Guide d'utilisation Nova

La présentation d’une demande en ligne comporte trois étapes. Vous devez 1) vous inscrire et activer votre compte personnel; 2) créer un profil d’organisme (si vous faites une demande pour un organisme); et 3) remplir un formulaire de demande.

Suivez les étapes énumérées ci-dessous pour présenter une demande en ligne et pour vous orienter si vous avez des problèmes en cours de route. Remarque : les captures d’écran ci-incluses peuvent varier légèrement au fil de l’évolution de Nova.
 

Avant de commencer

• Exigences matérielles pour utiliser Nova.

 

Première étape : Créer et activer un compte personnel dans Nova

• S’inscrire dans Nova.
  • Astuces de dépannage : Si un message s’affiche indiquant « cette adresse de courriel figure déjà dans notre base de données »
• Activer son compte personnel.

 

Deuxième étape : Créer un compte pour son organisme ou groupe (si nécessaire)

• Créer un compte pour l’organisme ou le groupe.
• Gérer les affiliations de l’organisme ou du groupe.
• Gérer le profil du groupe.

 

Troisième étape : Remplir la demande

• S’assurer d’être dans le bon profil.
• Trouver le bon formulaire de demande.
• Préparer une demande de subvention.
  • Astuces de dépannage : Nos meilleurs conseils pour préparer une demande de subvention.
• Soumettre une demande de subvention.
• État des ébauches après la date limite.

 

Questions?

• Pour obtenir rapidement une réponse à des questions sur la préparation d’une demande ou d’un rapport final dans Nova, envoyez un courriel à l’administratrice (l’administrateur) du programme. Vous trouverez ses coordonnées dans le répertoire du personnel du CAO.

Avant de commencer

Exigences matérielles pour utiliser Nova

• Accès Internet à grande vitesse.
• Ordinateur doté d’un microprocesseur de 1,6 GHz ou supérieur, 1 Go de mémoire vive et un logiciel antivirus actif.
• La version la plus récente d’un des navigateurs Web suivants, en permettant les fenêtres intruses (pop-up) :

Navigateurs pour ordinateurs Windows

• Chrome(recommandé)
  • Versions compatibles : les navigateurs dans leur version courante moins un
  • Version la plus récente : Actualiser Chrome
  • Fenêtres intruses : Permettre dans Chrome
  • Vider le cache : Comment vider le cache
• Internet Explorer
  • Version compatible : 11
  • Version la plus récente : Actualiser Internet Explorer
  • Fenêtres intruses : Permettre dans Internet Explorer
  • Vider le cache : Comment vider le cache

Navigateurs pour ordinateurs Mac

• Firefox (recommandé)
  • Version compatible : les navigateurs dans leur version courante moins un
  • Version la plus récente : Actualiser Firefox
  • Fenêtres intruses : Permettre dans Firefox
  • Vider le cache : Comment vider le cache
• Chrome
  • Versions compatibles : les navigateurs dans leur version courante moins un
  • Version la plus récente : Actualiser Chrome
  • Fenêtres intruses : Permettre dans Chrome
  • Vider le cache : Comment vider le cache
• Safari
  • Nous ne recommandons pas Safari.

 

Première étape : Créer et activer un compte personnel dans Nova

S’inscrire dans Nova

1. Rendez-vous sur grants.arts.on.ca.
2. Cliquez sur le bouton S’inscrire vers le bas de la page.
3. Remplissez et soumettez le formulaire d’inscription à Nova.
   1. Remarque : l’adresse de courriel que vous utilisez pour créer un compte doit être votre adresse personnelle et non une adresse partagée.
4. Surveillez l’arrivée d’un courriel ayant pour objet Bienvenue à NOVA.

 
Astuces de dépannage : Si un message s’affiche indiquant « cette adresse de courriel figure déjà dans notre base de données »

• Ce message s’affiche lorsque l’adresse de courriel que vous avez entrée est déjà associée à un compte Nova. Cela n’a rien d’inquiétant, car c’est probablement parce que le CAO a votre adresse de courriel dans ses dossiers à la suite d’une demande de subvention précédente.

