Guide des programmes de projets du CAO

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Les programmes de projets du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) accordent des subventions ponctuelles pour des projets précis. Les subventions de projets ne sont pas destinées à couvrir les dépenses de fonctionnement ou les dépenses courantes.

Ce guide contient des renseignements essentiels sur les programmes de projets du CAO, notamment en ce qui concerne l’admissibilité, le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.

Consultez la page web des différents programmes de projets pour de plus amples détails, entre autres sur l’admissibilité.

Ce guide comprend les éléments suivants :

• Critères d’admissibilité
• Restrictions
  • Limite de trois subventions
• Demandes de subventions de projets en ligne
• Date limite des demandes
• Aide pour les personnes sourdes ou handicapées
• Processus d’évaluation et de prise de décision
• Annonce des résultats
• Si vous obtenez une subvention
  • Modifier un projet subventionné

 

Pour obtenir des renseignements

Pour des renseignements généraux en français ou en anglais, contactez la réception :

416-961-1660 ou, sans frais, 1-800-387-0058, poste 0
reception@arts.on.ca

Pour obtenir des renseignements sur des programmes particuliers, contactez les membres du personnel du CAO dont le nom figure sur la page web des programmes ou consultez le Répertoire du personnel.

Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français. Pour des services en français, voir la liste du personnel dont le nom figure sur les pages web en français des programmes et le personnel indiqué comme bilingue dans le Répertoire du personnel. Critères d’admissibilité
Les candidats admissibles doivent être établis en Ontario et comprennent notamment :

• les artistes professionnels et les professionnels des arts;
• les groupes ad hoc et les collectifs;
• les organismes.

Dans certains programmes de projets, les municipalités, les collèges, les universités, les conseils scolaires, les Premières Nations et les écoles administrées par une Première Nation ou une autorité scolaire autochtone sont admissibles. Pour la liste des types d’organismes admissibles à un programme en particulier, veuillez consulter la page web du programme.

Les candidats doivent répondre aux critères d'admissibilité du programme et du CAO au moment de la soumission de la demande.

Un particulier doit :

• Être un artiste professionnel ou un professionnel des arts.
  
  Par artiste professionnel ou professionnel des arts, le CAO entend toute personne qui a acquis ses compétences par une formation ou par la pratique, qui est reconnue par les artistes travaillant dans la même tradition artistique, qui a des antécédents en matière de présentation publique ou de publication, qui cherche à être rémunérée pour son travail et qui exerce son art. De brèves interruptions dans la carrière artistique sont permises.
• Avoir au moins 18 ans.
• Être citoyen canadien ou résident permanent du Canada, ou avoir fait une demande de statut de résident permanent et être en mesure de présenter sur demande des pièces justificatives à cet effet.
• Résider en Ontario.

Pour établir votre résidence en Ontario, vous devez avoir vécu en Ontario durant au moins 12 mois consécutifs avant de soumettre une demande. Cela s’applique aux nouveaux résidents de l’Ontario et anciens résidents de la province qui y reviennent après des absences fréquentes ou une absence prolongée.

En tant que résident de l’Ontario, vous ne pouvez vous absenter de la province que dans les circonstances suivantes pour maintenir votre admissibilité :

• Si vous vous absentez régulièrement de l’Ontario, vos absences ne doivent pas dépasser quatre mois (cumulativement) sur les 12 mois qui précèdent la soumission de votre demande. Cette condition s’applique même si vous conservez une adresse en Ontario durant votre absence.
• Si vous vous absentez de l’Ontario de manière temporaire ou ponctuelle (par exemple, pour un stage ou un contrat), votre absence ne doit pas dépasser 12 mois sur les 12 mois qui précèdent la soumission de votre demande. Vous devez aussi avoir vécu en Ontario pendant au moins 8 mois de l’année précédant une absence de cette durée. Durant cette absence, vous ne devez pas avoir présenté de demande de financement public à un organisme ou à un ministère de votre province ou territoire de résidence temporaire.

Sur demande du CAO, vous devez être en mesure de fournir une documentation vérifiant l'information sur votre lieu de résidence.

Un groupe ad hoc ou un collectif :

• Doit avoir au moins deux membres qui répondent aux critères d’admissibilité précisés ci-dessus pour les particuliers et qui seront responsables de l’administration de la subvention au nom du groupe ad hoc ou du collectif.
• Doit avoir au moins 50 % de membres qui résident en Ontario (ou les deux membres, si le collectif compte deux personnes).
• Ne peut pas être constitué en société.
• Doit pouvoir encaisser le chèque de la subvention libellé à l’ordre du groupe ad hoc ou du collectif.

