COVID-19 : Mises à jour, questions-réponses et ressources

Des mises à jour de cette FAQ seront affichées dès qu'il y aura de nouvelles informations. Des informations actualisées figureront également dans les pages web des programmes pertinents et dans Nova, le système de subventions en ligne du CAO. Certaines mises à jour seront également communiquées dans les médias sociaux.

• Personnel et fonctionnement du CAO
• Bénéficiaires de subventions de fonctionnement
• Programmes de projets
• Bénéficiaires de subventions de projets
• Candidats aux subventions de projets
• Déplacements, tournées et rassemblements de personnes

Personnel et fonctionnement du CAO

Bénéficiaires de subventions de fonctionnement

• Est-ce que les organismes qui ont reçu l’année passée une subvention de fonctionnement seront évalués par les pairs cette année?
  
  Oui. Le CAO a suspendu les cycles pluriannuels de tous les programmes de fonctionnement pour 2021. Les bénéficiaires actuels de subventions de fonctionnement devront soumettre une demande simplifiée qui sera évaluée par un groupe de pairs. 
   
  La demande exige moins de détails qu'une demande habituelle pour l’exercice 1 ou qu'une demande annuelle, et des projections pluriannuelles ne sont pas nécessaires. Les organismes qui se trouvent dans le deuxième ou troisième exercice d'un cycle pluriannuel devront fournir plus d'informations que celles qui seraient normalement exigées dans un rapport de mi-parcours. La demande recueille les informations essentielles dont les pairs évaluateurs auront besoin pour comprendre la situation d’un organisme.  

• Quand est-ce que les paiements des subventions de fonctionnement pour 2021-2021 seront versés?
  
  Les décisions en matière de subvention seront annoncées environ cinq mois après la date limite. Les bénéficiaires de subventions recevront leurs chèques par la poste peu de temps après avoir accusé réception de la lettre dans Nova, ou après avoir satisfait à toute condition de paiement stipulée dans la lettre. 

• Comment est-ce que le CAO déterminera le montant de la subvention de fonctionnement de mon organisme pour 2021-2022?
  
  Le montant de la subvention de votre organisme sera basé sur le niveau de votre subvention en 2020-2021, le contexte budgétaire de 2021-2022 du CAO et le cadre de financement de fonctionnement de 2021-2022.  
  
  Comme presque tous les ans, c'est au printemps que le CAO sera informé du montant de son allocation budgétaire pour 2021-2022, lors de la présentation du budget provincial. Nous déterminerons ensuite notre cadre de financement pour 2021-2022 et en informerons les candidats. 

• Est-ce que mon organisme devra rembourser des fonds si nos plans sont annulés ou modifiés en raison de la COVID-19? Est-ce que nous devrons reprogrammer les activités à une date ultérieure?
  
  En tant que bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement de 2020-2021, vous ne devrez pas rembourser les fonds au CAO si vos plans ne peuvent pas se dérouler comme prévu initialement, et vous ne devrez pas non plus reprogrammer les activités. Si vous vous êtes engagé financièrement envers des artistes, des collaborateurs, des lieux de spectacles ou d'autres partenaires contractuels, utilisez la subvention comme prévu pour couvrir ces obligations. Si vous devez maintenant faire face à des frais d'annulation ou à des pénalités, vous pouvez également utiliser la subvention pour couvrir ces frais imprévus.
  
  À ce stade, nous nous vous encourageons à tenir compte de la pandémie dans vos plans pour l’exercice en cours et l’exercice de la demande lors de la préparation de votre demande 2021-2022. Vos plans doivent être réalistes et refléter le contexte actuel. Cela étant dit, nous comprenons qu’il est possible que vos plans puissent changer de façon imprévisible. 

• Est-ce que le CAO accepte des demandes de subventions de fonctionnement de nouveaux candidats cette année?
  
  Non. Aucun programme de fonctionnement du CAO n'acceptera de nouveaux candidats en 2021. Dès qu’un programme donné acceptera de nouveaux candidats, il en sera fait mention sur la page web du programme.

