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Le Conseil des arts de l’Ontario (CAO)
Subventions – recherche avancée
Subventions – recherche avancée

Guide des programmes de fonctionnement du CAO

Les programmes de fonctionnement du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) subventionnent les organismes sans but lucratif et les éditeurs de livres ou de périodiques à but lucratif de l’Ontario qui répondent aux critères d’évaluation pour un soutien continu. 

Ce guide contient des renseignements essentiels sur les programmes de fonctionnement du CAO, notamment en ce qui concerne l’admissibilité, le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.

Vous trouverez sur la page web des différents programmes de fonctionnement de plus amples détails sur l’admissibilité.

Le Guide comprend les éléments suivants :


Pour obtenir des renseignements

La ou le responsable du programme du CAO est la personne ressource principale pour toutes les questions ayant trait à l’admissibilité aux programmes de fonctionnement, aux politiques du CAO en matière de programmes de fonctionnement et au processus d’évaluation par les pairs. Pour obtenir une assistance technique si vous avez des questions au sujet de l’utilisation de Nova, communiquez avec l’administrateur ou l’administratrice du programme.

Vous trouverez les coordonnées du ou de la responsable et de l’administrateur ou de l’administratrice sur la page web du programme de fonctionnement.

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Critères d’admissibilité

Pour demander une subvention de fonctionnement, votre organisme doit :
  • Être constitué en société sans but lucratif en Ontario, ou en société sans but lucratif au niveau fédéral, dont le social se trouve en Ontario.
  • Être dirigé par des cadres professionnels.
    • Remarque : Pour 2021, compte tenu des circonstances de la COVID-19, cette exigence pourrait être levée.
  • Disposer d’une variété de sources de revenus, par exemple du secteur privé et du secteur public.
  • Être dirigé par un conseil d’administration ou un organe consultatif qui assume l’entière responsabilité de l’organisme.
  • Bénéficier d’un appui et d’une participation communautaires qui se manifestent par au moins l’un des moyens suivants : adhésion de membres, collecte de fonds, bénévolat.
    • Remarque : Pour 2021, compte tenu des circonstances de la COVID-19, cette exigence pourrait être levée.
  • Faire preuve d’une bonne gestion financière.
  • Être inscrit auprès de CADAC (Canadian Arts Database / Données sur les arts au Canada).
  • Soumettre avec la demande une vérification des résultats financiers du dernier exercice terminé. Le type d’états financiers exigé dépend du montant de la subvention :
    • Subventions de plus de 50 000 $ : états financiers vérifiés obligatoires.
    • Subventions de plus de 25 000 $ : rapport de mission d’examen (ou, si possible, états financiers vérifiés).
    • Subventions de 25 000 $ et moins : états financiers non vérifiés obligatoires.
      • Les états financiers non vérifiés doivent être préparés selon le format du modèle de comptabilité qui accompagne le guide d’utilisation de CADAC.

Si vous ne soumettez pas le type d’états financiers exigé, votre demande de subvention sera abaissée à un niveau admissible. 
Les éditeurs de livres et de périodiques à but lucratif ont des critères d’admissibilité différents. Consultez la page du programme Édition – fonctionnement pour les détails.
 

En plus des critères précédents, tous les candidats des programmes de fonctionnement doivent répondre aux critères particuliers du programme (consultez la page web de votre programme pour les détails).  
 

Remarque : Les candidats doivent répondre à tous les critères d'admissibilité au moment de la soumission de la demande. 


Subventions annuelles et pluriannuelles

Le CAO a suspendu les cycles pluriannuels de tous les programmes de fonctionnement pour 2021. Les bénéficiaires actuels de subventions de fonctionnement devront soumettre une demande simplifiée qui sera évaluée par un groupe de pairs.

La demande exige moins de détails qu'une demande habituelle pour l’exercice 1 ou qu'une demande annuelle, et des projections pluriannuelles ne sont pas nécessaires. Les organismes qui se trouvent dans le deuxième ou troisième exercice d'un cycle pluriannuel devront fournir plus d'informations que celles qui seraient normalement exigées dans un rapport de mi-parcours. La demande recueille les informations essentielles dont les pairs évaluateurs auront besoin pour comprendre la situation d’un organisme.


Transferts 

  • Le CAO peut décider qu'un organisme devrait être transféré à un autre programme de fonctionnement. 

  • Le CAO examinera tout changement survenu dans le mandat et la programmation d'un organisme pour déterminer si un transfert est approprié. 

  • Les organismes peuvent demander un transfert à un autre programme de fonctionnement. La demande de transfert doit être faite plus de deux mois avant la date limite du programme en cours et du programme envisagé. 

  • De manière générale, un organisme sera transféré par le CAO à un programme différent lorsque celui-ci est dans l’exercice 1 de son cycle de financement.


