Guide d’aide à la préparation d’une demande

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Pour débuter dans Nova

Comment utiliser Nova?

• Vous pouvez accéder à Nova à grants.arts.on.ca, ou en cliquant sur le bouton Faire une demande.
• Pour obtenir de l’aide dans Nova, consultez le Guide d'utilisation de Nova.

Ouverture d’une session dans Nova :

• Important! Vérifiez si l’adresse courriel du candidat est déjà associée à un compte (il se peut qu’il ait déjà fait une demande de subvention dans le passé). Si c’est le cas, vous pouvez cliquer sur le bouton Demandez la réinitialisation de votre mot de passe pour ouvrir la session avec un mot de passe temporaire.
• Si le candidat n’a pas déjà créé son propre compte, vous pouvez en créer un pour lui avec son adresse courriel (pas la vôtre).

Astuces générales dans Nova :

• Utilisez Firefox ou Chrome. Tout autre navigateur (c. à d. Safari et Explorer) risque d’occasionner des difficultés techniques.
• Préparez la demande dès que possible pour éviter les difficultés techniques de dernière minute.
• Commencez à télécharger le matériel d’appui au début du processus. Cette étape peut prendre beaucoup de temps.
• Enregistrez souvent votre demande — aux 30 minutes environ. Le système ne l’enregistre pas automatiquement.
• Cliquez sur le bouton Valider la demande pour voir si le formulaire comporte des erreurs (comme de l’information manquante). Certains messages de validation apparaissent sous forme de liens cliquables.
• Valider ne veut pas dire enregistrer! Vous devez cliquer souvent sur ces deux boutons.
• Examinez bien la demande avant de la soumettre. Il n’est pas possible d’apporter des modifications à une demande après l’avoir soumise.

Aider le candidat à faire sa demande de subvention au CAO

Étape 1 : Prenez connaissance du programme et du processus de demande

• Lisez la page Web du programme. Reportez vous aux renseignements qui s’y trouvent pour remplir la demande de subvention.
• Lisez les instructions et les astuces de rédaction figurant sur le formulaire de demande. La plupart des demandes sont ouvertes dans Nova environ deux mois avant la date limite du programme. (Vous ne pourrez pas voir le formulaire de demande avant ce moment.)
• Lisez les ressources ci-dessous sur le site Web du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) :
  • Guide des programmes de projets du CAO
  • Guide du matériel d'appui
  • Guide du processus d'évaluation du CAO
• Appelez le responsable du programme ou l’administrateur du programme pour discuter de la demande si vous même ou le candidat avez des questions. Adressez vous aux personnes ressources dont les coordonnées figurent sur la page du programme ou consultez la page Le personnel pour y trouver les coordonnées des personnes ressources.

Étape 2 : Renseignez vous sur le projet du candidat :

• Accordez vous amplement de temps pour discuter du projet avec le candidat et pour remplir la demande.
• Familiarisez vous avec les antécédents artistiques du candidat et avec la portée de son projet pour connaître le contexte au moment de remplir la demande.

Étape 3 : Rédigez, révisez et soumettez!

• La demande doit refléter la passion du candidat pour le projet et doit être rédigée de manière à préserver le point de vue unique de l’artiste, sa voix et sa vision du projet.
• Tenez compte du public : les évaluateurs sont des pairs qui peuvent ne rien connaître du candidat, de sa pratique ou de son projet.
• Les réponses aux questions du formulaire doivent être détaillées, mais concises.
• Pour établir le budget, commencez par les dépenses afférentes au projet.
• Le matériel d’appui est précieux pour la demande. Assurez vous d’inclure des exemples de très bonne qualité de l’œuvre de l’artiste.
• Soyez attentif au nombre minimal et maximal d’exemples artistiques et de documents d’appui.
• Passez le correcteur d’ortgraphe.
• Comme nous l’avons déjà mentionné, cliquez sur Valider la demande pour vérifier s’il y a des erreurs, et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer ce que vous avez déjà écrit ou téléchargé.
• Les programmes du CAO comportent une date limite stricte et clôturent généralement à 13 h (heure de l’Est), à moins d’avis contraire. Prenez connaissance de la date limite bien à l’avance et assurez vous de soumettre la demande à temps. En soumettant la demande à l’avance, vous éviterez les difficultés techniques de dernière minute.

Processus de paiement et dernières étapes

• Le CAO émet le paiement directement aux fournisseurs de services.
• Le CAO vous fournira un modèle de facture. Vous devez remplir la facture et la retourner à l’unité de Liaison une fois le travail terminé, que la demande ait été soumise ou non.
• Les candidats sont admissibles à un montant maximal de 500 $ pour soutien à la rédaction de leur demande, et ce, par année de programme et pour une ou plusieurs demandes. Avant de soumettre la facture, n’oubliez pas de rappeler au candidat votre tarif et de l’informer du nombre d’heures de travail.
• Nota : Si vous soumettez une demande pour un programme de tiers recommandataires (subventions de recommandation pour les créateurs du théâtre, subventions de recommandation pour les scénaristes ou aide aux expositions), faites une copie de la demande et envoyez la séparément à l'unité de Liaison du CAO avec la facture.

Coordonnées du CAO