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Le Conseil des arts de l’Ontario (CAO)
Subventions – recherche avancée
Subventions – recherche avancée

Guide des programmes de fonctionnement du CAO

Les programmes de fonctionnement du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) subventionnent les organismes sans but lucratif et les éditeurs de livres ou de périodiques à but lucratif de l’Ontario qui répondent aux critères d’évaluation pour un soutien continu. 

Ce guide contient des renseignements essentiels sur les programmes de fonctionnement du CAO, notamment en ce qui concerne l’admissibilité, le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.

Vous trouverez sur la page web des différents programmes de fonctionnement de plus amples détails sur l’admissibilité.

Le Guide comprend les éléments suivants :


Pour obtenir des renseignements

La ou le responsable du programme du CAO est la personne ressource principale pour toutes les questions ayant trait à l’admissibilité aux programmes de fonctionnement, aux politiques du CAO en matière de programmes de fonctionnement et au processus d’évaluation par les pairs. Pour obtenir une assistance technique si vous avez des questions au sujet de l’utilisation de Nova, communiquez avec l’administrateur ou l’administratrice du programme.

Vous trouverez les coordonnées du ou de la responsable et de l’administrateur ou de l’administratrice sur la page web du programme de fonctionnement.

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Critères d’admissibilité

Pour demander une subvention de fonctionnement, votre organisme doit :
  • Être constitué en société sans but lucratif en Ontario, ou en société sans but lucratif au niveau fédéral, dont le social se trouve en Ontario.
  • Être dirigé par des cadres professionnels.
  • Compter à son actif, à la date de la demande, au moins deux ans de programmation soutenue, régulière et continue dans son milieu. (Un organisme qui ne répond pas à ce critère peut présenter une demande de subvention de projet.)
  • Disposer d’une variété de sources de revenus, par exemple du secteur privé et du secteur public.
  • Être dirigé par un conseil d’administration ou un organe consultatif qui assume l’entière responsabilité de l’organisme.
  • Bénéficier d’un appui et d’une participation communautaires qui se manifestent par au moins l’un des moyens suivants : adhésion de membres, collecte de fonds, bénévolat.
  • Faire preuve d’une bonne gestion financière.
  • Être inscrit auprès de CADAC (Canadian Arts Database / Données sur les arts au Canada).
  • Soumettre une vérification des résultats financiers du dernier exercice terminé. Le type d’états financiers exigé dépend du montant de la subvention :
    • Subventions de plus de 50 000 $ : états financiers vérifiés obligatoires.
    • Subventions de plus de 25 000 $ : rapport de mission d’examen (ou, si possible, états financiers vérifiés).
    • Subventions de 25 000 $ et moins : états financiers non vérifiés obligatoires.
      • Les états financiers non vérifiés doivent être préparés selon le format du modèle de comptabilité qui accompagne le guide d’utilisation de CADAC.

Si vous ne soumettez pas le type d’états financiers exigé, le montant de votre demande ou de votre subvention sera abaissé à un niveau admissible. 
Les éditeurs de livres et de périodiques à but lucratif ont des critères d’admissibilité différents. Consultez la page du programme Édition – fonctionnement pour les détails.
 

En plus des critères précédents, tous les candidats des programmes de fonctionnement doivent répondre aux critères particuliers du programme (consultez la page web de votre programme pour les détails).  
 

Remarque : Les candidats doivent répondre à tous les critères d'admissibilité au moment de la soumission de la demande. Si votre organisme est temporairement incapable de répondre à certains critères en raison des effets de la pandémie de COVID-19, contactez la ou le responsable du programme avant la date limite.

  • Exception : Il est habituellement possible de soumettre les états financiers après la date limite (voir États financiers).


Subventions annuelles et pluriannuelles

Les programmes de subventions de fonctionnement du CAO accordent des subventions annuelles et pluriannuelles. Pour les deux cycles de financement, les candidats sont évalués par un comité d’évaluation au cours de l’exercice 1 d’un cycle de financement de trois ans. Pour les exercices 2 et 3, les demandes de subventions pluriannuelles sont examinées par la (le) responsable du programme. Les demandes de subventions annuelles sont évaluées chaque année par un comité d’évaluation. 
 
Avant chaque date limite, le CAO détermine les organismes qui feront demande à chaque cycle en fonction de critères précis. 