• Pour obtenir accès à votre compte, vous devez demander un nouveau mot de passe :

1. Cliquez sur Demande de mot de passe sous le bouton Ouvrir une session.
2. Suivez les instructions à l’écran.
3. Vous recevrez un courriel contenant un mot de passe temporaire.
4. Ouvrez une session avec le mot de passe temporaire, puis créez un nouveau mot de passe.

 

Activer son compte personnel

1. Connectez-vous à votre compte.
2. Lisez la section Information importante avant de faire une demande.
3. Ajoutez ou mettez à jour vos coordonnées en ouvrant la liste déroulante Profil au coin supérieur droit et choisissez Actualiser le profil. Assurez-vous de remplir tous les champs obligatoires.
   1. Remarque : L’adresse de courriel dans cette section est celle que vous avez utilisée pour inscrire votre compte. Si vous modifiez votre adresse ici, vous devrez utiliser cette nouvelle adresse pour vous connecter à Nova.
4. Consultez la section intitulée Conditions / Avis concernant les renseignements personnels. Confirmez que vous acceptez les conditions gouvernant l’accès.
5. Cliquez sur le bouton Activer en bas de l’écran. Vous ne pourrez pas demander une subvention si vous sautez cette étape.

 

Deuxième étape : Créer un compte pour son organisme ou groupe (si nécessaire)

Créer un compte pour un organisme ou un groupe

Si votre organisme a déjà demandé une demande de subvention de fonctionnement au CAO

1. Vous recevrez un courriel vous expliquant comment avoir accès au profil de votre organisme dans Nova au moins deux mois avant la date limite du programme.
   1. Si vous n’avez pas encore reçu ce courriel à cette date, communiquez avec la ou le responsable du programme.
2. Après avoir obtenu accès au profil de votre organisme, vérifiez les renseignements à son sujet dans Nova. Cliquez sur Profil au coin supérieur droit. Puis, sélectionnez Actualiser le profil organisme au menu déroulant.
3. Vérifiez et actualisez les renseignements indiqués, puis cliquez sur Enregistrer l’ébauche.

Si votre organisme ou groupe a déjà présenté une demande de subvention de projet au CAO

1. Connectez-vous à Nova en utilisant votre compte personnel.
   1. La présence de votre nom au coin supérieur gauche de la page à côté du logo du CAO indique que vous êtes dans votre compte personnel.
2. Cliquez sur Profil au coin supérieur droit de la page. Sélectionnez Ajouter une affiliation à un organisme au menu déroulant. 
3. Tapez le nom de votre groupe dans la zone de recherche et sélectionnez le nom de votre organisme dans les résultats de la recherche.
   1. Remarque : Si le nom de votre organisme ne figure pas dans les résultats de la recherche, vous devrez créer un compte pour l’organisme. La section suivante vous explique comment procéder.
4. Remplissez les champs obligatoires, y compris votre rôle/titre au sein de l’organisme ainsi que votre adresse de courriel professionnelle. Puis, cliquez sur le bouton Soumettre.
   1. Remarque : L’adresse de courriel que vous entrez ici est celle utilisée par le CAO pour correspondre avec vous. Elle doit être l’adresse que vous utilisez pour votre travail pour l’organisme. Vous pouvez indiquer l’adresse que vous utilisez pour vous connecter à Nova ou une autre adresse.
5. Une de deux choses peut alors se produire, selon que vous êtes ou non la première personne à avoir accès au profil Nova de votre organisme :
   1. Si vous êtes la première personne, votre profil personnel est affilié automatiquement au profil de votre organisme.
   2. Si une autre personne est déjà affiliée au profil de votre organisme, vous devez demander une affiliation. Consultez la section Demander une affiliation pour connaître la marche à suivre.

