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Ontario Arts Council

Guide des programmes de fonctionnement du CAO

Les programmes de fonctionnement du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) subventionnent les organismes sans but lucratif et les éditeurs de livres ou de périodiques à but lucratif de l’Ontario qui répondent aux critères d’évaluation pour un soutien continu. 

Ce guide contient des renseignements essentiels sur les programmes de fonctionnement du CAO, notamment en ce qui concerne l’admissibilité, le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.

Vous trouverez sur la page web des différents programmes de fonctionnement de plus amples détails sur l’admissibilité.

Le Guide comprend les éléments suivants :  

Pour obtenir des renseignements

La ou le responsable du programme du CAO est la personne ressource principale pour toutes les questions ayant trait à l’admissibilité aux programmes de fonctionnement, aux politiques du CAO en matière de programmes de fonctionnement et à son processus d’évaluation par les pairs.
Consultez la liste du personnel du CAO  pour leurs coordonnées.
Pour obtenir une assistance technique si vous avez des problèmes avec le système de demandes de subvention en ligne Nova du CAO, communiquez : Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français.

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Critères d’admissibilité

Pour demander une subvention de fonctionnement, votre organisme doit :
  • Être constitué en société sans but lucratif en Ontario OU être constitué en société sans but lucratif au niveau fédéral avec son siège social en Ontario.
  • Être dirigé par des cadres professionnels.
  • Compter à son actif, à la date de la demande, au moins deux ans de programmation soutenue, régulière et continue dans son milieu. (Un organisme qui ne répond pas à ce critère peut présenter une demande de subvention de projet.)
  • Disposer d’une variété de sources de revenus, par exemple du secteur privé et du secteur public.
  • Être dirigé par un conseil d’administration ou un organe consultatif qui assume l’entière responsabilité de l’organisme.
  • Bénéficier d’un appui et d’une participation communautaires qui se manifestent par au moins l’un des moyens suivants : adhésion de membres, collecte de fonds, bénévolat.
  • Faire preuve d’une bonne gestion financière.
  • Être inscrit auprès de CADAC (Canadian Arts Database/Données sur les arts au Canada).
  • Soumettre avec la demande une vérification des résultats financiers du dernier exercice terminé. Le type d’états financiers exigé dépend du montant de la subvention demandée et de la taille du budget annuel de l’organisme, comme suit :
    • Pour les demandes de plus de 30 000 $ : états financiers vérifiés.
    • Pour les demandes de 10 001 $ à 30 000 $ : rapport de mission d’examen (ou, si possible, états financiers vérifiés).
    • Pour les demandes de 10 000 $ ou moins présentées par des organismes dont les revenus sont de 100 000 $ ou plus : rapport de mission d’examen (ou, si possible, états financiers vérifiés).
    • Pour les demandes de 10 000 $ ou moins présentées par des organismes dont les revenus sont inférieurs à 100 000 $ : états financiers non vérifiés (ou, si possible, rapport de mission d’examen ou états financiers vérifiés). Les états financiers non vérifiés doivent être préparés selon le format du modèle de comptabilité du CADAC, qui se trouve avec son guide d’utilisation ici : www.thecadac.ca/cms/fr/guides_FR.html.
Si vous ne soumettez pas le type d’états financiers exigé, votre demande de subvention sera abaissée à un niveau admissible. Les éditeurs de livres et de périodiques à but lucratif ont des critères d’admissibilité différents. Consultez la page du programme Édition – fonctionnement pour les détails.

En plus des critères précédents, tous les candidats des programmes de fonctionnement doivent satisfaire aux critères propres au programme. Consultez la page de votre programme pour les détails. 
 


Nouveaux candidats à un programme de fonctionnement du CAO

Les organismes sont considérés comme de « nouveaux candidats » :

  • s’ils font pour la première fois une demande à un programme de fonctionnement du CAO;

ou

  • s’ils ont reçu une subvention de fonctionnement par le passé, mais n’en ont pas reçu au cours de l’année qui précède la demande.