Les organismes répondant à une ou plusieurs des descriptions suivantes seront invités à demander un financement annuel
  • les nouveaux candidats;
  • les organismes qui n’ont pas reçu une subvention de fonctionnement du CAO pendant les deux dernières années consécutives;
  • les organismes artistiques classés D lors de leur dernière évaluation par les pairs; 
    • Exception : En 2022, les programmes de l'année 1 permettront aux organisations classées D de soumettre une demande pluriannuelle si elles remplissent toutes les autres conditions.
  • les organismes dont l’évaluation a donné lieu à de graves réserves au cours des trois dernières années; 
    • Les réserves graves sont celles que le CAO considère comme suffisamment importantes pour menacer la stabilité de l'organisme. Elles ne peuvent pas être uniquement liées aux difficultés de la pandémie.
  • les organismes qui se trouvent dans un état de grande fluctuation. 
    • Le CAO considère qu'un organisme est en situation de grande fluctuation lorsque des changements ou des risques significatifs dans ses plans artistiques, financiers et/ou organisationnels menacent sa stabilité.
Les organismes qui ne se trouvent dans aucune des situations ci-dessus seront invités à demander un financement pluriannuel, à condition qu'ils aient également : 
  • un plan à long terme
  • un budget équilibré 
    • Lorsqu’un organisme qui demande une subvention pluriannuelle a un déficit accumulé supérieur à 10 % de son budget de l’année précédente ou un déficit de l’actif net non affecté supérieur à 25 %, l’organisme doit avoir un plan de réduction qui réduit son déficit accumulé au cours des trois années suivantes. 
 

Transferts

  • Le CAO peut décider qu'un organisme devrait être transféré à un autre programme de fonctionnement. 

  • Le CAO examinera tout changement survenu dans le mandat et la programmation d'un organisme pour déterminer si un transfert est approprié. 

  • Les organismes peuvent demander un transfert à un autre programme de fonctionnement. La demande de transfert doit être faite plus de deux mois avant la date limite du programme en cours et du programme envisagé. 

  • De manière générale, un organisme sera transféré par le CAO à un programme différent lorsque celui-ci est dans l’exercice 1 de son cycle de financement.


Nouveaux candidats

 
Les organismes sont considérés comme de « nouveaux candidats » : 
  • s’ils font pour la première fois une demande à un programme de fonctionnement du CAO
ou 
  • s’ils ont reçu une subvention de fonctionnement par le passé, mais n’en ont pas reçu au cours de l’année qui précède la demande.
En temps normal, les nouveaux candidats peuvent faire une demande uniquement lors de l’exercice 1 d’un cycle pluriannuel. Cette année est une exception : tous les programmes de fonctionnement sont ouverts aux nouveaux candidats en 2022 (sauf le programme Organismes majeurs – fonctionnement). La prochaine année au cours de laquelle les nouveaux candidats peuvent demander une subvention de fonctionnement est également indiquée sur la page web du programme. Les nouveaux candidats peuvent seulement demander une subvention annuelle. 

Les nouveaux candidats doivent : 
  • Avoir des revenus d’au moins 75 000 $ lors de leur dernier exercice financier ainsi que des prévisions du même ordre pour l’exercice en cours et l’exercice de la demande.
  • Répondre aux critères particuliers qui sont précisés sur la page web du programme.
  • Consulter la ou le responsable du programme au moins un mois avant la date limite pour être pris en considération pour une invitation au programme.
    • Ce processus comprendra une ou plusieurs discussions avec le CAO afin de déterminer l’admissibilité du candidat potentiel, sa compatibilité avec le programme, le montant de la subvention qu’il convient de demander et d'autres détails. 