Si votre organisme ou groupe n’a jamais soumis une demande de subvention au CAO

1. Connectez-vous à Nova en utilisant un compte personnel.
2. Créez un profil pour votre organisme en cliquant sur Profil au coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Ajouter une affiliation à un organisme.
3. Cliquez sur le bouton Inscrire un organisme ou groupe.    
4. Une fenêtre intruse s’affiche alors. Dans le champ Nom, entrez le nom de votre organisme.
5. Sélectionnez une option au menu déroulant Type d’organisme. Cliquez sur Soumettre.
6. Remplissez les champs obligatoires, y compris votre rôle/titre au sein du groupe ainsi que votre adresse de courriel. Puis, cliquez sur le bouton Soumettre.
   1. Remarque : L’adresse de courriel que vous entrez ici est celle utilisée par le CAO pour correspondre avec vous. Elle doit être l’adresse que vous utilisez pour votre travail pour l’organisme. Vous pouvez indiquer l’adresse que vous utilisez pour vous connecter à Nova ou une autre adresse.

   

Gérer les affiliations de l’organisme ou du groupe.

Demander une affiliation à un organisme ou groupe

1. Connectez-vous à Nova en utilisant votre compte personnel.
   1. La présence de votre nom au coin supérieur gauche de la page à côté du logo du CAO indique que vous êtes dans votre compte personnel.
2. Cliquez sur Profil au coin supérieur droit de la page. Sélectionnez Ajouter une affiliation à un organisme au menu déroulant. 
3. Tapez le nom de votre groupe dans la zone de recherche et sélectionnez le nom de votre organisme dans les résultats de la recherche.
   1. Remarque : Si le nom de votre organisme ne figure pas dans les résultats de la recherche, vous devrez créer un compte pour l’organisme. Consultez la section intitulée Si votre organisme ou groupe n’a jamais soumis une demande de subvention au CAO.
4. Remplissez les champs obligatoires, y compris votre rôle/titre au sein de l’organisme ainsi que votre adresse de courriel professionnelle. Puis, cliquez sur le bouton Soumettre.
   1. Remarque : L’adresse de courriel que vous entrez ici est celle utilisée par le CAO pour correspondre avec vous. Elle doit être l’adresse que vous utilisez pour votre travail pour l’organisme. Vous pouvez indiquer l’adresse que vous utilisez pour vous connecter à Nova ou une autre adresse.
5. Une de deux choses peut alors se produire, selon que vous êtes ou non la première personne à avoir accès au profil Nova de votre organisme :
   1. Si vous êtes la première personne, votre profil personnel est affilié automatiquement au profil de votre organisme.
   2. Lorsque d’autres personnes sont déjà affiliées au profil de l’organisme, un courriel leur est envoyé les avisant de votre demande d’affiliation. Vous recevrez un courriel de confirmation lorsqu’elles auront approuvé votre affiliation. 

Approuver les demandes d’affiliation

1. Pour approuver une demande d’affiliation à votre organisme, cliquez sur Profil au coin supérieur droit. Puis, sélectionnez Gérer les affiliations de l’organisme au menu déroulant.
2. Vous passerez alors à la page Demandeur. Sélectionnez le demandeur.
3. Vous passerez alors à la page Détails de l’affiliation. Naviguez au bas de la page et cliquez sur Approuver.
   1. Vous pouvez sélectionner une date de fin de l’affiliation pour le demandeur afin de limiter la période pendant laquelle cette personne est affiliée à l’organisme.

Supprimer des affiliations à un organisme ou groupe

1. Lorsque vous désaffiliez une personne de votre organisme, cette personne ne peut plus y avoir accès.
2. Pour désaffilier une personne du profil de votre organisme, cliquez sur Profil au coin supérieur droit. Puis, sélectionnez Gérer les affiliations de l’organisme au menu déroulant.
3. Vous passerez alors à la page Demandeur. Sélectionnez la personne que vous désirez désaffilier.
4. Vous passerez alors à la page Détails de l’affiliation.
   1. Pour désaffilier cette personne immédiatement, sélectionnez la date d’hier sous Date de fin de l’affiliation.
   2. Vous pouvez aussi choisir une date future lorsque cette personne ne pourra plus avoir accès au compte.

Modifier le titre ou les coordonnées d’un membre de l’organisme ou du groupe

1. Cliquez sur Profil au coin supérieur droit. Puis, sélectionnez Gérer les affiliations de l’organisme au menu déroulant.
2. Vous passerez alors à la page Demandeur. Sélectionnez le nom de la personne.
3. Vous passerez alors à la page Détails de l’affiliation. Vous pouvez alors actualiser le titre de la personne, son adresse de courriel et son numéro de téléphone.