• Je ne peux pas accéder à la boîte aux lettres ou à la case postale de mon organisme en raison de la pandémie. Est-ce que nous pouvons recevoir le versement de la subvention par dépôt direct plutôt que par chèque?
  
  Nous ne pouvons malheureusement pas verser le paiement par dépôt direct. Vous pouvez cependant nous donner une adresse postale temporaire en actualisant le profil de votre organisme dans Nova.   

• Est-ce que le CAO accorde une aide financière supplémentaire aux bénéficiaires de subventions de fonctionnement?
  
  Dans le cadre de son budget de 2020, le gouvernement de l’Ontario a accordé un financement ponctuel aux bénéficiaires de subventions de fonctionnement du CAO ayant des revenus annuels totalisant plus de 1 million de dollars. Ce financement vient les aider à couvrir les pertes attribuables à la pandémie pour qu’ils puissent demeurer solvables et se préparer au moment où ils pourront rouvrir entièrement leurs installations, offrir une programmation complète et accueillir à nouveau les visiteurs et le public. Le CAO administre ce fonds de 24 millions de dollars au nom du ministère des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture.
  
  Les bénéficiaires admissibles ont été informés du montant de leur paiement et d'autres détails le 9 mars 2021. Le montant des paiements versés aux organismes fût déterminé en fonction d'un pourcentage de leur plus récente subvention de fonctionnement du Conseil des arts de l'Ontario. Les bénéficiaires devront rendre compte des résultats de ce financement de soutien à la reprise.  

Programmes de projets

• Est-ce que le CAO accepte toujours des demandes de subventions de projets?
  
  Oui, nous acceptons toujours les demandes de subventions pour tous les programmes, sauf pour les programmes Tournées – projets, Développement des marchés – aide au déplacement, Développement des marchés – projets et Bourses Chalmers de recherche artistique, qui ont été suspendus pour l’année en cours.
  
  Nous avons lancé un programme provisoire, Artistes et diffuseurs – projets de collaboration, pour favoriser le développement continu des relations entre les artistes et les diffuseurs pendant la suspension des dates limites de nos programmes de tournées et de développement des marchés en 2021. Ce programme soutiendra quelques-unes des activités subventionnées auparavant par les programmes suspendus.
  
  Le personnel du CAO se tient à votre disposition pour vous aider lorsque vous préparez votre demande. Nous continuons de faire évaluer par les pairs les demandes aux programmes de projets (par le biais de réunions virtuelles des groupes d'évaluateurs), de publier les résultats et de verser les subventions. Nous sommes en bonne position depuis que nous avons mis en ligne notre processus de subvention par le biais de Nova il y a trois ans.  

• Est-ce que le CAO a des programmes de subventions de projets spécifiques qui répondent aux défis de la COVID-19?
  
  Pas en ce moment. Plus tard au cours de 2021, le CAO attribuera un million de dollars supplémentaires aux artistes individuels de l'Ontario au nom du ministère des Industries du patrimoine, du sport, du tourisme et de la culture. Le ministère annoncera prochainement les détails du processus de demande pour les particuliers.
  
  En 2020, le CAO a créé l’Initiative de réponse du milieu des arts pour aider les artistes individuels, les groupes ad hoc, les collectifs et les organismes artistiques à relever les défis de la pandémie de COVID-19. Comme il s’agissait d’une réaffectation de fonds ponctuelle, il n'y aura pas d'autres dates limites. 
    

Bénéficiaires de subventions de projets

• J'ai reçu une subvention de projet, mais mon activité subventionnée par le CAO a été annulée, reportée ou modifiée en raison de la COVID-19. Que dois-je faire? 
  
  Nous comprenons que les bénéficiaires de subventions peuvent avoir besoin de faire une pause, de modifier ou d'annuler leurs activités, et d'ajuster les objectifs et les dates. Donnez-vous le temps de réfléchir à différentes solutions et d'explorer d'autres pistes. Une fois que vous êtes en mesure de continuer, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :

  • Faire une pause ou reporter

    Si vous avez besoin de plus de temps pour terminer le projet, soumettez une demande d’approbation de ce changement par l’intermédiaire de Nova (voir les instructions sous « Modifier » ci-dessous).  Vous pouvez demander un report de la date d’échéance du rapport final en même temps que la demande d’approbation de vos changements. 
    
