers vérifiés ou un rapport de mission d’examen. À la date limite, ils doivent soumettre au moins des états financiers non vérifiés.
Le personnel du CAO pourrait communiquer avec l’organisme pour faire un suivi des questions financières et statistiques et des changements exigés. Cela peut se produire notamment dans le cas d’importantes erreurs ou omissions.
CADAC a pour rôle de faire le rapprochement entre les données financières qu’il contient et les états financiers du dernier exercice terminé de l’organisme. Le personnel de CADAC communiquera directement avec votre organisme lorsque les chiffres ne concordent pas.
Le modèle de comptabilité de CADAC (.xls) est un outil qui peut vous aider à faire concorder votre plan de comptes, votre système interne de rapports financiers, le rapport financier de CADAC et les états financiers. Vous trouverez de nombreuses ressources dans la section Formation pour les organismes du site web de CADAC. Vous pouvez aussi appeler le service d’assistance de CADAC au 1-866-249-0296.
Remarque : Les autres bailleurs de fonds auxquels vous pouvez présenter des demandes ont aussi accès à vos renseignements financiers et statistiques dans CADAC.
Date limite des demandes
Les demandes de subvention de fonctionnement sont acceptées le jour de la date limite jusqu’à 13 h HE au plus tard.
Cela vaut pour tous les éléments :
- la demande remplie et le matériel d’appui dans Nova
- les formulaires financiers et statistiques dans CADAC (ou dans Nova, pour les statistiques des organismes d’édition)
Nova vous empêchera de soumettre une demande après 13 h.
Une fois la demande soumise, aucune mise à jour ni aucun changement ou ajout ne peut y être apporté, sauf sur demande expresse du CAO ou de CADAC.
Les demandes ainsi que les formulaires financiers et statistiques sont acheminés aux évaluateurs tels qu’ils sont soumis à la date limite.
Dans des circonstances atténuantes seulement, le CAO pourra prendre en considération les demandes de candidats aux subventions de fonctionnement souhaitant soumettre une demande après la date limite. Les demandes de prolongation doivent être faites à la (au) responsable de programmes par écrit.
Retrait d’une demande
Raisons du retrait d'une demande :
- Le candidat ne répond pas aux critères d'admissibilité du programme.
- La demande est incomplète.
- Le candidat a demandé le retrait de la demande.
Délais liés au retrait d’une demande :
- Les demandes seront retirées uniquement après la date limite d'un programme.
- Les demandes peuvent être retirées à tout moment pendant le processus d'évaluation.
- Le CAO peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables pour répondre à une demande de retrait d'une demande.
- Le CAO fera savoir aux candidats que leur demande a été retirée.
Services en français
Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français.
Les demandes présentées en français – sauf celles présentées dans la catégorie Organismes francophones – sont traduites en anglais par des traducteurs professionnels avant d’être évaluées. Le CAO ne traduit pas les œuvres artistiques (scénarios de film, par exemple) ni la documentation écrite qui n’est pas exigée par la demande.
Les réunions des comités d’évaluation pour les catégories autres qu’Organismes francophones se tiennent en anglais. Si des demandes en français sont présentées à ces concours, le comité d’évaluation comprendra au moins un membre francophone.
Les traductions en anglais des demandes présentées en français sont mises à la disposition des candidats sur demande écrite, uniquement à titre d’information, après l’annonce des résultats du concours.
Processus d’évaluation et de prise de décision
Le Fonds de fonctionnement des arts de l'Ontario utilise des cycles de financement de trois ans.
La catégorie à laquelle appartient votre organisme détermine l’exercice du cycle dans laquelle il se trouve. Pour vérifier dans quel exercice se trouve votre catégorie, consultez la page web du Fonds de fonctionnement des arts de l'Ontario.
Dans l’exercice 1 du cycle, les demandes sont examinées par un groupe d’évaluation. Dans les exercices 2 et 3, les demandes sont examinées uniquement par la ou le responsable de programmes pour la catégorie en question.
Évaluation des demandes, exercice 1
Les évaluateurs utilisent la Grille d’évaluation – Fonds de fonctionnement des arts de l'Ontario pour évaluer les demandes.
Les organismes sont évalués en fonction des critères suivants :
- Artistique (30 %)
- Économique (30 %)
- Social 20 %)
- Opérationnel (20 %)
Chaque critère est évalué selon une échelle de cinq points :
- 5 = excellent
- 4 = très bon
- 3 = bon
- 2 = inférieur à la moyenne
- 1 = graves réserves
Un organisme est évalué en fonction de son mandat, de l’envergure de ses activités et de l’environnement géographique et culturel dans lequel il évolue.
Voir le Guide du processus d’évaluation du CAO pour des renseignements sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs et des responsables de programmes, les politiques en matière de conflits d'intérêts, ou pour d’autres renseignements.