Les nouveaux candidats doivent :

  • avoir des revenus d’au moins 75 000 $ lors de leur dernier exercice financier ainsi que des prévisions du même ordre pour l’exercice en cours et l’exercice de la demande; 
  • répondre aux critères particuliers qui sont précisés sur la page web du programme;
  • consulter le ou la responsable du programme avant de faire une demande de subvention de fonctionnement.

IMPORTANT
Les nouveaux candidats peuvent faire une demande uniquement lors de l’exercice 1 d’un cycle pluriannuel et peuvent demander une subvention annuelle. L’année au cours de laquelle les nouveaux candidats peuvent demander une subvention de fonctionnement est indiquée sur la page web du programme.
 

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Les candidats qui bénéficient de subventions annuelles de fonctionnement du CAO doivent être :

  • de nouveaux candidats à un programme de fonctionnement du CAO;
  • des organismes artistiques admis à un programme de fonctionnement en tant que nouveau candidat au cours des deux dernières années d’un cycle pluriannuel du programme; et
  • des organismes artistiques dont le financement a été réduit par le CAO à la suite de l’évaluation de l’année précédente ou de l’année en cours.

Un organisme artistique qui reçoit une subvention pluriannuelle est invité à présenter une demande pour une subvention pluriannuelle à la prochaine date limite pour soumettre une demande. Un organisme artistique qui reçoit une subvention annuelle sera invité à soumettre une demande pour un financement pluriannuel lors de la prochaine date limite de l’an 1 si sa subvention n’a pas été réduite à la suite de l’évaluation de l’année précédente.
 

Les candidats soutenus par une subvention de fonctionnement pluriannuelle du CAO :

  • ont reçu une subvention de fonctionnement du CAO pendant les deux dernières années consécutives;
  • ont une direction artistique, une direction organisationnelle et un conseil d’administration stables, dotés de plans pour parer à toute transition;
  • ont un plan à long terme;
  • ont un budget équilibré;

    ou

    lorsqu’il a un déficit accumulé supérieur à 10 % de son budget de l’an dernier ou un déficit de l’actif net non affecté supérieur à 25 %, l’organisme artistique doit avoir un plan de réduction du déficit qui réduit son déficit cumulatif au cours des trois prochaines années.

Dans le cas d’un organisme en état de grande instabilité, le CAO peut transférer le candidat du cycle pluriannuel au cycle annuel et le faire évaluer par un comité d’évaluation.

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IMPORTANT

Le CAO n’accepte pas les demandes à un programme de fonctionnement des organismes suivants :

  • Les organismes dont le rapport sur une subvention antérieure octroyée par le CAO est en retard ou incomplet.
  • Les municipalités, universités, collèges, conseils scolaires, Premières Nations et écoles administrées par une Première Nation ou une autorité scolaire autochtone.

Un organisme ne peut recevoir qu’une seule subvention de fonctionnement du CAO. Un organisme ne peut pas présenter une demande à un autre programme de subventions de fonctionnement du CAO à moins d’avoir été avisé que sa demande a été refusée.

 

Restrictions des programmes de fonctionnement

  • Les organismes artistiques ne sont admissibles qu’à une seule subvention de fonctionnement du CAO.
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement ne peuvent pas faire une demande à un programme de projet si leur rapport final sur une subvention antérieure est en retard.
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent faire une demande au programme Compas et au programme Tournées – projets. Ils peuvent aussi être admissibles à d’autres programmes de projets. Consultez la page web du programme pour plus de détails. 
  • Les bénéficiaires d’une subvention de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par année. Consultez la page web du programme pour plus de détails.
    • Si vous soumettez deux demandes de subventions de projets pendant l’année, vous ne pouvez pas en soumettre une troisième à moins d’avoir été avisé qu’une des deux demandes a été refusée.
    • Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois.
    • Les demandes au programme Fonds de mobilisation créative pour mettre fin à la violence et au harcèlement sexuels en Ontario ne sont pas comptabilisées dans ce total.

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Date limite des demandes

Tous les programmes de fonctionnement du CAO acceptent les demandes jusqu’à 13 h HE le jour de la date limite. 