Remarque : Les groupes ad hoc sont formés pour un projet précis, tandis que les collectifs ont une activité continue.

Un organisme sans but lucratif constitué en société doit :

• Être un organisme constitué en société en Ontario ou au palier fédéral.
• Avoir son siège social en Ontario.
• Être dirigé par un conseil d’administration ou un organe consultatif bénévole.

Un organisme à but lucratif doit :

• Être un éditeur de livres ou de périodiques établi en Ontario de propriété canadienne qui est admissible aux programmes d’édition du CAO.
• Être un organisme constitué en société en Ontario ou au palier fédéral.
• Avoir son siège social en Ontario.

Un collège ou une université doit :

• Être établi en Ontario.
• Présenter ou diffuser des artistes professionnels, des professionnels des arts, des groupes artistiques, des collectifs artistiques ou des organismes artistiques de l’Ontario.
• Être enregistré auprès du ministère des Collèges et Universités du gouvernement de l’Ontario.
• Avoir un membre du personnel chargé de la programmation artistique.

Une municipalité, un conseil scolaire, une Première Nation ou école administrée par une Première Nation ou une autorité sous administration autochtone doit :

• Être établi en Ontario.
• Soit engager des artistes professionnels de l’Ontario, soit présenter, produire ou publier le travail d’artistes professionnels, de groupes artistiques, de collectifs artistiques ou d’organismes artistiques professionnels de l’Ontario.
• Avoir un membre du personnel chargé de la programmation artistique.

Important : Le CAO peut exiger en tout temps une documentation qui confirme l’admissibilité des candidats. Lorsque les candidats ne peuvent pas produire cette documentation, leur demande sera retirée ou la subvention accordée devra être remboursée.

Voir les conditions gouvernant les demandes de subventions de projets du CAO. Restrictions

• Vous ne pouvez pas présenter une demande à un programme de projet du CAO si votre rapport final pour une subvention antérieure :
  • a dépassé sa date d’échéance et n’a pas été soumis;
  • a dépassé sa date d’échéance, a été soumis et nécessite des révisions;
  • a été soumis mais ne peut pas être approuvé en raison de problèmes importants ou non résolus.
• Si votre rapport final se trouve dans l’une des circonstances ci-dessus, Nova, le système de subventions en ligne du CAO, vous empêchera de présenter une demande à un programme de projet.
• Nova vous empêchera également de soumettre une demande à un programme de projet dans les cas suivants : 
  • si vous faites une demande à titre personnel mais avez assumé la responsabilité d'une subvention antérieure accordée à un groupe ad hoc ou un collectif dont le rapport final se trouve dans l'une des situations décrites ci-dessus;
  • si vous faites une demande en tant que groupe ad hoc ou collectif et que la ou les personnes qui ont assumé la responsabilité de la subvention ont un rapport final qui se trouve dans l'une des situations décrites ci-dessus.
• Vous ne pouvez demander qu’une seule subvention par date limite.
• Vous ne pouvez pas recevoir plus d’une subvention de projet du CAO pour la même activité.
• Vous ne pouvez pas soumettre plus d’une demande de subvention de projet à la fois pour la même activité. Vous pouvez soumettre une nouvelle demande au CAO pour la même activité si vous avez été avisé que votre première demande a été refusée.
• Les programmes de tiers recommandataires font exception – la même activité peut être subventionnée par plusieurs recommandataires. Consultez les pages web des programmes de recommandataires pour prendre connaissance des critères d’admissibilité. 