Voir aussi le Guide des demandeurs et des bénéficiaires de subventions de fonctionnement sur l'engagement dans des causes sociales, qui présente une vue d'ensemble sur ce sujet précis et résume des informations se trouvant dans différents guides et politiques du CAO.
Groupes de classement
Les cotes des conseillers sont converties en notes combinées calculées sur 100 et réparties en cinq groupes :
- A = 90-100
- B+ = 80-89
- B = 70-79
- C = 60-69
- D = en-dessous de 60
Les groupes de classement constituent un facteur important dans les recommandations de subventions du CAO.
Examen des demandes, exercices 2 et 3
Dans les exercices 2 et 3, la ou le responsable de programmes examine chaque demande afin de s'assurer que l'organisme fournit les informations requises et continue d'être admissible à un financement de fonctionnement. La demande n’est ni évaluée, ni cotée.
Recommandations de subventions
Les responsables de programmes formulent des recommandations de subventions qui sont ensuite approuvées par la direction des subventions et la direction générale. La direction générale fournit l’approbation finale pour les subventions de 30 000 $ et moins, tandis que le conseil d’administration du CAO fournit l’approbation finale pour les subventions de plus de 30 000 $.
Les recommandations sont basées sur les éléments suivants :
Pour de plus amples renseignements sur la manière dont le CAO détermine le montant des subventions pour les candidats récurrents, voir la section sur le cadre de financement plus bas.
Nouveaux candidats
Pour qu’un nouveau candidat puisse recevoir une subvention de fonctionnement, il doit répondre à des exigences minimales en matière d'évaluation par les pairs.
De plus, il doit y avoir suffisamment de budget disponible pour octroyer une nouvelle subvention d'un montant adéquat tout en respectant le cadre de financement actuel.
Cadre de financement des subventions de fonctionnement de 2026-2027
Le cadre de financement des subventions de fonctionnement du CAO est un ensemble de paramètres et de priorités permettant de déterminer les montants des subventions de fonctionnement. Il normalise la manière dont les augmentations et les réductions sont appliquées (le cas échéant), en fonction des résultats de l'évaluation et d'autres considérations.
Le cadre de financement des subventions de fonctionnement de cette année sera rendu public après la confirmation du budget 2026-2027 du CAO.
Annonce des résultats
Une fois que les décisions de financement sont prises – environ cinq mois après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Les candidats doivent se connecter à leur profil dans Nova pour visualiser la lettre de notification et en accuser réception. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements. C'est à vous qu’il incombe de communiquer les résultats de la demande de fonctionnement à votre conseil d’administration ou organe directeur.
La lettre de notification de la subvention indique, selon le cas :
- l’état de la subvention : accordé, refusé ou retiré
- le montant recommandé
- le groupe de classement déterminé par l’évaluation
- les conditions qui doivent être remplies pour débloquer le ou les versements de la subvention, ainsi que la date limite à laquelle elles doivent être remplies
- Si les conditions ne sont pas remplies, la subvention sera annulée et ne sera pas versée.
Si vous recevez une subvention, vous devez effectuer les tâches suivantes dans Nova :
- vérifier l’adresse postale de l’organisme
- accuser réception de la lettre de notification
Le chèque de la subvention sera émis une fois que ces étapes auront été complétées.
Remarques :
- Pour éviter les conditions inutiles, assurez-vous d'avoir saisi dans CADAC tous les renseignements financiers et statistiques exigés, y compris les changements demandés par le personnel de CADAC et du CAO.
- Vous recevrez une subvention conditionnelle si les renseignements financiers pour votre dernier exercice terminé n’ont pas pu être réconciliés par CADAC.
Versement de la subvention
Le versement de la subvention sera suspendu si l’organisme a un rapport final pour une subvention antérieure qui se trouve dans l’un des états suivants :
- En souffrance
- Révisions nécessaires
- Non approuvable
- À l’étude
« À l’étude » signifie que le rapport final n’a pas encore été examiné par le personnel du CAO, et cette étape peut prendre quelques jours. Dans ce cas, aucune action de votre part n’est requise.
Le versement sera effectué peu de temps après que vous aurez accusé réception de la lettre de notification, à moins qu'il ne soit bloqué par des conditions ou des rapport finaux.
Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire.
Rétroaction sur l'évaluation de la demande
Dans l’exercice 1 du cycle de financement de leur catégorie, les organismes sont invités à demander au (à la) responsable de programmes de leur communiquer verbalement un résumé de l’évaluation par les pairs.
Si vous obtenez une subvention
Si vous recevez une subvention de fonctionnement, vous devez :
- reconnaître publiquement le financement du CAO en lisant et en respectant les exigences énoncées sur la page web Reconnaissance du financement – Subventions de fonctionnement.