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Restrictions des programmes de fonctionnement

  • Le CAO n’accepte pas les demandes de subvention de fonctionnement des organismes suivants :
    • Les municipalités
    • Les universités et collèges
    • Les conseils scolaires
    • Les Premières Nations
    • Les écoles administrées par une Première Nation ou une autorité scolaire autochtone
  • Les organismes artistiques ne sont admissibles qu’à une seule subvention de fonctionnement du CAO. Un organisme ne peut pas présenter une demande à un autre programme de subventions de fonctionnement sauf s’il a été avisé que sa demande a été refusée.
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent faire une demande aux programmes de projets suivants : Artistes et diffuseurs – projets de collaboration et Soutien aux arts autochtones – subventions pour les collectifs et les organismes. Ils peuvent aussi être admissibles à d’autres programmes de projets. Consultez la page web du programme pour plus de détails. 
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par an. Cette limite de deux subventions par an est basée sur la date limite de la demande et non sur la date à laquelle la subvention est reçue.
    • Consultez la page web du programme pour plus de détails sur l’admissibilité aux subventions de projets des organismes qui reçoivent des subventions de fonctionnement.
    • Si vous soumettez deux demandes de subventions de projets pendant l’année, vous ne pouvez pas en soumettre une troisième à moins d’avoir été avisé qu’une des deux demandes a été refusée.
    • Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois. 
    • Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’accessibilité – soutien aux projets ou du programme Soutien aux arts autochtones – subventions pour les collectifs et les organismes ne comptent pas dans le maximum de deux subventions de projets qu’un candidat peut recevoir.
  • Les subventions de fonctionnement du CAO ne peuvent pas servir à payer les dépenses d'immobilisations, y compris l’achat, la location ou la rénovation de bâtiments, ainsi que l’achat d’équipement nécessitant des dépenses importantes.

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Demandes de subventions de fonctionnement en ligne  

Les demandes de subventions sont soumises par le biais de Nova, le système de subventions en ligne du CAO. Environ deux mois avant la date limite d'un programme de fonctionnement, les candidats recevront un courriel de Nova les invitant à remplir et à soumettre une demande. Tout le contenu de la demande ainsi que tous les documents et toute information qui y sont liés doivent être soumis par le biais de Nova, sauf indication contraire. 
 

Votre demande doit comprendre : 

  • Une liste des membres du personnel et une liste des membres du conseil d’administration ou de l’organe directeur. 

  • La liste des activités de la programmation pour l’exercice en cours et l’exercice de la demande. 

  • Le matériel d’appui. 

  • Les renseignements financiers et statistiques (voir ci-dessous)  

Remarque : Toute personne qui prépare une demande pour un organisme doit créer un profil personnel dans Nova et le relier au profil de l'organisme. Consultez le Guide d'utilisation Nova pour des instructions détaillées sur la création d’un profil, la préparation d’une demande, ou pour d’autres renseignements.
 

 


Renseignements financiers et statistiques de la demande  

Les candidats doivent soumettre les renseignements financiers et statistiques, tout comme leurs états financiers, par l’entremise de CADAC (Canadian Arts Database / Données sur les arts au Canada).  CADAC est un système en ligne de collecte, de diffusion et d’analyse de données financières et statistiques des organismes artistiques canadiens (www.lecadac.ca). 
  
Les nouveaux candidats doivent s'inscrire pour créer un compte dans CADAC s'ils n'en ont pas déjà un. Vous pourrez le faire seulement après avoir discuté de votre admissibilité avec la ou le responsable du programme et avoir été invité à faire une demande.    
 
Remarque : Les candidats des programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement n’utilisent pas CADAC. Ils téléchargent les renseignements financiers et statistiques directement dans la demande soumise par Nova. 

La section financière et statistique de la demande comprend ce qui suit :  

  • Les renseignements financiers pour les exercices suivants de votre organisme : 
    • dernier exercice terminé;
    • exercice en cours;
    • exercice de la demande;
    • exercice 2 de la demande (demandes pluriannuelles dans l’exercice 1 seulement).
  • Les états financiers pour le dernier exercice terminé.
  • Les statistiques pour le dernier exercice terminé.

Remarque : Les renseignements financiers et statistiques de l’exercice en cours et de l’exercice de la demande, doivent être actualisés dans CADAC pas plus de 60 jours avant la date limite. 

 

États financiers 

  • Si les états financiers d'un candidat ne sont pas disponibles à la date limite, ils doivent être téléchargés dans CADAC le plus tôt possible, mais pas plus tard que six mois après la fin de l'exercice de l'organisme. 

  • Les subventions du CAO doivent être indiquées séparément dans vos états financiers ou dans les notes afférentes aux états financiers. 

  • Les états financiers des organismes sans but lucratif doivent être signés par deux membres du conseil d'administration. Les états financiers des organismes à but lucratif doivent être signés par le signataire autorisé compétent.  