Limite de trois subventions

• Les particuliers et les organismes qui ne reçoivent pas de subventions de fonctionnement du CAO peuvent recevoir jusqu’à trois subventions de projets liées à des dates limites qui tombent dans la même année civile, à condition que chaque subvention porte sur une activité différente.
  • Si vous avez soumis trois demandes de subvention de projet au cours de l’année, vous pouvez en soumettre une quatrième uniquement si vous avez été avisé que l’une de vos demandes a été refusée.
  • Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander que deux autres à la fois; si vous avez déjà reçu deux subventions de projet au cours d’une année donnée, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois.
  • Si vous recevez plus d’une subvention au cours de l’année 2023-2024 d’un programme de tiers recommandataires, ces subventions compteront comme une seule subvention pour 2023, en référence au maximum de trois subventions de projets par année. Les programmes de recommandataires sont les suivants : Artistes visuels autochtones – matériaux, Aide aux expositions, Recommender Grants for Theatre Creators (en anglais seulement) et Recommender Grants for Writers (en anglais seulement). Consultez la page web de chaque programme pour plus d’information sur l’année du programme et les limites relatives aux demandes et aux montants de subvention.
  • Les subventions accordées dans le cadre du Fonds d’accessibilité – soutien aux projets ne comptent pas dans le maximum de trois subventions de projets qu’un candidat peut recevoir.
• Les bénéficiaires de subventions de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par an. Consultez la page de chaque programme de projet pour des renseignements sur l’admissibilité des candidats.

Demandes de subventions de projets en ligne

Toutes les demandes de subventions au CAO doivent être soumises par le biais de Nova, le système de demande de subventions en ligne du CAO. Les formulaires de demande sont disponibles environ deux mois avant la date limite des programmes.

Tout le contenu de la demande ainsi que tous les documents et toute information qui y sont liés doivent être soumis dans Nova.

Remarque : OAC offre les services et processus de demande alternatifs suivants :

• Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées
• Soumissions hors ligne pour les personnes ayant un accès limité à Internet
• Demandes orales pour les personnes autochtones

Remarque : Toute personne qui prépare une demande pour un organisme (groupes ad hoc et collectifs compris) doit créer un profil personnel dans Nova et le relier au profil de l'organisme. Consultez le Guide d'utilisation Nova pour des instructions détaillées sur la création d’un profil, la préparation d’une demande, et pour d’autres renseignements.

La page web de chaque programme contient un lien vers les questions de la demande et indique ce qu’il vous faut pour faire une demande.

Date limite des demandes

Les demandes de subventions de projets sont acceptées le jour de la date limite jusqu’à 13 h HE au plus tard.  

• Nova vous empêchera de soumettre une demande après 13 h.
• Une fois la demande soumise, aucun changement ou ajout ne peut y être apporté.
• Une demande ne peut pas être transférée à un autre candidat.
• Le CAO n'accorde pas de prolongation qui permettrait à un candidat de soumettre une demande après une date limite.

 

Retrait d’une demande

Raisons du retrait d'une demande :

• Le candidat ne répond pas aux critères d'admissibilité du programme.
• La demande est incomplète.
• Le candidat a demandé le retrait de la demande.

Délais liés au retrait d’une demande :

• Les demandes seront retirées uniquement après la date limite d'un programme (sauf pour les programmes qui acceptent les demandes en continu).
• Les demandes peuvent être retirées à tout moment pendant le processus d'évaluation.
• Le CAO peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables pour répondre à une demande de retrait d'une demande.
• Le CAO fera savoir aux candidats que leur demande a été retirée.

Remarque : Si vous voulez retirer votre demande d'un programme de tiers recommandataires, vous devez vous adresser directement au recommandataire.
 

Aide pour les personnes sourdes ou handicapées

Aide aux frais d’accessibilité pour la préparation des demandes et des rapports finaux

Les candidats qui sont sourds ou handicapés et qui ont besoin d’aide pour soumettre leur demande peuvent demander des fonds pour défrayer leurs fournisseurs de services d’accessibilité. Les candidats admissibles ont droit à un maximum de 500 $ par an (1^er avril – 30 mars) du Fonds d’accessibilité – aide à la préparation de demandes. Les demandes d’aide doivent être soumises au moins quatre semaines avant la date limite du programme de projet. Les bénéficiaires de subventions qui ont besoin d'aide pour rédiger leurs rapports finaux peuvent également demander jusqu'à 150 $ par rapport.

N’oubliez pas que le CAO a besoin d’un préavis suffisant pour fournir certains formats alternatifs et mesures d’adaptation dans les délais qui permettent aux candidats de soumettre leurs demandes à temps.

Pour en savoir davantage et discuter des possibilités, communiquez le plus tôt possible avec la personne-ressource pour l’aide à la préparation des demandes ou la personne-ressource affectée à votre programme de subventions.
 

Aide aux frais d’accessibilité des projets subventionnés

Les artistes sourds et les artistes handicapés qui demandent ou reçoivent une subvention de projet peuvent demander des fonds supplémentaires pour les aider à couvrir les dépenses d'accessibilité prévues.