Nouveaux candidats

Aucun programme de fonctionnement du CAO n'acceptera de nouveaux candidats en 2021. Dès qu’un programme donné acceptera de nouveaux candidats, il en sera fait mention sur la page web du programme.


Restrictions des programmes de fonctionnement

  • Le CAO n’accepte pas les demandes de subvention de fonctionnement des organismes suivants :
    • Les municipalités
    • Les universités et collèges
    • Les Conseils scolaires
    • Les Premières Nations
    • Les écoles administrées par une Première Nation ou une autorité scolaire autochtone
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent faire une demande au programme de projets suivant : Artistes et diffuseurs – projets de collaboration. Ils peuvent aussi être admissibles à d’autres programmes de projets. Consultez la page web du programme pour plus de détails. 
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par an. Cette limite de deux subventions par an est basée sur la date limite de la demande et non sur la date à laquelle la subvention est reçue.
    • Consultez la page web du programme pour plus de détails sur l’admissibilité aux subventions de projets des organismes qui reçoivent des subventions de fonctionnement.
    • Si vous soumettez deux demandes de subventions de projets pendant l’année, vous ne pouvez pas en soumettre une troisième à moins d’avoir été avisé qu’une des deux demandes a été refusée.
    • Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois. 
    • Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’accessibilité – soutien aux projets ne comptent pas dans le maximum de deux subventions de projets qu’un candidat peut recevoir.

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Demandes de subventions de fonctionnement en ligne  

Les demandes de subventions sont soumises par le biais de Nova, le système de subventions en ligne du CAO. Environ deux mois avant la date limite d'un programme de fonctionnement, les candidats recevront un courriel de Nova les invitant à remplir et à soumettre une demande. Tout le contenu de la demande ainsi que tous les documents et toute information qui y sont liés doivent être soumis par le biais de Nova , sauf indication contraire. 
 

Votre demande doit comprendre : 

  • Une liste des membres du personnel et une liste des membres du conseil d’administration ou de l’organe directeur. 

  • La liste des activités de la programmation pour l’exercice en cours et l’exercice de la demande. 

  • Le matériel d’appui. 

  • Les renseignements financiers et statistiques (voir ci-dessous)  

Remarque : Toute personne qui prépare une demande pour un organisme doit créer un profil personnel dans Nova et le relier au profil de l'organisme. Consultez le Guide d'utilisation Nova pour des instructions détaillées sur la création d’un profil, la préparation d’une demande, ou pour d’autres renseignements.

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Renseignements financiers et statistiques de la demande  

Les candidats doivent soumettre les renseignements financiers et statistiques, tout comme leurs états financiers, par l’entremise de CADAC (Canadian Arts Database / Données sur les arts au Canada).  CADAC est un système en ligne de collecte, de diffusion et d’analyse de données financières et statistiques des organismes artistiques canadiens (www.lecadac.ca). 
  
Remarque : Les candidats des programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement n’utilisent pas CADAC. Ils téléchargent les renseignements financiers et statistiques directement dans la demande soumise par Nova. 
 

La section financière et statistique de la demande comprend ce qui suit :  

  • Les renseignements financiers pour les exercices suivants de votre organisme : 
    • dernier exercice terminé; 
    • exercice en cours; 
    • exercice de la demande.
  • Les états financiers pour le dernier exercice terminé. 
  • Les statistiques pour le dernier exercice terminé. 

Remarque : Les renseignements financiers et statistiques de l’exercice en cours et de l’exercice de la demande, doivent être actualisés dans CADAC pas plus de 60 jours avant la date limite. 

 

États financiers 

  • Si les états financiers d'un candidat ne sont pas disponibles à la date limite, ils doivent être téléchargés dans CADAC le plus tôt possible, mais pas plus tard que six mois après la fin de l'exercice de l'organisme. 

  • Les subventions du CAO doivent être indiquées séparément dans vos états financiers ou dans les notes afférentes aux états financiers. 

  • Les états financiers des organismes sans but lucratif doivent être signés par deux membres du conseil d'administration. Les états financiers des organismes à but lucratif doivent être signés par le signataire autorisé compétent.  

Le personnel du CAO pourrait communiquer avec l’organisme pour faire un suivi des questions financières et statistiques et des changements exigés. Cela peut se produire notamment dans le cas d’importantes erreurs ou omissions. 
 

CADAC a pour rôle de faire le rapprochement entre les données financières qu’il contient et les états financiers du dernier exercice terminé de l’organisme. Le personnel de CADAC communiquera directement avec votre organisme lorsque les chiffres ne concordent pas.  
 

Le modèle de comptabilité de CADAC est un outil qui peut vous aider à faire concorder votre plan de comptes, votre système interne de rapports financiers, le rapport financier de CADAC et les états financiers. Le site web de CADAC comporte de nombreuses fonctionnalités d’aide, notamment un guide de démarrage et un tutoriel vidéo. Vous pouvez aussi appeler le service d’assistance de CADAC au 1-866-249-0296.  
 