  • Les organismes qui doivent soumettre des rapports financiers et statistiques ainsi que des états financiers par l’entremise de CADAC (Canadian Arts Database/Données sur les arts au Canada) doivent avoir préparé et soumis les rapports et les états financiers avant 13 h HE le jour de la date limite.
  • Les demandes ainsi que les formulaires financiers et statistiques sont acheminés aux évaluateurs exactement comme soumis à la date limite.
  • Les candidats aux programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement du CAO n’utilisent pas le CADAC, mais ils doivent soumettre des renseignements financiers et statistiques ainsi que des états financiers dans NOVA avant 13 h HE le jour de la date limite.

Les prolongations des dates limites ne sont accordées qu’en cas de circonstances exténuantes et ne peuvent pas dépasser plus de 10 jours ouvrables. Les demandes de prolongation doivent être faites à la ou au responsable du programme pas plus de cinq jours ouvrables avant la date limite. Le CAO peut exiger une documentation dans certaines circonstances. Les demandes de prolongation exigent l’approbation du directeur général et certaines ne sont pas approuvées.

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Système de demandes en ligne Nova

Afin d’assurer un meilleur service aux candidats du CAO, à partir de 2017, toutes les demandes aux programmes de fonctionnement sont soumises en ligne dans Nova, le système de demandes en ligne du CAO.
 

Nova est une application pour navigateur Internet. Il suffit d’avoir un accès à Internet pour y avoir accès. Le site Web du CAO comporte des instructions vous expliquant la marche à suivre, de la création de votre « profil » à la soumission d’une demande.
 

Vous pouvez commencer à préparer votre demande deux mois avant la date limite d’un programme de fonctionnement. Lorsque l’accès au programme de fonctionnement est ouvert dans Nova, notre personnel d’assistance technique bilingue peut vous aider à régler les problèmes techniques qui peuvent survenir.
 

Le CAO n’accepte plus les demandes sur papier. Toutefois, comme le CAO s’est engagé à avoir un processus de demande accessible, certains accommodements sont possibles. Ceux-ci seront décrits dans notre nouvelle politique sur les accommodements qui sera publiée au début de 2017.

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Demandes de subvention de fonctionnement

Les demandes des programmes de fonctionnement du CAO comportent des questions communes à tous les programmes. Certains programmes ont des conseils de rédaction spécifiques pour vous aider à répondre à certaines questions. De plus, de nombreux programmes de fonctionnement vous demandent de fournir des renseignements précis au sujet de votre organisme, comme un plan de travail et une liste des membres de votre personnel et de votre conseil d’administration.
 

Tous les candidats doivent soumettre leurs rapports financiers et statistiques et leurs états financiers dans Canadian Arts Database/Données sur les arts au Canada (CADAC). 
 

N’oubliez pas que les jurés et conseillers qui évalueront votre demande ne savent que ce que vous leur dites. Comme vous ne pouvez pas supposer qu’ils sont au courant de votre travail, de votre communauté ou de votre contexte culturel, assurez-vous de leur fournir dans vos réponses tous les renseignements nécessaires pour comprendre et évaluer votre organisme.
 

IMPORTANT

Les évaluateurs utilisent les rapports financiers et statistiques pour évaluer la demande d’un organisme.

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Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada (CADAC) 

Le CAO collecte tous les renseignements financiers et statistiques dans la base de données nationale CADAC. Le CADAC est un système en ligne de collecte, de diffusion et d’analyse de données financières et statistiques des organismes artistiques canadiens (www.lecadac.ca).
 

Le CADAC a pour rôle de comparer les états financiers du dernier exercice terminé de l’organisme aux données financières dans le CADAC. Le CADAC communique directement avec votre organisme lorsque les chiffres ne concordent pas. Le CAO communique avec votre organisme au sujet des autres questions financières et statistiques ainsi que des changements à apporter.
 

Les autres bailleurs de fonds auxquels vous pouvez présenter des demandes ont aussi accès à vos renseignements financiers et statistiques dans le CADAC.
 

