Ce guide contient des renseignements sur le processus que le Conseil des arts de l’Ontario (CAO) utilise pour évaluer les demandes et prendre les décisions de financement dans le cadre du
Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario, renseignements qui portent entre autres sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande de subvention de fonctionnement.
Le CAO utilise un processus d’évaluation par les pairs pour prendre les décisions de financement pour la plupart des programmes et fonctionne de façon autonome par rapport au gouvernement de l’Ontario. Chaque année, le CAO invite des artistes, des professionnels des arts et d’autres membres de la communauté possédant de l’expérience pertinente à siéger aux groupes d’évaluation pour le Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario.
Pour savoir comment le CAO évalue les demandes de subvention de projet, consultez le
Guide du processus d’évaluation du CAO – Programmes de projet.
Ce guide comprend les éléments suivants :
Processus d’évaluation
Le Fonds de fonctionnement des arts de l'Ontario utilise des cycles de financement de trois ans. Dans l’exercice 1 du cycle, les demandes sont examinées par un
comité d’évaluation. Dans les exercices 2 et 3, les demandes sont examinées uniquement par la ou le responsable de programmes pour la catégorie en question.
Les comités d’évaluation donnent des conseils et aident à établir les priorités des subventions, mais ne décident pas du montant des subventions. Les responsables de programmes formulent des recommandations de subventions qui sont ensuite approuvées par la direction des subventions et la direction générale. La direction générale fournit l’approbation finale pour les subventions de 30 000 $ et moins, tandis que le conseil d’administration du CAO fournit l’approbation finale pour les subventions de plus de 30 000 $.
Les comités d’évaluation se composent d’évaluateurs qui sont des artistes professionnels et autres professionnels du domaine. Ils peuvent aussi inclure des bénévoles qui ont une expérience de travail directe avec les organismes artistiques de leur collectivité, ou d’autres membres de la communauté possédant de l’expérience pertinente. Un comité d’évaluation peut inclure un membre du comité de l’année précédente. Un nouveau comité d’évaluation est constitué pour l’exercice 1 de chaque catégorie du programme.
Pour plus de renseignements, voir la section « Processus d’évaluation et de prise de décision » dans le
Guide des subventions de fonctionnement du CAO.
Rôle des comités d’évaluation
Les comités d’évaluation se composent d’artistes, de travailleurs du milieu des arts et d’autres professionnels qui :
- sont en mesure d’évaluer les contributions des candidats aux quatre domaines d’évaluation du rendement du CAO (artistique, économique, social et opérationnel)
- représentent la diversité de spécialisations et de pratiques artistiques et culturelles
- représentent la diversité de la province (race, âge, région, langue, genre, capacités, perspectives autochtones et francophones)
- font preuve de vision, d’ouverture d’esprit et de générosité dans leurs délibérations
- formulent des opinions justes et objectives, fondées sur les critères d’évaluation
- traitent les demandes de manière équitable, sans parti pris ni préjugé, conformément aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario
- sont capables de travailler en groupe
- savent exprimer leurs opinions tout en respectant et en écoutant celles des autres
Responsabilités des évaluateurs
Une fois leur participation confirmée par le CAO, les évaluateurs :
- se familiarisent avec le Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario et ses critères d’évaluation ainsi que les objectifs et les mesures de rendement du CAO
- lisent les demandes et la documentation d’appui imprimée, et prennent des notes au sujet de chaque demande en tenant compte des critères d’évaluation, des priorités du programme et des priorités du CAO
- accordent une note provisoire à toutes les demandes avant la réunion
Lors de la réunion, les évaluateurs discutent et cotent toutes les demandes.
Responsabilités des responsables de programmes du CAO
Les évaluateurs sont choisis après de nombreuses réflexions et recherches par les responsables des programmes. Ces derniers accumulent des renseignements sur des évaluateurs potentiels grâce aux contacts qu’ils maintiennent avec leur milieu artistique. Les professionnels des arts des diverses communautés culturelles et régions de la province sont invités à soumettre le nom d’évaluateurs potentiels, y compris le leur. Des candidats, évaluateurs et autres professionnels qui exercent dans le domaine contribuent aussi régulièrement à cette liste. Il n’est pas nécessaire d’avoir demandé ou reçu une subvention du CAO pour siéger à un comité d’évaluation.