Remarque : Les autres bailleurs de fonds auxquels vous pouvez présenter des demandes ont aussi accès à vos renseignements financiers et statistiques dans CADAC.
 

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Date limite des demandes

Les demandes aux programmes de fonctionnement sont acceptées le jour de la date limite jusqu’à 13 h HE au plus tard.  

  • Cela vaut pour tous les éléments : 
    • la demande remplie et le matériel d’appui dans Nova; 
    • les formulaires financiers et statistiques dans CADAC (ou dans Nova, pour les candidats aux programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement).
  • Nova vous empêchera de soumettre une demande après 13 h. 
  • Une fois la demande soumise, aucune mise à jour ni aucun changement ou ajout ne peut y être apporté, sauf sur demande expresse du CAO ou de CADAC.  
  • Les demandes ainsi que les formulaires financiers et statistiques sont acheminés aux évaluateurs tels qu’ils sont soumis à la date limite.
  • Dans des circonstances atténuantes seulement, le CAO pourra prendre en considération les demandes de candidats de programmes de fonctionnement souhaitant soumettre une demande après la date limite. Les demandes de prolongation doivent être faites à la (au) responsable du programme par écrit. Le CAO peut exiger une documentation dans certaines circonstances. Les demandes de prolongation exigent l’approbation du directeur général et peuvent ne pas être approuvées.
 

Retrait d’une demande 

Raisons du retrait d'une demande : 

  • Le candidat ne répond pas aux critères d'admissibilité du programme. 

  • La demande est incomplète. 

  • Le candidat a demandé le retrait de la demande. 

Délais liés au retrait d’une demande : 

  • Les demandes seront retirées uniquement après la date limite d'un programme. 

  • Les demandes peuvent être retirées à tout moment pendant le processus d'évaluation. 

  • Le CAO peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables pour répondre à une demande de retrait d'une demande. 

  • Le CAO fera savoir aux candidats que leur demande a été retirée.

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Services en français 

Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français
 

Les demandes présentées en français – sauf celles présentées au département des arts francophones – sont traduites en anglais par des traducteurs professionnels avant d’être évaluées. Le CAO ne traduit pas les œuvres artistiques (scénarios de film, p. ex.) ni la documentation écrite qui n’est pas exigée par la demande. 
  

Les réunions des comités d’évaluation pour les programmes autres que ceux du département des arts francophones se tiennent en anglais. Si des demandes en français sont présentées à ces concours, le comité d’évaluation comprendra au moins un évaluateur francophone. 
  

Les traductions en anglais des demandes présentées en français sont mises à la disposition des candidats sur demande écrite, uniquement à titre d’information, après l’annonce des résultats du concours.

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Processus d’évaluation et de prise de décision

Toutes les demandes seront évaluées par un groupe de pairs.

Les organismes sont évalués en fonction des critères suivants : 

 

  • Qualité artistique et/ou des services (25 %)
  • Contribution au domaine artistique et rôle dans la communauté (30 %) 
  • Contribution aux groupes prioritaires du CAO (25 %)
  • Viabilité administrative et financière (20 %)
     

Important : Les critères d'évaluation ont été révisés et simplifiés pour 2021 en réponse à la pandémie.
 

Un organisme est évalué en fonction du montant demandé, de son mandat, de l’envergure de ses activités et de l’environnement esthétique, géographique ou culturel dans lequel il évolue. 
 

Les évaluateurs s’inspirent de la Grille d’évaluation – programmes de subventions de fonctionnement, basée sur les critères d'évaluation, pour évaluer les demandes.  

Important : Les critères d'évaluation ont été révisés et simplifiés pour 2021 en réponse à la pandémie.
 

Les organismes sont évalués selon une échelle de cinq points : 

  • 5 = excellent, 4 = très bon, 3 = bon, 2 = inférieur à la moyenne et 1 = graves réserves. 

Les cotes des conseillers sont converties en notes combinées calculées sur 100 et réparties en six groupes : 

  • A = 90-100, B+ = 80-89, B = 70-79, C = 60-69, D = <60 

 

Les responsables​ des programmes recommandent le montant des subventions au directeur général (subventions de 30 000 $ et moins) et au conseil d’administration du CAO (subventions de plus de 30 000 $), en se basant sur les éléments suivants :  

  • l’évaluation du comité d’évaluation et les priorités de financement recommandées; 

  • le plan stratégique et les politiques de financement du CAO;  

  • le budget du programme. 

Comme presque tous les ans, c'est au printemps que le CAO sera informé du montant de son allocation budgétaire pour 2021-2022, lors de la présentation du budget provincial. Nous déterminerons ensuite notre cadre de financement pour 2021-2022 et en informerons les candidats.
 

