Mises à jour, questions-réponses et ressources

Le CAO a actualisé sa FAQ pour vous aider à vous y retrouver dans nos informations. Des mises à jour seront affichées dès qu'il y aura de nouvelles informations. Des informations actualisées figureront également dans les pages web des programmes pertinents et dans Nova, le système de subventions en ligne du CAO. Certaines mises à jour seront également communiquées dans les médias sociaux.

• Personnel et fonctionnement du CAO
• Bénéficiaires de subventions de fonctionnement
• Programmes de projets
• Bénéficiaires de subventions de projets
• Candidats aux subventions de projets
• Déplacements et rassemblements de personnes

Personnel et fonctionnement du CAO

Bénéficiaires de subventions de fonctionnement

• Est-ce que les demandes de subventions de fonctionnement renouvelées seront évaluées par des pairs cette année?
  
  Non. Les dates limites et les évaluations des programmes de fonctionnement ont été suspendues. Nous comprenons qu'il est difficile de préparer et d'évaluer les demandes de subventions de fonctionnement alors que la situation de la COVID-19 continue toujours d'évoluer. Nous comprenons aussi qu'il est nécessaire de disposer de liquidités pour maintenir les activités de fonctionnement de votre organisme et avons l'intention de verser le plus tôt possible les paiements des subventions de fonctionnement pour 2021. 
   
• J'ai déjà soumis la demande de subvention de fonctionnement de mon organisme. Est-ce qu'elle sera évaluée?
  
  Non. Il n'y aura pas de comité d'évaluation par les pairs en 2020. Votre demande sera examinée par votre responsable afin de s'assurer que votre organisme continue à répondre aux exigences du programme.
   
• Je n'ai pas encore fait une demande de subvention de fonctionnement pour 2020-2021. Est-ce que je devrai le faire?
  
  Vous ne devrez pas soumettre une demande de fonctionnement complète pour cette année si vous ne l'avez pas encore fait. Le CAO pourrait vous demander à l'automne des informations actualisées sur l’exercice en cours et l’exercice prévu. Vous recevrez un préavis et des conseils suffisamment à l'avance.
   
• Quand est-ce que les paiements des subventions de fonctionnement pour 2020-2021 seront versés?
  
  Nous avons l'intention de verser un pourcentage des paiements des subventions de fonctionnement dès que nous le pourrons. Le solde de votre allocation de subvention sera versé plus tard dans l'année, une fois que vous aurez fourni des informations actualisées sur l’exercice en cours et prévu. Des lignes directrices pour ces mises à jour seront communiquées durant l'été 2020.
   
• Comment est-ce que le CAO déterminera le montant de la subvention de fonctionnement de mon organisme pour 2020-2021?
  
  Le montant de la subvention de votre organisme sera basé sur le niveau de votre subvention de 2019-2020 et sur le contexte budgétaire de 2020-2021 du CAO. Il n’y aura aucune augmentation ou réduction de la subvention en fonction de l'évaluation.
   
• Est-ce que mon organisme devra rembourser des fonds si nos plans sont annulés ou modifiés en raison de la COVID-19? Est-ce que nous devrons reprogrammer les activités à une date ultérieure?
  
  En tant que bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement, vous ne devrez pas rembourser les fonds au CAO si vos plans ne peuvent pas se dérouler comme prévu initialement, et vous ne devrez pas non plus reprogrammer les activités. Si vous vous êtes engagé financièrement envers des artistes, des collaborateurs, des lieux de spectacles ou d'autres partenaires contractuels, utilisez la subvention comme prévu pour couvrir ces obligations. Si vous devez maintenant faire face à des frais d'annulation ou à des pénalités, vous pouvez également utiliser la subvention pour couvrir ces frais imprévus.
   
• Mon organisme a fait cette année une demande à un programme de fonctionnement pour la première fois. Est-ce que ma demande sera évaluée?
  
   Si c'est la première fois que vous faites une demande à un programme de fonctionnement, le CAO vous contactera pour de plus amples informations sur votre demande.
   

Programmes de projets

• Est-ce que le CAO accepte toujours des demandes de subventions?
  
  Oui, nous acceptons toujours les demandes de subventions, sauf pour le programme Développement des marchés – aide au déplacement, qui a été suspendu pendant que nous examinons de nouvelles façons de soutenir les activités de développement des marchés. Nous n’acceptons pas non plus les demandes pour des activités comportant des déplacements ou des rassemblements de personnes qui doivent se tenir avant le 30 juin 2020. Cette date du 30 juin pourrait être prolongée en fonction de l'évolution de la situation liée à la COVID-19.
  
  Le personnel du CAO se tient à votre disposition pour vous aider lorsque vous préparez votre demande. Nous continuons de faire évaluer par les pairs les demandes aux programmes de projets (par le biais de réunions virtuelles des groupes d'évaluateurs), de publier les résultats et de verser les subventions. Nous sommes en bonne position depuis que nous avons mis en ligne notre processus de subvention par le biais de Nova il y a trois ans.
   
• Est-ce que les dates limites de certains programmes de projets ont été prolongées?
  