Nouveaux candidats :  

  • Les nouveaux candidats peuvent attendre d'être avisés de l'octroi d'une subvention de fonctionnement avant de faire préparer des états financiers vérifiés ou un rapport de mission d’examen. À la date limite, ils doivent soumettre au moins des états financiers non vérifiés.


Le personnel du CAO pourrait communiquer avec l’organisme pour faire un suivi des questions financières et statistiques et des changements exigés. Cela peut se produire notamment dans le cas d’importantes erreurs ou omissions. 

CADAC a pour rôle de faire le rapprochement entre les données financières qu’il contient et les états financiers du dernier exercice terminé de l’organisme. Le personnel de CADAC communiquera directement avec votre organisme lorsque les chiffres ne concordent pas.  
 

Le modèle de comptabilité de CADAC est un outil qui peut vous aider à faire concorder votre plan de comptes, votre système interne de rapports financiers, le rapport financier de CADAC et les états financiers. Le site web de CADAC comporte de nombreuses fonctionnalités d’aide, notamment un guide de démarrage et un tutoriel vidéo. Vous pouvez aussi appeler le service d’assistance de CADAC au 1-866-249-0296.  
 

Remarque : Les autres bailleurs de fonds auxquels vous pouvez présenter des demandes ont aussi accès à vos renseignements financiers et statistiques dans CADAC.
 

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Date limite des demandes

Les demandes aux programmes de fonctionnement sont acceptées le jour de la date limite jusqu’à 13 h HE au plus tard.  

  • Cela vaut pour tous les éléments : 
    • la demande remplie et le matériel d’appui dans Nova;
    • les formulaires financiers et statistiques dans CADAC (ou dans Nova, pour les candidats aux programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement).
  • Nova vous empêchera de soumettre une demande après 13 h.
  • Une fois la demande soumise, aucune mise à jour ni aucun changement ou ajout ne peut y être apporté, sauf sur demande expresse du CAO ou de CADAC.
  • Les demandes ainsi que les formulaires financiers et statistiques sont acheminés aux évaluateurs tels qu’ils sont soumis à la date limite.
  • Dans des circonstances atténuantes seulement, le CAO pourra prendre en considération les demandes de candidats de programmes de fonctionnement souhaitant soumettre une demande après la date limite. Les demandes de prolongation doivent être faites à la (au) responsable du programme par écrit. Le CAO peut exiger une documentation dans certaines circonstances. Les demandes de prolongation exigent l’approbation du directeur général et peuvent ne pas être approuvées.
 

Retrait d’une demande 

Raisons du retrait d'une demande : 

  • Le candidat ne répond pas aux critères d'admissibilité du programme. 

  • La demande est incomplète. 

  • Le candidat a demandé le retrait de la demande. 

Délais liés au retrait d’une demande : 

  • Les demandes seront retirées uniquement après la date limite d'un programme. 

  • Les demandes peuvent être retirées à tout moment pendant le processus d'évaluation. 

  • Le CAO peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables pour répondre à une demande de retrait d'une demande. 

  • Le CAO fera savoir aux candidats que leur demande a été retirée.

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Services en français 

Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français
 

Les demandes présentées en français – sauf celles présentées au département des arts francophones – sont traduites en anglais par des traducteurs professionnels avant d’être évaluées. Le CAO ne traduit pas les œuvres artistiques (scénarios de film, par exemple) ni la documentation écrite qui n’est pas exigée par la demande. 
  

Les réunions des comités d’évaluation pour les programmes autres que ceux du département des arts francophones se tiennent en anglais. Si des demandes en français sont présentées à ces concours, le comité d’évaluation comprendra au moins un évaluateur francophone. 
  

Les traductions en anglais des demandes présentées en français sont mises à la disposition des candidats sur demande écrite, uniquement à titre d’information, après l’annonce des résultats du concours.

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Processus d’évaluation et de prise de décision

Évaluation des demandes

Les organismes sont évalués en fonction des critères suivants : 

  • Qualité artistique et/ou des services (25 %)
  • Contribution au domaine artistique et rôle dans la communauté (30 %)
  • Contribution aux groupes prioritaires du CAO (25 %)
  • Viabilité administrative et financière (20 %)

Un organisme est évalué en fonction du montant demandé, de son mandat, de l’envergure de ses activités et de l’environnement esthétique, géographique ou culturel dans lequel il évolue. 
 