Voir le Guide du processus d’évaluation du CAO pour des renseignements sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs, les politiques en matière de conflits d'intérêts, ou pour d’autres renseignements.
 

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Annonce des résultats

Une fois que les décisions de financement sont prises – environ cinq mois après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Les candidats doivent se connecter à leur profil dans Nova pour visualiser la lettre de notification et en accuser réception. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements. C'est à vous qu’il incombe de communiquer les résultats de la demande de fonctionnement à votre conseil d’administration ou organe directeur. 

 

La lettre de notification de la subvention indique, selon le cas : 

  • l’état de la subvention : accordé, refusé ou retiré; 
  • le montant recommandé; 

  • le groupe de classement déterminé par l’évaluation; 

  • les conditions qui doivent être remplies pour débloquer le ou les versements de la subvention, ainsi que la date limite à laquelle elles doivent être remplies. 
     

Si vous recevez une subvention, vous devez effectuer les tâches suivantes dans Nova :

  • vérifier l’adresse postale de l’organisme
  • accuser réception de la lettre de notification

Le chèque de la subvention sera émis une fois que ces étapes auront été complétées.
 

Remarques 

  • Pour éviter les conditions inutiles, assurez-vous d'avoir saisi dans CADAC tous les renseignements financiers et statistiques exigés, y compris les changements demandés par le personnel de CADAC et du CAO.  

  • Vous recevrez une subvention conditionnelle si vos renseignements financiers pour votre dernier exercice terminé n'ont pas n'ont pas pu être réconciliés par CADAC.
     

Versement de la subvention  
 
Le versement de la subvention sera suspendu si l’organisme a un rapport final pour une subvention antérieure qui se trouve dans l’un des états suivants : 

  • En souffrance  
  • Révisions nécessaires  
  • Non approuvable 
  • À l’étude  
    • « À l’étude » signifie que le rapport final n’a pas encore été examiné par le personnel du CAO, et cette étape peut prendre quelques jours. Dans ce cas, aucune action de votre part n’est requise. 

 

Le versement sera effectué peu de temps après que vous aurez accusé réception de la lettre de notification, à moins qu'il ne soit bloqué par des conditions ou des rapport finaux.  

 

Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire.  

 

Si les conditions ne sont pas remplies, la subvention sera annulée et ne sera pas versée. 

 

Rétroaction sur l'évaluation de la demande  

Les organismes peuvent demander au responsable du programme du CAO de leur communiquer verbalement un résumé de l’évaluation.

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Si vous obtenez une subvention

Si vous recevez une subvention de fonctionnement, vous devez :  

  • Reconnaître l’appui du CAO en utilisant le logo du CAO dans toutes les formes de communication quise rapportent aux activités de l’organisme. Cela comprend notamment la publicité, les documents d’information, les sites web et autres formes de communications électroniques. 

  • Inclure le type d’états financiers qui correspond au montant de la subvention accordée (voir la section Critères d’admissibilité). 

    • Vos états financiers doivent mentionner séparément la subvention du CAO soit dans le corps du texte, soit dans les notes afférentes aux états financiers. 
  • Remplir et soumettre une demande de subvention de fonctionnement à la date limite de l’année suivante du programme. La demande comprendra un rapport sur le dernier exercice terminé.  

Les organismes qui ne présentent pas une nouvelle demande de subvention de fonctionnement l'année suivante doivent présenter un rapport dans les six mois qui suivent la fin de leur exercice financier. 

Voir la section Conditions – réception d’une subvention de fonctionnement du CAO.

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Définitions

Des états financiers vérifiés sont produits par un expert-comptable indépendant qui examine les livres comptables et autres documents qui soutiennent les états financiers; prépare des états financiers; et formule une opinion professionnelle indiquant que les états financiers présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme et de ses activités pendant la période visée par la vérification. 
 

Un rapport de mission d’examen est produit par un expert-comptable indépendant qui a pour mission de préparer des états financiers. Le comptable n’exprime pas d’opinion sur la justesse des états financiers, et n’offre qu’un niveau d’assurance modéré que l’information financière est plausible et conforme aux principes comptables généralement acceptés.
 

Les états financiers non vérifiés n’ont pas cette vérification et certification, mais ils comprennent un état des actifs nets, des revenus et des dépenses et d’autres états demandés par l’organisme.
 

Les coûts varient pour chaque type d’état financier. Les honoraires d’un expert-comptable indépendant varient selon qu’il s’agit d’états financiers vérifiés, d’une mission d’examen ou d’états financiers non vérifiés.
 

Tous les états financiers doivent inclure les actifs nets, les revenus et dépenses, et les autres renseignements financiers pour les deux derniers exercices de l’organisme.

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