  Oui, nous avons prolongé de deux semaines toutes les dates limites des programmes de projets du printemps. Cela donnera aux candidats plus de temps pour faire des plans et soumettre leur demande. Nous espérons pouvoir annoncer les résultats dans les délais habituels, mais il pourrait y avoir de légers retards. 
  
  Nous allons peut-être prolonger d'autres dates limites en fonction de l'évolution de la situation liée à la COVID-19. Toute autre prolongation des dates sera affichée ici, sur les pages web du programme pertinent et dans Nova.
   

Bénéficiaires de subventions de projets

• Je dois soumettre un rapport final sur mon projet subventionné, mais je ne peux pas le terminer à temps en raison de la situation liée à la COVID-19. Que dois-je faire?
  
  Nous comprenons que la COVID-19 a des incidences sur la capacité des bénéficiaires de subventions de terminer leurs projets ou de rédiger leurs rapports.
  
  Si vous avez besoin de plus de temps pour terminer votre projet ou votre rapport, envoyez un courriel à votre responsable pour demander une prolongation de la date d'échéance du rapport final. Vous devrez peut-être fournir des informations supplémentaires sur les plans et les calendriers actualisés. Si la prolongation est approuvée, la nouvelle date d'échéance du rapport final apparaîtra dans votre profil Nova.
   
• J'ai reçu une subvention de projet, mais mon activité subventionnée par le CAO a été annulée, reportée ou modifiée en raison de la COVID-19. Que dois-je faire? 
  
  Nous comprenons que les bénéficiaires de subventions peuvent avoir besoin de faire une pause, de modifier ou d'annuler leurs activités, et d'ajuster les objectifs et les dates. Donnez-vous le temps de réfléchir à différentes solutions et d'explorer d'autres pistes. Une fois que vous êtes en mesure de continuer, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :

  • Faire une pause ou reporter

    Si vous avez besoin de plus de temps pour terminer le projet ou préparer le rapport final, contactez votre responsable et demandez une prolongation de la date d'échéance du rapport.

  • Modifier

    Si votre projet doit être modifié, contactez votre responsable pour demander l’autorisation de faire des changements (dates, lieu, salle, format, p. ex.), compte tenu des derniers avis et restrictions du gouvernement concernant la COVID-19.

  • Annuler

    Si votre projet est annulé, utilisez votre subvention comme prévu pour les dépenses non remboursables déjà encourues et pour vous acquitter de vos obligations financières envers les artistes, les collaborateurs, les lieux de spectacle ou les autres partenaires contractuels. Vous pouvez également affecter une partie de votre subvention à la perte de revenus si les revenus prévus étaient inscrits dans votre budget. Si vous devez faire face à des frais d'annulation ou à des pénalités, utilisez la subvention pour couvrir ces frais imprévus également. Si vous pouvez prouver que la totalité de votre subvention a été dépensée pour des frais non remboursables, indiquez-le dans votre rapport final et indiquez aussi tout écart par rapport à votre budget initial.  
  À ce stade, contactez votre responsable uniquement si vous avez des plans actualisés qui doivent être approuvés ou si vous ne pouvez pas soumettre un rapport final dont la date d'échéance est dépassée, ce qui vous empêche de faire une nouvelle demande au CAO. Si vous avez des doutes sur la marche à suivre, votre responsable vous conseillera sur les possibilités envisageables.
   
• J'ai reçu une subvention de projet pour un événement / une tournée qui ont été annulés, et le diffuseur n'est pas en mesure de payer le cachet des artistes convenu. Est-ce que je peux utiliser ma subvention pour me payer moi-même et payer mes collaborateurs?
  
  Oui, le paiement du cachet des artistes est un principe fondamental du CAO. Nous nous attendons à ce que les diffuseurs paient les artistes pour les prestations annulées, et nous espérons qu'ils le feront, mais si, pour une raison quelconque, le diffuseur n'est pas en mesure de payer le cachet des artistes, vous pouvez payer ces cachets ainsi que les coûts admissibles déjà encourus, jusqu'à concurrence du montant total de la subvention.
   
• Mon projet a été annulé, et j'ai dû dépenser la totalité de ma subvention pour couvrir les frais déjà engagés. Est-ce que je peux faire une nouvelle demande si mon projet est reconduit?
  
  Si votre projet est reprogrammé en raison de la COVID-19, vous pourrez présenter une nouvelle demande au programme pour de nouvelles dépenses liées au projet remanié. Vous pouvez également demander une nouvelle subvention de projet pour une phase ou un élément différent du projet.
   

Candidats aux subventions de projets

• J'ai l'intention de soumettre une demande à un programme de projets, mais je ne peux pas le faire dans Nova en raison de la pandémie. Est-ce qu'il existe d'autres moyens de faire une demande?
  
   Si vous ne disposez pas d'un ordinateur ou d'une source Internet adéquate et que vous ne pouvez pas accéder à des sources publiques d'Internet (comme les bibliothèques) ou à des technologies empruntées dans le cadre des fermetures et des restrictions liées à la COVID-19, veuillez contacter l’administratrice du programme auquel vous souhaitez faire une demande. Il y a peut-être d’autres possibilités qui vous permettront de soumettre votre demande, en tout ou en partie, par d’autres moyens que Nova.
   