Les évaluateurs s’inspirent de la Grille d’évaluation – programmes de subventions de fonctionnement, basée sur les critères d'évaluation, pour évaluer les demandes.  
 

Les organismes sont évalués selon une échelle de cinq points : ​

  • 5 = excellent
  • 4 = très bon
  • 3 = bon
  • 2 = inférieur à la moyenne
  • 1 = graves réserves
 

Groupes de classement

Les cotes des conseillers sont converties en notes combinées calculées sur 100 et réparties en cinq groupes : ​

  • A = 90-100
  • B+ = 80-89
  • B = 70-79
  • C = 60-69
  • D = en-dessous de 60

Les recommandations de subventions se fondent en partie sur le groupe de classement.

Nouveaux candidats : Pour qu’un nouveau candidat puisse recevoir une subvention de fonctionnement, son évaluation doit le classer : 

  • au moins dans le groupe B pour l’ensemble des critères
  • au moins dans le groupe B+ pour le critère « Contribution aux groupes prioritaires du CAO »
  • au moins dans le groupe C pour chacun des autres critères
Autres candidats : Pour les incidences éventuelles du groupe de classement sur le montant des subventions, voir les sections Cadre de financement et Réductions des subventions fondées sur l’évaluation.  
 

Recommandations de subventions 

Les responsables​ des programmes recommandent le montant des subventions à la directrice générale  (subventions de 30 000 $ et moins) et au conseil d’administration du CAO (subventions de plus de 30 000 $), en se basant sur les éléments suivants :  

  • l’évaluation du comité d’évaluation et les priorités de financement recommandées; 

  • le plan stratégique et les politiques de financement du CAO;  

  • le budget du programme. 

Le montant des subventions accordées aux nouveaux organismes est déterminé en fonction de ce qui suit :  

  • Si un nouveau candidat n'a pas reçu de subvention de fonctionnement du CAO au cours des trois dernières années, sa subvention de base reflétera celle d'organismes comparables de même envergure actuellement financés par le même programme de fonctionnement, dans la mesure où le budget du programme le permet. 
  • Si un nouveau candidat a reçu une subvention de fonctionnement du CAO au cours des trois dernières années, sa subvention de base ne dépassera pas la dernière subvention de fonctionnement accordée et pourrait être inférieure, compte tenu du budget du programme.

Voir le Guide du processus d’évaluation du CAO pour des renseignements sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs et des responsables de programmes, les politiques en matière de conflits d'intérêts, ou pour d’autres renseignements.

 

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Cadre de financement 

Le cadre de financement des subventions de fonctionnement de cette année sera rendu public après la confirmation du budget 2022-2023 du CAO. 

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Réductions des subventions fondées sur l’évaluation  

Dans la plupart des cas, le montant de la subvention 2022-2023 des organismes du groupe D dont l'évaluation a donné lieu à de graves réserves sera inférieur au montant de 2021-2022. 

Le pourcentage de la réduction sera déterminé en fonction du nombre de réductions imposées à l'organisme après évaluation au cours des quatre années précédentes :  

  • Les organismes dont l'évaluation n’a donné lieu à aucune réduction au cours des quatre années précédentes : 0 à 20 %.
  • Les organismes dont l'évaluation a donné lieu à une seule réduction au cours des quatre années précédentes : 20 à 40 %.
  • Les organismes dont l'évaluation a donné lieu à deux réductions ou plus au cours des quatre années précédentes : 40 à 100 % (aucune subvention accordée).

Dans chacune de ces fourchettes, une réduction plus petite pourrait être envisagée pour les organismes dont le mandat consiste à servir un ou plusieurs groupes prioritaires du CAO, les organismes dont l'évaluation actuelle démontre des améliorations par rapport aux années précédentes, et les organismes dont la note D représente un changement significatif par rapport à de bonnes évaluations récentes.

 

Annonce des résultats

Une fois que les décisions de financement sont prises – environ cinq mois après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Les candidats doivent se connecter à leur profil dans Nova pour visualiser la lettre de notification et en accuser réception. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements. C'est à vous qu’il incombe de communiquer les résultats de la demande de fonctionnement à votre conseil d’administration ou organe directeur. 