    Remarque : Si vous ne savez pas quand vous terminerez le projet, vous pouvez laisser le rapport final en souffrance pour le moment, mais gardez à l’esprit que vous ne pourrez pas soumettre une nouvelle demande au CAO ou recevoir d’autres subventions tant que vous n’aurez pas soumis le rapport. De plus, si vous êtes membre d’un collectif ou d’un groupe ad hoc, l’état de votre rapport final peut avoir une incidence sur l’admissibilité des autres membres aux programmes du CAO.

  • Modifier

    Vous devez faire approuver au préalable tout changement significatif concernant le format de présentation, les principaux collaborateurs, le budget, la programmation, la durée, le calendrier et les lieux des activités subventionnées. Le ou la responsable doit examiner les changements proposés pour confirmer que votre projet modifié est toujours admissible et qu’il conserve un assez grand nombre des éléments originaux qui ont motivé les évaluateurs à recommander la subvention.
    
    Toutes les demandes pour faire approuver des changements doivent désormais se faire par le biais de Nova. Vous pouvez demander un report de la date d’échéance du rapport final en même temps que la demande d’approbation de vos changements.
    
    Faites une demande en suivant les étapes suivantes :
    • Connectez-vous à votre compte Nova.
    • Dans la section Mes demandes de votre page d’accueil, sélectionnez l’onglet Subventions.
      • Remarque : Si votre profil personnel est affilié à un collectif, un groupe ad hoc ou un organisme, vous devrez peut-être passer au profil correct après vous être connecté.
    • Cliquez sur la ligne de la demande qui correspond à votre projet.
    • Dans le coin supérieur gauche de la demande, cliquez sur le bouton rouge Demande d’approbation de modification de projet.
    • Cliquez sur Continuer et suivez les instructions pour envoyer un message au responsable du programme par le biais de Nova.

  • Annuler

    Si votre projet est annulé, utilisez votre subvention comme prévu pour les dépenses non remboursables déjà encourues et pour vous acquitter de vos obligations financières envers les artistes, les collaborateurs, les lieux de spectacle ou les autres partenaires contractuels. Vous pouvez également affecter une partie de votre subvention à la perte de revenus si les revenus prévus étaient inscrits dans votre budget. Si vous devez faire face à des frais d'annulation ou à des pénalités, utilisez la subvention pour couvrir ces frais imprévus également. Si vous pouvez prouver que la totalité de votre subvention a été dépensée pour des frais non remboursables, indiquez-le dans votre rapport final et indiquez aussi tout écart par rapport à votre budget initial.  
  Si vous avez des doutes sur la marche à suivre, votre responsable de programme vous conseillera sur les possibilités envisageables. Ne soumettez pas de rapport final pour un projet incomplet, à moins que votre responsable de programme ne vous ait demandé de le faire.

• Mon projet a été annulé, et j'ai dû dépenser la totalité de ma subvention pour couvrir les frais déjà engagés. Est-ce que je peux faire une nouvelle demande si mon projet est reconduit?
  
  Si votre projet est reprogrammé en raison de la COVID-19, vous pourrez présenter une nouvelle demande au programme pour de nouvelles dépenses liées au projet remanié. Vous pouvez également demander une nouvelle subvention de projet pour une phase ou un élément différent du projet. 
   
• Je ne peux pas accéder à ma boîte aux lettres ou à ma case postale en raison de la pandémie. Est-ce que je peux recevoir le versement de la subvention par dépôt direct plutôt que par chèque?
  
  Nous ne pouvons malheureusement pas verser le paiement par dépôt direct. Vous pouvez cependant nous donner une adresse postale temporaire en actualisant votre profil dans Nova.  


• J’ai terminé un projet pour lequel j’ai reçu une subvention, mais en raison de la pandémie, je ne peux pas soumettre le rapport final à temps. Que dois-je faire?
  