Le site Web du CADAC comporte de nombreuses fonctionnalités d’aide, notamment un guide de démarrage et un tutoriel vidéo. Vous pouvez aussi appeler le service d’assistance du CADAC au : 1-866-249-0296

Les candidats des programmes Publishing Organizations: Operating et Édition – fonctionnement n’utilisent pas le CADAC.

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Guide de saisie de renseignements financières et statistiques

Le modèle de comptabilité du CADAC est un outil qui peut vous aider à faire correspondre votre plan de comptes, votre système interne de rapports financiers, le rapport financier du CADAC et les états financiers.
 

Le CAO exige seulement une année de renseignements statistiques de votre « dernier exercice terminé/vérifié ». Nous utilisons les données statistiques réelles (et non des prévisions) pour suivre les tendances des organismes individuels, et nous les agrégeons pour nos travaux de recherche et de défense des intérêts.

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Aide pour les personnes sourdes ou handicapées

Les organismes qui ont pour mandat de servir les artistes sourds et les artistes handicapés, qui sont dirigés par des personnes handicapées (c’est-à-dire qui ont des membres de leur c.a. ou de leur personnel qui sont sourds ou qui s’identifient comme handicapés) et qui reçoivent une subvention de fonctionnement peuvent aussi inclure les dépenses d’accessibilité anticipées pour l’année de la demande de l’organisme.

  • Les frais admissibles comprennent les frais occasionnés pour rendre la programmation artistique de l’organisme accessible au public, aux participants ou aux apprenants, mais ils ne comprennent pas les dépenses en immobilisations ni les frais d’accessibilité indispensables à la vie de tous les jours.
  • Les demandes pour cette aide peuvent être faites après la soumission d’une demande si les besoins changent. Communiquez avec la ou le responsable qui administre le programme si vous avez des questions à ce sujet.

Le CAO distingue les artistes sourds des artistes handicapés en se fondant sur la définition de culturally deaf de la Société canadienne de l’ouïe, une expression qui désigne les personnes qui s’identifient et participent à la langue, à la culture et à la communauté des personnes sourdes.
 

Le CAO définit les artistes handicapés comme les personnes qui ont une déficience d’ordre physique, d’ordre mental ou en matière d’apprentissage, perceptible ou non, accompagnée d’effets à long terme, temporaires ou variables.
 

Pour des renseignements concernant la politique sur les normes d’accessibilité pour les services au public, cliquez ici.

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Processus d’évaluation et de prise de décision

Les demandes des programmes de fonctionnement du CAO sont évaluées par des comités d’évaluation. La ou le responsable du programme recommande l’octroi des subventions au directeur général (pour les subventions de 30 000 $ ou moins) et au conseil d’administration du CAO (pour les subventions supérieures à 30 000 $) en se fondant sur les éléments suivants :

  • l’évaluation des conseillers et des priorités de financement recommandées;
  • le plan stratégique et les politiques de financement du CAO; et
  • le budget du programme.

Les programmes de fonctionnement du CAO sont basés sur deux catégories de critères :

  • Qualité et contribution sur le plan artistique et/ou des services
  • Efficacité organisationnelle

Ces deux catégories sont d’importance égale dans l’évaluation d’une demande.

Les organismes sont évalués selon une échelle de cinq points :

  • 5 = excellent, 4 = bon, 3 = moyen, 2 = inférieur à la moyenne et 1 = graves réserves.

Votre organisme sera évalué en fonction du montant demandé, de son mandat, de l’envergure de ses activités et de l’environnement esthétique, géographique ou culturel dans lequel il évolue. En outre, les conseillers évaluent la mesure dans laquelle les activités de votre organisme répondent aux besoins des groupes prioritaires du CAO.
 

Les conseillers s’inspirent du Guide des indicateurs d’évaluation des programmes de fonctionnement du CAO pour évaluer les demandes. Pour en savoir plus long, consultez le Guide explicatif du processus d’évaluation du CAO.