Les évaluateurs proposés sont approuvés par la direction des subventions et la direction générale.
Avant la réunion du comité d’évaluation, le ou la responsable :
- s’assure que les évaluateurs comprennent les documents qui leur sont remis et le processus d’évaluation.
- répond à leurs questions
Pendant la réunion du comité d’évaluation, le ou la responsable :
- préside la séance, anime les délibérations et s’assure que les candidats sont traités de manière équitable, sans parti pris ni préjugé, conformément aux principes du Code des droits de la personne de l’Ontario s’assure qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts direct et que les conflits d’intérêts indirects sont déclarés et les procédures pertinentes sont suivies
- rappelle aux évaluateurs les mesures de rendement et le contexte budgétaire du CAO
- s’assure que les évaluateurs comprennent tous de la même façon les critères d’évaluation
- participe aux délibérations en tant que personne-ressource et donne des renseignements sur le programme en les plaçant dans leur contexte historique
- supervise et documente le processus de cotation et de classement
Conflit d’intérêts
Le CAO est particulièrement vigilant en matière de conflits d’intérêts de tous ses intervenants, soit son personnel, son conseil d’administration et les évaluateurs. Nous accordons beaucoup d’importance à cette question pour assurer la transparence du processus d’évaluation, pour veiller à ce que ce processus soit compris par les candidats, et pour que les candidats estiment que leur demande a été évaluée de façon équitable même si elle est refusée. Le CAO doit être juste et impartial afin de conserver la confiance du public dans le processus d’évaluation.
Le CAO reconnaît trois types de conflits d’intérêts – les conflits directs, indirects ou perçus – et nous les gérons de façon différente.
Conflits d’intérêts directs
Un conflit d’intérêts direct existe lorsqu’un évaluateur ou un membre de sa famille immédiate (conjoint ou équivalent, père ou mère, enfant, frère ou sœur ou membre du ménage immédiat) bénéficie financièrement de l’octroi d’une subvention.
Dans le cas d’une demande d’un organisme, il peut s’agir des personnes suivantes :
- Membres du personnel
- les dirigeants de l’organisme ou les principaux intéressés d’une demande;
- toute personne ayant une relation rémunérée ou non avec l’organisme;
- les artistes qui ont un emploi ou qui travaillent à forfait et qui font partie du noyau de l’organisme.
- Membres du conseil d’administration.
Exemples de conflits d’intérêts directs :
- Le conjoint d’un évaluateur siège au conseil d’administration de l’organisme candidat.
- Un évaluateur a été nommé au conseil d’administration d’un organisme candidat.
Les personnes qui ont un conflit d’intérêts direct avec une ou plusieurs demandes à évaluer ne peuvent pas être évaluateurs. Lorsqu’un conflit d’intérêts direct devient apparent avant ou pendant le processus d’évaluation, l’évaluateur est immédiatement relevé de ses fonctions.
Conflits d’intérêts indirects et perçus
Il y a conflit d’intérêts indirect et perçu lorsque, en raison de certains facteurs, il est difficile pour un évaluateur d’évaluer une demande objectivement, ou lorsqu’il pourrait sembler qu’il ne peut pas évaluer une demande objectivement.
Même s’il n’a pas de conflit d’intérêts direct, un évaluateur peut avoir un conflit indirect dans les circonstances suivantes ou semblables :
- Il est rémunéré temporairement par le candidat – un artiste est embauché pour un rôle particulier dans une activité sans pour autant contrôler l’activité.
- Il a siégé au conseil d’administration d’un organisme candidat ou fait partie de son personnel au cours des deux années avant la date limite du concours.
- Il participe dans un rôle secondaire à la demande ou à l’organisme à titre d’artiste ou de professionnel des arts.
- Il a une relation indirecte avec le candidat ou avec un des principaux intéressés d’une demande (relation de parenté indirecte ou par mariage, p. ex.).
- Il a une relation personnelle significative d’appui ou d’opposition avec un candidat ou un des principaux intéressés d’une demande.
- Un membre de sa famille immédiate a une relation personnelle ou professionnelle avec un des principaux intéressés d’une demande.
- Il ou ses œuvres figurent dans le matériel d’appui artistique d’une demande.
- Il y a une apparence de préjugé ou une opinion préconçue favorable ou défavorable envers un particulier, un organisme, une pratique ou une activité artistique.