  Nous comprenons que la COVID-19 a des incidences sur la capacité des bénéficiaires de subventions de rédiger leurs rapports. Vous avez peut-être du mal à communiquer avec les partenaires du projet, à rassembler la documentation requise ou à trouver le temps de préparer votre rapport final tout en faisant face aux répercussions de la pandémie.
  
  Si vous (ou d’autres membres de votre collectif ou groupe ad hoc) ne préparez pas actuellement une nouvelle demande au CAO, vous pouvez laisser le rapport final en souffrance pour le moment. Si votre projet est terminé, soumettez le rapport final quand vous serez en mesure de le faire.
  
  Si, en raison de la pandémie, vous ne pouvez pas soumettre un rapport final dont la date d'échéance est dépassée et que cela vous empêche de faire une nouvelle demande au CAO, envoyez un courriel à votre responsable de programme.
  
  Si le projet a été retardé, veuillez attendre de pouvoir fournir un calendrier actualisé. Puis, faites une demande d’approbation de modification de projet (voir la première question de cette section). Vous pouvez demander un report de la date d’échéance du rapport final en même temps que la demande d’approbation de vos changements. Ne soumettez pas de rapport final pour un projet incomplet, à moins que votre responsable de programme ne vous ait demandé de le faire.

Candidats aux subventions de projets

• J'ai l'intention de soumettre une demande à un programme de projets, mais je ne peux pas le faire dans Nova en raison de la pandémie. Est-ce qu'il existe d'autres moyens de faire une demande?
  
  Si vous ne disposez pas d'un ordinateur ou d'une source Internet adéquate et que vous ne pouvez pas accéder à des sources publiques d'Internet (comme les bibliothèques) ou à des technologies empruntées dans le cadre des fermetures et des restrictions liées à la COVID-19, veuillez contacter l’administratrice ou l'administrateur du programme auquel vous souhaitez faire une demande. Il y a peut-être d’autres possibilités qui vous permettront de soumettre votre demande, en tout ou en partie, par d’autres moyens que Nova.
  
  Pour plus d'informations, veuillez consulter la politique du CAO sur les soumissions hors ligne pour les personnes ayant un accès limité à Internet. Veuillez noter que le CAO fait actuellement preuve de plus de souplesse que d'habitude et examinera les demandes qui ne relèvent pas du champ d'application ordinaire de la politique si elles sont liées à la pandémie.

• J'ai l'intention de soumettre une demande à un programme de projets. Il se peut que mes plans soient affectés par la COVID-19, mais je n’en ai pas la certitude. Que dois-je faire?
  
  Le CAO a ajouté une section COVID-19 à tous les formulaires de demande des programmes de projets. Cela vous permet de nous indiquer comment vous pourriez modifier vos plans si votre projet est touché par la COVID-19.
  
  Nous savons que cela pourrait être difficile à faire car personne ne sait encore quand la pandémie prendra fin ni quand les restrictions seront levées, mais une brève description des plans d'urgence que vous pourriez adopter si votre projet ne peut pas être réalisé comme prévu aidera à informer les évaluateurs de ce qui est faisable. Par exemple, si vous prévoyez d'organiser un atelier en personne, vous pouvez indiquer qu'il vous serait possible de le faire au besoin en ligne.
   

Déplacements, tournées et rassemblements de personnes

• Est-ce que le CAO accepte toujours les demandes pour des projets de tournée?
  
  Étant donné l'évolution constante de la pandémie de COVID-19 et les changements des directives de santé publique en matière de déplacements et de rassemblements publics, le CAO va réexaminer le programme Tournées – projets afin de mieux servir le secteur des arts de l'Ontario. Dans cette optique, le CAO a pris la décision de suspendre le programme pour l’exercice en cours.
  