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Critères d’évaluation

Qualité et contribution sur le plan artistique et/ou des services

Qualité artistique (25 %)

Dans leur évaluation de la qualité artistique d’un organisme, les conseillers tiennent compte des éléments suivants :

  • La vitalité du mandat et de la vision de l’organisme.
  • Le rapport entre, d’une part, le mandat et la vision de l’organisme et, d’autre part, ses réalisations, initiatives et objectifs.
  • Le niveau des activités artistiques de l’organisme. Il peut s’agir notamment d’activités de création, de production, de présentation, de performance, de design, d’écriture, d’exposition, de programmation, de publication, etc.

Contribution aux artistes, à la forme artistique et au milieu artistique (15 %)

Dans leur évaluation de la contribution d’un organisme aux artistes, à la forme artistique et au milieu artistique, les évaluateurs tiennent compte des éléments suivants :

  • L’appui que l’organisme assure aux artistes de l’Ontario en leur donnant l’occasion d’avoir des représentations, des expositions, des projections, des lectures, des publications ou du réseautage.
  • Le degré d’engagement à l’endroit des artistes canadiens, s’exprimant par une rémunération et des possibilités de perfectionnement professionnel.
  • Le degré d’engagement à l’endroit du développement d’œuvres canadiennes, qu’il s’agisse de création, de production, de présentation, d’exposition, de publication ou de programmation.
  • Le degré d’engagement à l’endroit d’activités artistiques qui reflètent les artistes et le milieu desservis par l’organisme.
  • Le rôle de l’organisme dans le développement de son domaine artistique.
  • Les rapports de l’organisme avec les milieux artistiques dans son ensemble. Il peut s’agir notamment de partage des ressources, de collaborations créatives et de possibilités de réseautage.

Contribution artistique aux groupes prioritaires du CAO (10 %)

Dans leur évaluation de la contribution d’un organisme aux groupes prioritaires du CAO, les conseillers tiennent compte de l’élément suivant :

  • Le degré d’engagement à l’endroit des groupes prioritaires du CAO tel qu’il se reflète dans la programmation et le choix des artistes.

Efficacité organisationnelle

Impact sur le public (20 %)

Dans leur évaluation de l’impact d’un organisme sur le public, les conseillers tiennent compte des éléments suivants :

  • La mesure dans laquelle l’organisme connaît ses publics et participants, et l’efficacité de ses plans de marketing ou activités de rayonnement pour les conserver.
  • La détermination de l’organisme à accroître ses publics ou le nombre des participants qui reflètent le milieu desservi, et l’efficacité de ses plans de marketing ou activités de rayonnement pour accroître ses publics ou le nombre de ses participants.
  • Le degré d’engagement à l’endroit de programmes d’éducation artistique visant des apprenants de tous les groupes d’âge dans la communauté desservie, et l’éventail de ces programmes. Il peut s’agir notamment de causeries d’artistes, de séances de questions-réponses, de causeries avant ou après un spectacle, de conférences et de démonstrations.
  • La capacité de l’organisme de s’assurer le soutien de l’ensemble de la communauté par l’entremise de commandites, de partenariats, de bénévolat et de financement.

Viabilité administrative et financière (20 %)

Dans leur évaluation de la santé administrative et financière d’un organisme, les conseillers tiennent compte des éléments suivants :

  • La mesure dans laquelle le conseil d’administration reflète le milieu desservi par l’organisme, et l’engagement du conseil d’administration à l’endroit du bien-être de l’organisme.
  • L’affectation appropriée des ressources humaines et financières à la réalisation des plans annuels et à long terme de l’organisme.
  • Le bien-être du personnel de l’organisme, manifeste par le maintien en poste des employés, les possibilités de perfectionnement professionnel et les stratégies de planification de la relève des cadres.
  • Un budget réaliste qui fait état d’un éventail de revenus gagnés, du secteur privé et du secteur public.
  • La démonstration, fondée sur des antécédents, de la capacité de l’organisme à obtenir les ressources financières ou autres nécessaires pour mener à bien ses activités et réagir aux changements de situation.
  • L’efficacité des plans de réduction du déficit de l’organisme (dans l’éventualité d’un déficit).