Après une période de deux ans, les anciens membres du personnel ou du conseil d’administration n’ont pas de conflit d’intérêts avec un organisme sauf lorsqu’il y a une relation permanente (être membre d’un comité consultatif qui n’a pas de rôle de prise de décision, par exemple). Dans un tel cas, le conflit est indirect.
Exemples de conflits d’intérêts indirects et perçus :
- Un évaluateur s’est trouvé du côté opposé à un candidat ou à un des principaux intéressés d’une demande dans un débat public animé au sujet d’un dossier controversé dans le milieu artistique.
- Un évaluateur a participé à la création d’un collectif ou d’un organisme, bien qu’il n’ait pas eu de relation continue avec lui depuis deux ans.
Les situations suivantes ne sont pas considérées des conflits d’intérêts, sauf si l’évaluateur pense qu’il ne pourra pas être objectif.
- L’appartenance à une association professionnelle qui est candidate.
- Avoir quitté un emploi ou le conseil d’administration d’un organisme candidat depuis plus de deux ans.
- Avoir ou avoir eu une relation personnelle ou professionnelle avec un candidat ou un des principaux intéressés d’une demande qui est assez désintéressée pour ne pas mettre en jeu son objectivité.
- Être mentionné en tant participant possible à l’activité faisant l’objet de la demande, sans avoir été contacté.
Politiques sur le renvoi des évaluateurs
Un évaluateur est démis de ses fonctions dans les situations suivantes :
- Il a un conflit d’intérêts direct qui interdit sa participation.
- Il n’a pas lu les demandes et le matériel d’appui ni examiné les exemples artistiques (échantillons audio, vidéo ou numériques, documents) ni pris de notes au sujet de chaque demande en se basant sur les critères d’évaluation, et n’a pas attribué de cote provisoire à chaque demande moins de deux jours ouvrables avant le premier jour de la réunion du comité d’évaluation.
- Il est incapable d’assister à toutes les journées de la réunion d’évaluation.
- Il entrave ou perturbe le processus d’évaluation et manque de respect envers le personnel du CAO, les autres évaluateurs, certains candidats ou certains groupes de candidats.
- Il fait preuve de discrimination à l’égard de candidats, des autres évaluateurs ou le personnel du CAO.
- Il ne se conforme pas à l’entente des évaluateurs du CAO.
Un évaluateur qui est relevé de ses fonctions, peu importe la raison, est payé pour le travail accompli jusqu’au jour de son renvoi.
Confidentialité
Toutes les délibérations et décisions des comités d’évaluation du CAO ainsi que tous les renseignements, documents des demandes et documentation audiovisuelle ou numérique qui leur sont remis ou auxquels ils ont accès sont confidentiels. Les évaluateurs n’ont aucun droit en ce qui a trait à cette information (« l’information confidentielle du CAO »). Tous les droits de propriété intellectuelle du matériel fourni par le candidat aux fins de l’évaluation appartiennent au candidat.
Les évaluateurs conviennent de respecter la confidentialité de l’information confidentielle du CAO et :
- de ne pas diffuser, distribuer, copier ou autrement reproduire l’information confidentielle du CAO de quelque façon ou par quelque moyen que ce soit;
- d’utiliser l’information confidentielle du CAO uniquement pour évaluer les demandes et pour aucune autre fin;
- de conserver en sécurité l’information confidentielle du CAO et de la protéger contre la perte, le vol, un accès illicite, la modification et la destruction; et
Lorsque leur rôle au sein du comité d’évaluation est terminé, les évaluateurs acceptent :
- de détruire de façon sécuritaire toute l’information confidentielle du CAO ainsi que toutes leurs notes personnelles;
- de supprimer de leurs appareils personnels toute l’information qu’ils ont téléchargée à partir du portail Nova des évaluateurs.
Les évaluateurs ont l’obligation de maintenir la confidentialité de l’information confidentielle du CAO et cette obligation se poursuit après la fin de leur rôle en tant qu’évaluateur et la fin de leur participation à l’évaluation.
Les noms et les localités (ville, municipalité ou Première Nation) des évaluateurs sont publiés sur le site web du CAO, et peuvent être publiés dans les autres communications du CAO ou dans le cadre de l’Initiative de données ouvertes du gouvernement de l’Ontario. Les évaluateurs acceptent que leur nom et leur localité soient communiqués publiquement dans ces circonstances ou des circonstances semblables.