Le Fonds d’accessibilité – soutien aux projets est ouvert aux candidats qui s’identifient en tant qu’artistes sourds ou handicapés, aux groupes ad hoc et collectifs dont au moins un membre s’identifie comme sourd ou handicapé, et aux organismes constitués en société qui ont pour mandat de servir les artistes sourds et les artistes handicapés, et dont la direction est assurée par des membres du conseil d'administration ou du personnel qui s'identifient comme sourds ou handicapés.

Consultez la page Fonds d’accessibilité – soutien aux projets pour en savoir plus sur les dépenses admissibles et sur la manière de faire une demande.

À la différence d’artistes handicapés, le terme artistes sourds utilisé par le CAO se fonde sur la définition de culturellement sourds formulée par la Société canadienne de l’ouïe : « individus qui s’identifient à la langue et à la culture, et participent à la société des personnes sourdes ».

Le CAO définit les artistes handicapés comme les personnes qui ont une déficience d’ordre physique, d’ordre mental ou en matière d’apprentissage, perceptible ou non, accompagnée d’effets à long terme, temporaires ou variables.

Pour plus de renseignements, voir les Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées et le Plan d’accessibilité du CAO.
 

Processus d’évaluation et de prise de décision

Le CAO utilise un processus d’évaluation par les pairs pour prendre des décisions de financement pour la plupart des programmes. Voir le Guide du processus d’évaluation du CAO pour des renseignements sur les méthodes d’évaluation par les pairs utilisées par le CAO : jurys, comités d’évaluation et tiers recommandataires. Le guide contient aussi des renseignements sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs, les politiques en matière de conflits d'intérêts, etc.

Pour des renseignements sur l'évaluation des demandes présentées en français à des programmes autres que ceux des arts francophones, voir la section Évaluation des demandes en français dans le Guide du processus d'évaluation du CAO.
 

Annonce des résultats

Une fois que les décisions de financement sont prises – environ quatre mois et demi après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Les candidats doivent se connecter à leur profil Nova pour visualiser la lettre de notification. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements.

La lettre de notification de la subvention indique, selon le cas :

• l’état de la subvention : accordé, refusé ou retiré;
• le montant recommandé;
• les conditions qui doivent être remplies pour débloquer le ou les versements de la subvention, ainsi que la date limite à laquelle elles doivent être remplies.

Si vous recevez une subvention, vous devez accomplir les tâches suivantes dans Nova :

• entrer votre numéro d’assurance sociale (particuliers seulement);
• confirmer que vous comprenez votre responsabilité personnelle à l'égard de la subvention (groupes ad hoc et collectifs uniquement; cela doit être fait par chacun des deux membres indiqués dans la demande comme assumant la responsabilité de la subvention);
• vérifier votre adresse postale;
• confirmer que vous demanderez l'approbation du CAO avant d'apporter des changements importants au projet;
• accuser réception de la lettre de notification.

Le chèque de la subvention sera émis une fois que ces tâches auront été accomplies.

Versement de la subvention

Le versement de votre subvention sera suspendu si vous ou votre cocandidat (s’il y a lieu) avez un rapport final qui :

• a dépassé sa date d’échéance et n’a pas été soumis;
• a été soumis mais nécessite des révisions;
• a été soumis mais ne peut pas être approuvé en raison de problèmes importants ou non résolus;
• a été soumis mais n'a pas encore été examiné par le personnel du CAO.
  • Veuillez noter que cette étape peut prendre quelques jours. Dans ce cas, vous n’avez aucune mesure à prendre​.

Le versement de votre subvention sera également suspendu dans les cas suivants : 

• si vous avez obtenu une subvention en tant que groupe ad hoc ou collectif et que la ou les personnes qui ont assumé la responsabilité de la subvention ont un rapport final qui se trouve dans l'une des situations décrites ci-dessus;
• si vous avez obtenu une subvention en tant que groupe ad hoc ou collectif et que le ou les personnes qui ont assumé la responsabilité de la subvention ont un rapport final qui se trouve dans l'une des situations décrites ci-dessus;
• si le CAO vous a demandé de rembourser la totalité ou une partie d’une subvention antérieure et que vous ne l'avez pas encore fait.

Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire.

Si les conditions ne sont pas remplies, la subvention sera annulée et ne sera pas versée.
 