Contribution organisationnelle aux groupes prioritaires du CAO (10 %)

Dans leur évaluation de la contribution d’un organisme aux groupes prioritaires du CAO, les conseillers tiennent compte de l’élément suivant :

  • Le degré d’engagement à l’endroit des groupes prioritaires du CAO tel qu’il se reflète dans les publics, le personnel administratif, la composition du conseil d’administration, les activités de collaboration ainsi que dans les plans et l’affectation des ressources de l’organisme.

Les cotes des conseillers sont converties en notes combinées calculées sur 100 et réparties en 5 groupes :

  • A = 90-100, B+ = 80-89, B = 70-79, C = 60-69, D = <60.
  • Nouveaux candidats : Pour qu’un nouveau candidat puisse recevoir une subvention de fonctionnement, son évaluation doit le classer au moins dans le groupe B pour la catégorie Qualité et contribution sur le plan artistique et/ou des services et au moins dans le groupe C pour la catégorie Efficacité organisationnelle.

Recommandations de subventions : politique de financement de 2017-2018

L’acceptation d’une demande par le CAO ne garantit pas en soi l’octroi d’une subvention. Les recommandations en matière de subvention se basent sur la politique de financement des programmes de fonctionnement du CAO.
 

Organismes évalués au cours de l’exercice 1 d’un cycle pluriannuel

  • Les candidats classés dans les groupes A et B+ recevront la subvention de base, qui pourrait éventuellement être augmentée.
  • Les candidats classés dans le groupe B recevront la subvention de base.
  • Les candidats classés dans le groupe C verront leur subvention réduite de la manière suivante :
    • Réduction de 5 à 20 %, selon le nombre de réductions qui leur ont été appliquées au cours des cinq dernières années.
  • Les candidats classés dans le groupe D verront leur subvention réduite de la manière suivante :
    • Réduction de 15 à 100 %, selon le nombre de réductions qui leur ont été appliquées au cours des cinq dernières années.
  • Les nouveaux candidats qui ont obtenu au moins une note B dans la catégorie Qualité et contribution sur le plan artistique et/ou des services et au moins une note C dans la catégorie Efficacité organisationnelle recevront une subvention de fonctionnement. Le montant des subventions accordées aux nouveaux candidats est déterminé de la façon suivante :
    • Si un nouveau candidat a reçu une subvention de fonctionnement du CAO au cours des trois dernières années, sa subvention de base ne dépassera pas la dernière subvention de fonctionnement accordée et, selon le budget du programme, le montant pourrait lui être inférieur.
    • Si un nouveau candidat n’a pas reçu une subvention de fonctionnement du CAO au cours des trois dernières années, sa subvention sera déterminée indépendamment de toute référence antérieure.

Organismes évalués au cours des exercices 2 ou 3 d’un cycle pluriannuel 

  • Les organismes qui obtiennent une subvention pour l’exercice 1 d’un cycle pluriannuel peuvent recevoir leur subvention de base au cours de l’exercice 1.
  • Les organismes classés par un comité consultatif dans les groupes A et B+ pourraient être admissibles à des augmentations au cours des exercices 2 et 3 d’un cycle pluriannuel conformément à la politique de financement des programmes de fonctionnement du CAO. 

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Annonce des résultats

Une fois que les décisions de financement sont prises – environ quatre mois après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements.

Les candidats doivent se connecter à leur profil dans Nova pour visualiser la lettre de notification. 

Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire. Si vous recevez une subvention inconditionnelle, le paiement sera versé peu après la notification des résultats.

Certaines subventions sont assorties de conditions. La lettre de notification précisera les conditions qui doivent être remplies pour que la subvention soit versée.

Avant le versement d’une subvention de fonctionnement :

  • L’organisme doit faire dans son rapport financier et son rapport statistique tous les changements demandés par CADAC et par le CAO.
  • Le CAO doit recevoir et approuver le rapport final sur toute subvention antérieure dont la date est arrivée à échéance depuis la date limite de la subvention de fonctionnement.