 

La lettre de notification de la subvention indique, selon le cas : 

  • l’état de la subvention : accordé, refusé ou retiré;
  • le montant recommandé;
  • le groupe de classement déterminé par l’évaluation;
  • le cycle de financement attribué (annuel ou pluriannuel);
  • ​les conditions qui doivent être remplies pour débloquer le ou les versements de la subvention, ainsi que la date limite à laquelle elles doivent être remplies.

Si vous recevez une subvention, vous devez effectuer les tâches suivantes dans Nova :

  • vérifier l’adresse postale de l’organisme
  • accuser réception de la lettre de notification

Le chèque de la subvention sera émis une fois que ces étapes auront été complétées.
 

Remarques 

  • Pour éviter les conditions inutiles, assurez-vous d'avoir saisi dans CADAC tous les renseignements financiers et statistiques exigés, y compris les changements demandés par le personnel de CADAC et du CAO.  

  • Vous recevrez une subvention conditionnelle si vos renseignements financiers pour votre dernier exercice terminé n'ont pas n'ont pas pu être réconciliés par CADAC.
     

Versement de la subvention  
Le versement de la subvention sera suspendu si l’organisme a un rapport final pour une subvention antérieure qui se trouve dans l’un des états suivants : 

  • En souffrance 
  • Révisions nécessaires 
  • Non approuvable
  • À l’étude  
    • « À l’étude » signifie que le rapport final n’a pas encore été examiné par le personnel du CAO, et cette étape peut prendre quelques jours. Dans ce cas, aucune action de votre part n’est requise.

 

Le versement sera effectué peu de temps après que vous aurez accusé réception de la lettre de notification, à moins qu'il ne soit bloqué par des conditions ou des rapport finaux.  

 

Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire.  

 

Si les conditions ne sont pas remplies, la subvention sera annulée et ne sera pas versée. 

 

Rétroaction sur l'évaluation de la demande  

Les organismes peuvent demander au responsable du programme du CAO de leur communiquer verbalement un résumé de l’évaluation.

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Si vous obtenez une subvention

Si vous recevez une subvention de fonctionnement, vous devez :  

  • Reconnaître l’appui du CAO en utilisant le logo du CAO dans toutes les formes de communication qui se rapportent aux activités de l’organisme.
    • ​Cela comprend notamment la publicité, les documents d’information, les sites web et autres formes de communications électroniques.
  • Inclure le type d’états financiers qui correspond au montant de la subvention accordée (voir la section Critères d’admissibilité). 
    • Vos états financiers doivent mentionner séparément la subvention du CAO soit dans le corps du texte, soit dans les notes afférentes aux états financiers.
  • Remplir et soumettre une demande de subvention de fonctionnement à la date limite de l’année suivante du programme. 
    • La demande comprendra un rapport sur le dernier exercice terminé. 
Les organismes qui ne présentent pas une nouvelle demande de subvention de fonctionnement l'année suivante doivent présenter un rapport dans les six mois qui suivent la fin de leur exercice financier. 


Voir la section Conditions – réception d’une subvention de fonctionnement du CAO.

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Foire aux questions 

Quel montant notre organisme peut-il demander? 

 

Si votre organisme est un nouveau candidat, vous en discuterez avec la ou le responsable du programme au cours des mois qui précèdent les dates limites.  

 

Si votre organisme a obtenu une subvention de fonctionnement l’an dernier, le montant de la subvention de cette année sera basé sur le montant de l’an dernier. Toute modification du montant est déterminée par le cadre de financement de cette année et, s’il y a lieu, en fonction de votre évaluation par des pairs. C’est pour cette raison que le montant que vous demandez n’a pas d’incidence sur le montant que vous recevrez. Nous vous conseillons de demander le montant de la subvention qui vous a été accordée l’an dernier.


Comme nouveau candidat, est-ce que nous pouvons demander une subvention de fonctionnement et une subvention de projet au même département du CAO, au cas où la demande de subvention de fonctionnement est refusée? 

Oui. Toutefois, si vous obtenez les deux subventions, il est possible que vous ne puissiez pas conserver les deux. Cela dépend si les activités proposées de votre projet se dérouleront au cours de l’exercice financier faisant l’objet de la subvention de fonctionnement. Communiquez avec la ou le responsable du programme pour vous renseigner sur votre situation particulière. 
 
Est-ce que notre organisme doit avoir des revenus de différentes sources avant de présenter une demande au CAO? 