   

Gérer le profil de votre organisme ou groupe

Accéder au profil de votre organisme ou groupe

Pour accéder au profil de votre organisme dans Nova, vous devez passer de votre profil personnel au profil de votre organisme. Une fois votre affiliation confirmée à un organisme (voir la section précédente pour des renseignements à ce sujet), vous pouvez suivre les instructions ci-dessous.

1. Pour passer de votre profil personnel au profil de votre organisme, cliquez sur la barre supérieure droite, là où s’affiche *Personal /Personnel ou un nom d’organisme et assurez-vous que *Personal /Personnel soit sélectionné.
   1. Remarque : Comme il est possible d’être affilié à plus d’un organisme dans Nova, assurez-vous de bien choisir le bon organisme dans cette fenêtre.
2. Le nom de l’organisme qui s’affiche maintenant à côté du logo du CAO confirme que vous avez accédé au profil de l’organisme.
3. Pour retourner à votre profil personnel, cliquez sur la barre supérieure droite, là où s’affiche le nom d’organisme et sélectionnez *Personal / Personnel.

Modifier le profil de votre organisme ou groupe

1. Après avoir suivi les instructions précédentes pour avoir accès au profil de votre organisme, cliquez sur Profil au coin supérieur droit de l’écran. Sélectionnez Actualiser le profil organisme au menu déroulant.
2. Ajoutez/confirmez le nom et le nom légal de l’organisme.
3. Choisissez votre type d’organisme. Comme ceci déterminera les champs obligatoires qui s’afficheront sur votre formulaire de demande, assurez-vous de bien choisir le bon type.
4. Entrez les noms du personnel clé de votre organisme.
   1. Dans le champ Nom du président du c.a. ou de l’organe directeur, tapez le nom du président de votre conseil d’administration ou de votre organisme.
   2. Ajoutez son adresse de courriel dans le champ sur la droite.
      1. Remarque : Son adresse de courriel va dans ce champ parce que cette personne n’a pas besoin d’enregistrer un compte personnel dans Nova.
   3. Pour les champs Direction générale de l’organisme, Direction administrative et Direction artistique ou de la programmation, vous verrez des listes déroulantes de noms des personnes qui sont déjà affiliées à l’organisme.
      1. Lorsque le nom de la personne désirée n’est pas dans la liste, elle doit demander son affiliation à l’organisme. Consultez les instructions dans la section Gérer les affiliations; lorsque sa demande est approuvée, son nom figurera au menu déroulant.
5. Ajoutez ou confirmez les coordonnées de l’organisme, y compris son adresse permanente et son adresse postale.

 

Troisième étape : Remplir la demande

S’assurer d’être dans le bon profil

Artistes particuliers

Pour présenter une demande à titre individuel, vous devez être dans votre profil personnel. Si vous ne voyez pas votre nom à côté du logo du CAO au coin supérieur gauche de la page :

1. Cliquez sur la barre supérieure droite, là où s’affiche le nom d’organisme et selectionnez *Personal /Personnel. 
2. Vérifiez que votre nom apparaît maintenant à côté du logo du CAO.

 

Organismes et groupes

Pour présenter une demande au nom d’un organisme, vous devez être dans le profil de votre organisme. Si le nom de l’organisme ne figure pas à côté du logo du CAO au coin supérieur gauche :

1. Cliquez sur la barre supérieure droite, là où s’affiche *Personal /Personnel et assurez-vous que *Personal /Personnel soit sélectionné.
2. Vérifiez que le nom de l’organisme apparaît maintenant à côté du logo du CAO.

 

Trouver le bon formulaire de demande

Programmes de projets

• Passez à la section Possibilités de financement.
• Trouvez le nom du programme auquel vous désirez présenter une demande, puis cliquez sur Faire une demande pour commencer.
• Vous pouvez également commencer en cliquant sur le bouton Détails pour afficher les renseignements complets du programme.  