C'est à vous qu’il incombe de communiquer les résultats de la demande de fonctionnement à votre conseil d’administration ou organe directeur.


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Si vous obtenez une subvention

Si vous recevez une subvention de fonctionnement :

  • Vous devez faire un rapport sur la subvention en répondant aux questions posées dans votre demande de subvention suivante.
  • Vous devez aussi déclarer la subvention du CAO dans vos états financiers. La subvention de fonctionnement que vous avez reçue du CAO doit être expressément indiquée dans vos états financiers, soit dans le corps du texte, soit dans les notes afférentes aux états financiers.
  • Vous devez reconnaître l’appui du CAO. Veuillez reproduire le logo du CAO dans toutes les formes de communication se rapportant à vos activités. Cela comprend notamment la publicité, les documents d’information, les sites web et les autres formes de communications électroniques.

Les organismes peuvent demander au responsable du programme du CAO de leur communiquer verbalement un résumé de l’évaluation.

 

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Foire aux questions

C’est la première fois que notre organisme fait une demande. Est-ce que nous devons communiquer avec le CAO avant de présenter la demande?

Oui. Communiquez avec la ou le responsable du programme du CAO aussi longtemps que possible avant la date limite pour discuter de votre admissibilité, de votre demande et du montant de subvention approprié qu’il convient de demander.
 

Comme nouveau candidat, est-ce que nous pouvons demander une subvention de fonctionnement et une subvention de projet au même département du CAO, au cas où la demande de subvention de fonctionnement est refusée?

Non. Vous ne pouvez faire une demande qu’à un seul programme d’un département du CAO pour une activité qui a lieu au cours du même exercice financier.
 

Est-ce que notre organisme doit avoir des revenus de différentes sources avant de présenter une demande au CAO?

Oui. Le CAO ne doit jamais être la seule source de revenus d’un candidat. Le CAO s’attend à ce qu’un organisme dispose d’autres aides financières. Il peut s’agir, par exemple, d’autres contributions gouvernementales ou de revenus autogénérés. Si votre organisme a accumulé un déficit, vous devez discuter de votre viabilité financière avec la ou le responsable du programme avant de présenter une demande.
 

Comment faut-il soumettre les données financières et statistiques?

À l’exception des éditeurs, vous devez soumettre vos données financières et statistiques au CAO par l’intermédiaire du CADAC (Canadian Arts Data / Données sur les arts au Canada). Il n’est pas nécessaire de soumettre des copies papier des données financières et statistiques.
 

Les candidats des programmes de fonctionnement en édition soumettent leurs données financières et statistiques en téléchargeant dans Nova la feuille de calcul Excel du CAO avec leur demande.

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Si mon organisme n’est pas un éditeur, pourquoi devons-nous soumettre des données financières et statistiques?

Les données financières et statistiques contiennent des informations importantes pour l’évaluation de votre demande. Elles apportent aussi aux bailleurs de fonds des éléments qui leur permettent de plaider efficacement la cause des arts.
 

Si notre organisme se voit refuser une subvention de fonctionnement, comment est-ce que le CAO peut appuyer nos programmes?

Si votre organisme ne reçoit pas une subvention de fonctionnement, vous pouvez continuer à demander et à recevoir des subventions de projet auxquelles votre organisme est admissible.
 

Un organisme ne peut présenter qu’une seule demande à un programme de projet du CAO pour une activité donnée, à moins d’avoir été avisé que la première demande a été refusée.
 

Est-ce que nous pouvons recevoir les directives et le formulaire de demande du programme par courriel ou par télécopieur?

Toute l’information au sujet d’un programme de fonctionnement se trouve uniquement sur la page Web du programme.
 

Est-ce que nous pouvons soumettre notre demande par la poste, par télécopieur ou par courriel?

Non. Toutes les demandes de fonctionnement doivent être soumises en ligne dans Nova.

Qu’est-ce qui arrive si nous ratons la date limite de soumission des demandes?