Oui. Le CAO ne doit jamais être la seule source de revenus d’un candidat. Le CAO s’attend à ce qu’un organisme dispose d’autres aides financières. Il peut s’agir, par exemple, d’autres contributions gouvernementales ou de revenus autogénérés. 
 
Si votre organisme a accumulé un déficit, vous devez discuter de votre viabilité financière avec la ou le responsable du programme avant de présenter une demande. 
 
Pourquoi devons-nous soumettre des données financières et statistiques? 

Les données financières et statistiques contiennent des informations importantes pour l’évaluation de votre demande. Elles apportent aussi aux bailleurs de fonds des éléments qui leur permettent de plaider efficacement la cause des arts. 
 
Si notre organisme se voit refuser une subvention de fonctionnement, comment est-ce que le CAO peut appuyer nos programmes? 

Si votre organisme ne reçoit pas une subvention de fonctionnement, vous pouvez continuer à demander et à recevoir des subventions de projet auxquelles votre organisme est admissible. 

Un organisme ne peut présenter qu’une seule demande à un programme de projet du CAO pour une activité donnée, à moins d’avoir été avisé que la première demande a été refusée.


Demande pluriannuelle 

Remarque : Le CAO reconnait qu'il est difficile de préparer et d'évaluer les demandes de subventions de fonctionnement tant que la situation de la COVID-19 continue d'évoluer. Le contexte d'incertitude dans lequel est plongé le secteur des arts sera pris en compte par les évaluateurs et les responsables de programme. De plus, les organismes qui présentent une demande dans l'exercice 1 d'un cycle pluriannuel devront fournir des plans et des prévisions budgétaires pour l'exercice 2, mais pas pour l'exercice 3. 

Notre petit organisme n’a pas de plans détaillés à long terme et nous ne proposons pas de développer nos activités et notre programmation. Est-ce que cela aura un effet négatif sur notre évaluation? 

Votre planification est évaluée en fonction des objectifs que vous avez fixés pour votre organisme. Par exemple, vous pouvez décider que votre plan biennal sera axé sur un seul objectif, comme celui de créer un seul nouveau poste ou d’ajouter une seule pièce à votre saison théâtrale. Si c’est le cas, expliquez ce que votre organisme doit faire pour atteindre cet objectif. 

Si votre organisme se trouve au milieu d’un plan à long terme quand vous préparez votre demande pour une subvention pluriannuelle du CAO, précisez : 1) le point où l’organisme se trouve dans ce processus de planification; 2) ce que vous avez accompli à ce jour; 3) les buts qui n’ont pas été atteints. 

Comment devons-nous résumer les changements planifiés pour les deux années si nous ne planifions aucun changement? 

Vos plans ne doivent pas nécessairement indiquer que vous voulez en faire davantage ou faire des changements; ils peuvent porter sur des améliorations à ce que vous faites déjà. 

Exemple : Nous n’envisageons pas de modifier nos activités ou notre structure au cours des trois prochaines années. Nous planifions cependant le perfectionnement professionnel de nos deux employés, notamment sous forme de mentorat, pour mieux faire ce que nous faisons. 

 

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Définitions

Des états financiers vérifiés sont produits par un expert-comptable indépendant qui examine les livres comptables et autres documents qui soutiennent les états financiers; prépare des états financiers; et formule une opinion professionnelle indiquant que les états financiers présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme et de ses activités pendant la période visée par la vérification. 
 

Un rapport de mission d’examen est produit par un expert-comptable indépendant qui a pour mission de préparer des états financiers. Le comptable n’exprime pas d’opinion sur la justesse des états financiers, et n’offre qu’un niveau d’assurance modéré que l’information financière est plausible et conforme aux principes comptables généralement acceptés.
 

Les états financiers non vérifiés n’ont pas cette vérification et certification, mais ils comprennent un état des actifs nets, des revenus et des dépenses et d’autres états demandés par l’organisme.
 

Les coûts varient pour chaque type d’état financier. Les honoraires d’un expert-comptable indépendant varient selon qu’il s’agit d’états financiers vérifiés, d’une mission d’examen ou d’états financiers non vérifiés.
 

Tous les états financiers doivent inclure les actifs nets, les revenus et dépenses, et les autres renseignements financiers pour les deux derniers exercices de l’organisme.

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