Code des droits de la personne de l’Ontario
Le CAO adhère au
Code des droits de la personne de l’Ontario et le respecte. Le personnel du CAO, les membres de son conseil d’administration, les évaluateurs, les consultants et les bénévoles doivent se conformer aux principes du Code lorsqu’ils travaillent pour le CAO.
Le Code prévoit un traitement équitable en matière d’emploi, de contrats, de biens, de services et d’installations.
Il interdit la discrimination pour les motifs suivants : la race, l’ascendance, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la citoyenneté, l’orientation sexuelle, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre, un handicap, la couleur, la croyance, l’âge, l’état matrimonial, l’état familial et l’état d’assisté social.
Le CAO respecte et protège la dignité et la valeur de toutes les personnes et les droits de chacun. Nous offrons un accès équitable aux possibilités d'emploi à tous les employés, candidats et bénévoles. Les politiques, les programmes et les processus sont examinés pour assurer que le CAO corrige, empêche et élimine la discrimination dans tous les aspects de l’emploi et des services.
Nous ne tolérons pas le harcèlement ni les commentaires et gestes déplacés. Nous prenons rapidement des mesures lorsque de tels problèmes se produisent.
Aide pour les personnes sourdes ou handicapées
Si vous êtes une personne sourde ou une personne handicapée et avez besoin d’une aide à n’importe quelle étape du processus d’évaluation, communiquez avec la ou le responsable du programme le plus tôt possible pour discuter des options.
Le CAO fournit des renseignements écrits dans des formats alternatifs sur demande.
La plupart des réunions d’évaluation se déroulent en ligne. Certaines réunions se tiennent en personne dans les bureaux du CAO à Toronto, qui sont accessibles par des escaliers et des ascenseurs. Les corridors, portes et salles du CAO peuvent accueillir la plupart des appareils de mobilité. Le CAO a des toilettes universelles en plus de toilettes pour femmes et hommes. Le CAO met également à la disposition des évaluateurs une salle de bien-être avec un lit d’appoint.
Pour plus de renseignements, voir les
Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées et le
Plan d’accessibilité du CAO.
Politique du CAO sur la liberté d’expression artistique
La
Charte canadienne des droits et libertés garantit le droit à la liberté d’expression. Le Conseil des arts de l’Ontario affirme le droit des artistes de créer et de présenter leurs œuvres – sous réserve de limites raisonnables qui peuvent se justifier dans une société libre et démocratique – et le droit du public de prendre connaissance de ces œuvres. Le CAO défend ces droits dans ses activités à titre d’organisme public de soutien aux arts, à condition que ni les œuvres d’art ni leur création ne contreviennent aux lois en vigueur.
Application de cette politique dans l’évaluation des demandes
Pendant le processus d’évaluation, des questions peuvent se poser sur la légalité du contenu d’une demande. Dans ce cas-là, les responsables et les évaluateurs sont en premier lieu chargés de préserver le droit des artistes à la liberté d’expression. Il ne leur incombe pas de déterminer si une demande comprend un contenu ou une activité susceptible d’enfreindre la loi (matériel montrant l'exploitation sexuelle d'enfants ou propagande haineuse, par exemple).
Il incombe cependant aux responsables et aux évaluateurs de signaler ces préoccupations lors de la réunion d’évaluation. Le groupe d’évaluation examinera la demande comme d’habitude. Après la réunion, le ou la responsable portera la demande à l’attention de la direction des subventions et de la direction générale, qui détermineront si le CAO devrait obtenir un avis juridique.
Évaluation des demandes présentées en français
Le CAO assure des services en français conformément à la
Loi sur les services en français.
Les réunions d'évaluation du Fonds de fonctionnement des arts de l’Ontario se tiennent en anglais, sauf celles concernant la catégorie Organismes francophones, qui se tiennent en français. Si des demandes en français sont présentées à une autre catégorie, le CAO les fait traduire par un traducteur professionnel et s’assure que le comité d’évaluation comprenne au moins un évaluateur francophone. Lorsqu’un nombre suffisant de demandes est présenté en français à la catégorie, une réunion séparée avec des évaluateurs francophones est convoquée.