Programmes de fonctionnement

• Votre formulaire de demande s’affichera dans la section intitulée Mes demandes [nom de l’organisme].
• Cliquez sur Ouvrir pour commencer.

 

Préparer une demande de subvention

• N’utilisez pas les boutons Précédent, Suivant ou Actualiser de votre navigateur. Vous risquez de perdre vos données non enregistrées et le système peut vous déconnecter. Utilisez plutôt les boutons « Retour », « Suivant » et « Enregistrer » incorporés à Nova.
• Enregistrez souvent votre travail afin de vous assurer de ne rien perdre en cours de route.
• Assurez-vous d’ouvrir une seule session de Nova. Vous risquez de perdre votre travail en ayant Nova ouvert dans plus d’un onglet ou dans plus d’une fenêtre.
• Si vous collaborez à une demande, n’oubliez pas qu'elle ne peut être modifiée que par une seule personne à la fois. Vous risquez de perdre votre travail si plusieurs personnes modifient la demande en même temps.
• Cliquez souvent sur Valider la demande pendant que vous la préparez. Vous découvrirez ainsi les champs obligatoires qui n’ont pas été renseignés.
  • Certains messages de validation affichés en haut de la demande comportent des liens directs. Cliquez sur ces liens pour passer à la partie concernée de la demande.
• N’oubliez pas de fournir tous les renseignements obligatoires exigés sous l’onglet Déclaration de votre demande. Vous ne pouvez pas soumettre une demande lorsque cette section est incomplète.

Téléchargement des exemples artistiques

1. Lorsque vous êtes dans votre demande, passez à l’onglet Matériel d’appui. Puis, vérifiez que le programme accepte les formats et la taille de vos fichiers.
2. Pour joindre un fichier, défilez jusqu’à la section de votre type de fichier (vidéo, audio, etc.), et cliquez sur Téléchargement.
3. Une fenêtre intruse s’affiche avec des options pour glisser-déposer les fichiers ou parcourir votre ordinateur. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois.
4. Fermez la fenêtre intruse après avoir téléchargé le fichier.
5. Puis, cliquez sur Modifier les informations requises sous le fichier téléchargé, et fournissez les renseignements obligatoires au sujet de votre fichier. 
6. Si votre fichier est de 300 Mo ou plus, vous devez télécharger le fichier dans Vimeo. Dans les sections Audio – Liens Vimeo et Vidéo – Liens Vimeo, cliquez sur Ouvrir puis cliquez sur le signe plus et fournissez les renseignements obligatoires.

 Ajouter un cocandidat (s’il y a lieu)

1. Commencez votre demande.
2. Allez à l’onglet Ajouter une personne cocandidate ou à l’onglet Ajouter un organisme cocandidat de la demande, situé en dessous de l’onglet Principal.
3. Suivez les instructions pour ajouter un cocandidat à votre demande.
4. Le cocandidat recevra un courriel où il peut accepter ou refuser l’invitation lui donnant accès à votre demande.
5. Si le cocandidat accepte l’invitation, vous verrez tous deux la demande dans vos sections Mes demandes [Nom du candidat].  Vous pourrez alors travailler tous les deux sur la demande commune.

 
    

Soumettre votre demande de subvention

1. Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre demande, cliquez sur Soumettre la demande.
   1. L’état de votre demande passe alors d’Ébauche à Soumise, ce que vous pouvez constater dans la section Mes demandes [Nom du candidat] de votre page d’accueil.
2. Pour télécharger un exemplaire de votre demande, cliquez sur Visualiser avant impression en haut de la page, puis enregistrez votre demande en tant que fichier PDF.

 

État des ébauches après la date limite

• Votre demande doit être soumise avant 13 h (heure de l'Est) le jour de la date limite.
• Le système ne vous avise pas du passage de la date limite. Si vous continuez à travailler sur votre demande après le passage de l’échéance de 13 h (heure de l'Est), vous pourrez continuer à modifier votre demande, mais vous ne pourrez pas la soumettre. 
• Les ébauches qui n’ont pas été soumises avant 13 h (heure de l'Est) le jour de la date limite passent automatiquement à l’état Non soumise. Elles sont alors en mode de lecture seule.