• J'ai l'intention de soumettre une demande à un programme de projets, mais je ne peux pas obtenir certains éléments obligatoires de la demande en raison de la fermeture d'entreprises et de services. Que dois-je faire? 
  
  Nous comprenons bien qu'il est peut-être difficile ou impossible d'obtenir en ce moment certains éléments obligatoires de la demande (lettres de confirmation des écoles, p. ex.). Nous vous aiderons pour que ces contraintes ne constituent pas un obstacle à votre demande. Veuillez contacter votre responsable pour discuter des détails particuliers de votre situation.
   
• J'ai l'intention de soumettre une demande à un programme de projets. Il se peut que mes plans soient affectés par la COVID-19, mais je n’en ai pas la certitude. Que dois-je faire?
  
  Le CAO a ajouté une section COVID-19 à tous les formulaires de demande des programmes de projets. Cela vous permet de nous indiquer comment vous pourriez modifier vos plans si votre projet est touché par la COVID-19.
  
  Nous savons que cela pourrait être difficile à faire car personne ne sait encore quand la pandémie prendra fin ni quand les restrictions seront levées, mais une brève description des plans d'urgence que vous pourriez adopter si votre projet ne peut pas être réalisé comme prévu aidera à informer les évaluateurs de ce qui est faisable. Par exemple, si vous prévoyez d'organiser un atelier en personne en septembre, vous pouvez indiquer qu'il vous serait possible de le faire au besoin en ligne.
  
  Selon l'évolution de la situation liée à la COVID-19, les bénéficiaires de subventions devront peut-être confirmer que les plans sont mis en œuvre avant que les subventions leur soient versées.
   

Déplacements et rassemblements de personnes

• Pourquoi est-ce que le CAO ne subventionne pas les déplacements ou les rassemblements de personnes d'ici au 30 juin 2020?
  
  Le CAO ne peut pas accorder de nouvelles subventions pour des activités proposées qui contreviennent aux restrictions actuelles du gouvernement en matière de déplacements et de rassemblements de personnes. Personne ne sait combien de temps les restrictions resteront en vigueur, mais le CAO surveillera les derniers développements et pourrait prolonger ses propres restrictions de financement en conséquence.
  
  Cette politique vise tous les programmes de projets qui subventionnent des activités liées aux déplacements et aux rassemblements de personnes, y compris les tournées, les spectacles, les répétitions, les ateliers, les conférences. Les candidats qui ont proposé des activités de ce genre devant avoir lieu avant le 30 juin seront invités à soumettre des plans révisés de leur projet. Si cela n'est pas possible, les demandes seront jugées non admissibles et seront retirées. 
  
  Cette date du 30 juin pourrait être prolongée en fonction de l'évolution de la situation liée à la COVID-19. Veuillez consulter régulièrement cet espace pour des informations actualisées. 
   
• J'ai déjà reçu une subvention pour un déplacement ou pour un événement/rassemblement de personnes avant le 30 juin 2020. Que dois-je faire?
  
  Le CAO vous demande de vous conformer aux dernières exigences des autorités gouvernementales concernant les déplacements et les rassemblements de personnes pendant la pandémie de COVID-19. Voir les lignes directrices décrites dans les sections sur les programmes de projets et les programmes de fonctionnement de cette FAQ. Vous y trouverez des conseils sur les annulations ou les modifications de vos activités subventionnées par le CAO.
   
• J'ai déjà soumis une demande qui comprend des déplacements et/ou des rassemblements de personnes avant le 30 juin 2020. Que dois-je faire?
  
    Si c'est possible, veuillez soit reporter votre déplacement ou vos rencontres en personne au mois de juillet ou plus tard, soit les modifier pour une activité qui ne nécessite pas de déplacement ou de contact en personne (comme un échange en ligne), soit les supprimer complètement. Vous avez deux possibilités : vous pouvez indiquer ceci dans la section supplémentaire de votre demande de subvention de projet, à l’endroit réservé à la description de toute mesure d'urgence liée à la COVID-19, ou vous pouvez contacter votre responsable.
  
  Votre projet sera évalué à condition que vous ayez fourni, avant l'évaluation, une explication écrite de la manière dont le projet peut se poursuivre sans déplacement ni rassemblement de personnes avant le 30 juin 2020. 
  
  S'il est impossible de reporter, de modifier ou de supprimer ces activités, vous devez retirer votre demande le plus tôt possible. Si votre demande n'est pas retirée avant l'évaluation, elle sera jugée non admissible.
   
• J'ai soumis une demande de participation à un événement (festival, conférence, activité de réseautage, p. ex.) qui pourrait être annulé en raison de la COVID-19. Que dois-je faire?
  
  Si cet événement est annulé avant l'évaluation de votre demande, vous devez retirer votre demande le plus rapidement possible avant l'évaluation.
  
  Si l'événement est annulé après que vous avez reçu la subvention et avant que vous ayez engagé des dépenses, contactez l’administratrice de votre programme pour rendre la subvention au CAO.