- inclure le type d’états financiers qui correspond au montant de la subvention accordée (voir la section Candidats admissibles de la page web du programme)
- Vos états financiers doivent mentionner séparément la subvention du CAO soit dans le corps du texte, soit dans les notes afférentes aux états financiers.
- remplir et soumettre une demande de subvention de fonctionnement à la date limite de l’année suivante du programme
- La demande comprendra un rapport sur le dernier exercice terminé.
Voir les Conditions – réception d’une subvention de fonctionnement du CAO.
Demander une subvention de projet en tant que bénéficiaire d’une subvention de fonctionnement
Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent faire une demande au programme de projets suivant : Tournée et circulation – projets. Ils peuvent aussi être admissibles à d’autres programmes de projets. Consultez la page web du programme pour plus de détails.
Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par an. Cette limite de deux subventions par an est basée sur la date limite de la demande et non sur la date à laquelle la subvention est reçue.
- Consultez la page web du programme pour plus de détails sur l’admissibilité aux subventions de projets des organismes qui reçoivent des subventions de fonctionnement.
- Si vous soumettez deux demandes de subventions de projets pendant l’année, vous ne pouvez pas en soumettre une troisième à moins d’avoir été avisé qu’une des deux demandes a été refusée.
- Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois.
- Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’accessibilité – soutien aux projets ne comptent pas dans le maximum de deux subventions de projets qu’un candidat peut recevoir.
Foire aux questions
Quel montant notre organisme peut-il demander?
Si votre organisme est un nouveau candidat, vous en discuterez avec la ou le responsable de programmes pour votre catégorie au cours des mois qui précèdent les dates limites.
Si votre organisme a obtenu une subvention de fonctionnement l’an dernier, le montant de la subvention de cette année sera basé sur le montant de l’an dernier. Toute modification du montant est déterminée par le cadre de financement de cette année et, s’il y a lieu, en fonction de votre évaluation par des pairs. C’est pour cette raison que Nova fixera automatiquement le montant de votre demande au montant que vous avez reçu l’an dernier.
Comme nouveau candidat, est-ce que nous pouvons demander une subvention de fonctionnement et une subvention de projet au même département du CAO, au cas où la demande de subvention de fonctionnement est refusée?
Oui. Toutefois, si vous obtenez les deux subventions, il est possible que vous ne puissiez pas conserver les deux. Cela dépend si les activités proposées de votre projet se dérouleront au cours de l’exercice financier faisant l’objet de la subvention de fonctionnement. Communiquez avec la ou le responsable de programmes pour vous renseigner sur votre situation particulière.
Est-ce que notre organisme doit avoir des revenus de différentes sources avant de présenter une demande au CAO?
Oui. Le CAO ne doit jamais être la seule source de revenus d’un candidat. Le CAO s’attend à ce qu’un organisme dispose d’autres aides financières. Il peut s’agir, par exemple, d’autres contributions gouvernementales ou de revenus autogénérés.
Si votre organisme a accumulé un déficit, vous devez discuter de votre viabilité financière avec la ou le responsable de programmes avant de présenter une demande.
Pourquoi devons-nous soumettre des données financières et statistiques?
Les données financières et statistiques contiennent des informations importantes pour l’évaluation de votre demande. Elles apportent aussi aux bailleurs de fonds des éléments qui leur permettent de plaider efficacement la cause des arts.
Si notre organisme se voit refuser une subvention de fonctionnement, comment est-ce que le CAO peut appuyer nos programmes?
Si votre organisme ne reçoit pas une subvention de fonctionnement, vous pouvez continuer à demander et à recevoir des subventions de projet auxquelles votre organisme est admissible.
Un organisme ne peut présenter qu’une seule demande à un programme de projet du CAO pour une activité donnée, à moins d’avoir été avisé que la première demande a été refusée.
Définitions
Des états financiers vérifiés sont produits par un expert-comptable indépendant qui examine les livres comptables et autres documents qui soutiennent les états financiers; prépare des états financiers; et formule une opinion professionnelle indiquant que les états financiers présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme et de ses activités pendant la période visée par la vérification.
Un rapport de mission d’examen est produit par un expert-comptable indépendant qui a pour mission de préparer des états financiers. Le comptable n’exprime pas d’opinion sur la justesse des états financiers, et n’offre qu’un niveau d’assurance modéré que l’information financière est plausible et conforme aux principes comptables généralement acceptés.
Les états financiers non vérifiés n’ont pas cette vérification et certification, mais ils comprennent un état des actifs nets, des revenus et des dépenses et d’autres états demandés par l’organisme.
Les coûts varient pour chaque type d’état financier. Les honoraires d’un expert-comptable indépendant varient selon qu’il s’agit d’états financiers vérifiés, d’une mission d’examen ou d’états financiers non vérifiés.
Tous les états financiers doivent inclure les actifs nets, les revenus et dépenses, et les autres renseignements financiers pour les deux derniers exercices de l’organisme.