Vous ne pouvez pas soumettre une demande après la date limite. Si vous devez avoir une prolongation à cause d’une urgence, communiquez avec le responsable du program.
 

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Est-ce que nous pouvons envoyer des documents supplémentaires au CAO après la date limite?

Non. Le CAO n’accepte pas de documents supplémentaires après la date limite, sauf s’ils sont demandés par la ou le responsable du programme.
 

Est-ce que vous nous ferez savoir si vous avez bien reçu notre demande?

Non. Le statut de votre demande passe de « Ébauche » à « Soumis » dans votre « profil » Nova.
 

Est-ce que notre organisme peut faire une demande en français?

Oui. Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français.
 

Les demandes présentées en français – sauf celles présentées au département des arts francophones – sont traduites en anglais par des traducteurs professionnels avant d’être évaluées. Le CAO ne traduit pas les œuvres artistiques (scénarios de film, p. ex.) ni la documentation écrite qui n’est pas exigée par la demande.
 

Les réunions des comités d’évaluation pour les programmes autres que ceux du département des arts francophones se tiennent en anglais. Lorsqu’il y a des demandes en français dans ces concours, il y a au moins un évaluateur francophone.
 

Les traductions en anglais des demandes présentées en français sont mises à la disposition des candidats sur demande écrite, uniquement à titre d’information, après l’annonce des résultats du concours.

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Demande pluriannuelle

Notre petit organisme n’a pas de plans détaillés à long terme et nous ne proposons pas de développer nos activités et notre programmation. Est-ce que cela aura un effet négatif sur notre évaluation?
 

Votre planification est évaluée en fonction des objectifs que vous avez fixés pour votre organisme. Par exemple, vous pouvez décider que votre plan triennal sera axé sur un seul objectif, comme celui de créer un seul nouveau poste ou d’ajouter une seule pièce à votre saison théâtrale. Si c’est le cas, expliquez ce que votre organisme doit faire pour atteindre cet objectif.
 

Si votre organisme se trouve au milieu d’un plan à long terme quand vous préparez votre demande pour une subvention pluriannuelle du CAO, précisez : 1) le point où l’organisme se trouve dans ce processus de planification; 2) ce que vous avez accompli à ce jour; 3) les buts qui n’ont pas été atteints.
 

Comment devons-nous résumer les changements planifiés pour les trois années si nous ne planifions aucun changement?

Vos plans ne doivent pas nécessairement indiquer que vous voulez en faire davantage ou faire des changements; ils peuvent porter sur des améliorations à ce que vous faites déjà.


Exemple : Nous n’envisageons pas de modifier nos activités ou notre structure au cours des trois prochaines années. Nous planifions cependant le perfectionnement professionnel de nos deux employés, notamment sous forme de mentorat, pour mieux faire ce que nous faisons.

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États financiers

Quelle est la différence entre des états financiers vérifiés, un rapport de mission d’examen et des états financiers non vérifiés?
 

Des états financiers vérifiés sont produits par un expert-comptable indépendant qui examine les livres comptables et autres documents qui soutiennent les états financiers; prépare des états financiers; et formule une opinion professionnelle indiquant que les états financiers présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme et de ses activités pendant la période visée par la vérification. 
 

Un rapport de mission d’examen est produit par un expert-comptable indépendant qui a pour mission de préparer des états financiers. Le comptable n’exprime pas d’opinion sur la justesse des états financiers, et n’offre qu’un niveau d’assurance modéré que l’information financière est plausible et conforme aux principes comptables généralement acceptés.
 

Les états financiers non vérifiés n’ont pas cette vérification et certification, mais ils comprennent un état des actifs nets, des revenus et des dépenses et d’autres états demandés par l’organisme.
 

Les coûts varient pour chaque type d’état financier. Les honoraires d’un expert-comptable indépendant varient selon qu’il s’agit d’états financiers vérifiés, d’une mission d’examen ou d’états financiers non vérifiés.
 

Tous les états financiers doivent inclure les actifs nets, les revenus et dépenses, et les autres renseignements financiers pour les deux derniers exercices de l’organisme.

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