  La dernière date limite du programme a donné au CAO l'occasion de comprendre les nouveaux éléments dont il faut tenir compte dans la planification des tournées, à mesure que les artistes, les organismes artistiques et les diffuseurs s'adaptent à la pandémie. Ces nouveaux éléments comprennent entre autres les restrictions de déplacement et les périodes de quarantaine, l’incertitude liée au prix des billets d'avion, les mesures à prendre pendant les tournées et les présentations pour assurer la santé et la sécurité des artistes et des publics, et les moyens de développer d'autres modèles de partenariat pour la diffusion d’œuvres auprès de publics non locaux. 
  
  Nous avons lancé un programme provisoire, Artistes et diffuseurs – projets de collaboration, pour favoriser le développement continu des relations entre les artistes et les diffuseurs pendant la suspension des dates limites de nos programmes de tournées et de développement des marchés en 2021. Ce programme soutiendra quelques-unes des activités subvntionnées auparavant par les programmes suspendus.
   
• Je compte soumettre une demande comportant un déplacement ou des rassemblements. Étant donné l'incertitude qui entoure l’impact et les conséquences à venir de la COVID-19, comment dois-je présenter mes plans?
  
  Nous vous conseillons de vous tenir au courant des informations les plus récentes sur la COVID-19 en provenance d'autorités de santé publique fiables et de tenir rigoureusement compte de la sécurité et des risques lorsque vous planifiez le format, les lieux et le calendrier du projet que vous proposez.
  
  Personne ne sait combien de temps les restrictions resteront en vigueur, mais il est peut-être préférable de reporter votre déplacement ou vos rassemblements, de les modifier pour une activité qui ne nécessite ni déplacement ni contact en personne (comme un échange en ligne), ou de supprimer complètement cet aspect de votre projet.
  
  Si vos plans prévoient des déplacements ou des rassemblements – tournées, spectacles, répétitions, ateliers, conférences, etc. – justifiez-les rigoureusement et utilisez la section COVID-19 du formulaire de demande du programme du projet pour nous indiquer comment vous pourriez modifier vos plans si votre projet est affecté par la COVID-19.
  
  Voir la section Candidats aux subventions de projets de cette FAQ pour des conseils sur la description des mesures de rechange dans votre demande.


• J'ai déjà reçu une subvention pour un déplacement ou un événement/rassemblement, mais je ne peux pas avancer dans mon projet en raison des mesures de sécurité publique actuelles. Que dois-je faire?
  
  Le CAO vous demande de vous conformer aux dernières exigences des autorités gouvernementales concernant les déplacements et les rassemblements pendant la pandémie de COVID-19. Voir la section Bénéficiaires de subventions de projets et la section Bénéficiaires de subventions de fonctionnement de cette FAQ pour des conseils sur les annulations ou les modifications de vos activités subventionnées par le CAO.
   
• J'ai déjà soumis une demande qui comprend des déplacements et/ou des rassemblements qui sont en conflit – ou sont susceptibles d'être en conflit – avec les mesures officielles de sécurité publique. Que dois-je faire?
  
  Une fois la demande soumise, aucun changement ou ajout ne peut y être apporté. Les candidats doivent songer aux défis possibles reliés à la pandémie et inclure des plans de contingence dans leur demande.
  
  Si, après avoir soumis votre demande mais avant d’avoir reçu votre lettre de notification, vous réalisez que votre projet ne peut plus avoir lieu, nous vous recommandons de retirer votre demande le plus tôt possible après la date limite. Dans ce cas, veuillez contacter l’administratrice ou l'administrateur du programme. Il sera peut-être possible d’adapter le projet et de présenter une demande à un autre programme ou à une autre date limite après avoir retiré votre demande initiale.

• J'ai soumis une demande de participation à un événement (festival, conférence, activité de réseautage, par exemple) qui pourrait être annulé en raison de la COVID-19. Que dois-je faire?
  
  Si cet événement est annulé avant l'évaluation de votre demande, veuillez retirer votre demande le plus rapidement possible avant l'évaluation. Dans ce cas, veuillez contacter l’administratrice ou l'administrateur du programme. 
  
  Si l'événement est annulé après que vous avez reçu la subvention et avant que vous ayez engagé des dépenses, contactez l’administratrice ou l'administrateur de votre programme pour rendre la subvention au CAO.