Commentaires sur l'évaluation de la demande

Les responsables de nombreux programmes du CAO peuvent vous communiquer verbalement un résumé de l’évaluation si vous le leur demandez. Les exceptions comprennent des programmes comme Artistes visuels – projets de création et Literary Creation Projects. Consultez votre lettre de notification pour voir s’il est possible d’obtenir de la rétroaction pour le programme auquel vous avez fait une demande.

Les évaluateurs lisent et notent toutes les demandes de subventions de projets avant la réunion d'évaluation. Dans les programmes où le nombre de demandes est beaucoup plus élevé que le nombre de subventions disponibles, les évaluateurs revoient ces notes préliminaires en groupe au début de la réunion. Seules les demandes les mieux notées sont discutées et prises en compte en vue d'un financement.

La ou le responsable du programme résumera les commentaires des évaluateurs à propos de votre demande si elle figurait parmi celles qui ont été discutées lors de la réunion. Si votre demande n'a pas été examinée, la ou le responsable vous communiquera des informations sur le programme et la date limite ainsi que des conseils généraux sur la préparation d'une bonne demande.

Si vous obtenez une subvention

Si vous obtenez une subvention, vous devez :

• réaliser le projet tel qu'il est décrit dans votre demande au CAO;
• demander l'approbation préalable de tout changement concernant les principaux collaborateurs, le budget, la programmation, la durée, le calendrier et le ou les lieux de l'activité subventionnée. (voir ci-dessous Modifier un projet subventionné);
• reconnaître publiquement le soutien du CAO en apposant son logo sur les publicités, les programmes, les brochures et autres documents promotionnels, et ce pour toutes les activités du projet;
• soumettre un rapport final à la fin du projet.
  • Le rapport final doit être soumis au plus tard à la date d’échéance indiquée dans Nova.
  • Si votre budget final montre un excédent de plus de 250 $, vous pourriez être dans l'obligation de rembourser cet excédent au CAO.

Si vous n’envoyez pas de rapport final ou si vous ne terminez pas le projet, le CAO peut exiger le remboursement de la subvention.
 

Modifier un projet subventionné

Lorsque vous recevez une subvention de projet, vous vous engagez à utiliser les fonds aux fins décrites dans la demande. Cependant, il est parfois impossible de réaliser le projet exactement comme prévu. Dans ce cas, le CAO vous permettra de l'adapter, à condition que vous demandiez au préalable l’approbation des changements. La ou le responsable doit examiner les changements proposés pour confirmer que le projet modifié est toujours admissible et qu’il conserve un assez grand nombre des éléments originaux qui ont motivé les évaluateurs à recommander la subvention.

Le CAO n’approuvera pas les changements qui modifient considérablement la nature, la vision ou les objectifs du projet décrits dans la demande, ni les changements qui rendent le projet inadmissible.

Ce qui constitue un changement important peut dépendre du programme et du projet. Contactez le personnel du programme si vous avez des questions.

Pour demander l'approbation de changements à un projet :

• Connectez-vous à votre compte Nova.
  • Remarque : Si votre profil personnel est affilié à un collectif, un groupe ad hoc ou un organisme, vous devrez peut-être passer au profil correct après vous être connecté.
• Dans la section Mes demandes de votre page d’accueil, sélectionnez l’onglet Subventions.
• Cliquez sur la ligne de la demande qui correspond à votre projet.
• Dans le coin supérieur gauche de la demande, cliquez sur le bouton rouge Demande d’approbation de modification de projet.
• Cliquez sur Continuer et suivez les instructions pour envoyer un message au responsable du programme par le biais de Nova.

L'approbation se fait à la seule discrétion du CAO. Si le CAO n'approuve pas les changements apportés à votre projet et si vous ne réalisez pas le projet tel qu'il est décrit dans la demande, vous pourriez être dans l’obligation de rembourser la subvention, en tout ou en partie. Le CAO calculera le montant de la subvention qui doit être remboursé.
 

Annuler un projet

Si vous n’êtes plus en mesure de réaliser un projet financé par le CAO, vous devrez probablement rembourser la subvention. Il y a deux scénarios possibles. 

• Si vous n'avez pas encore commencé à utiliser la subvention du CAO, communiquez avec la ou le responsable du programme pour savoir comment rendre la subvention au CAO.
• Si vous avez dépensé une partie ou la totalité de la subvention du CAO, faites une demande d'approbation de changements (voir ci-dessus). Décrivez l'état d'avancement de votre projet et indiquez le montant de la subvention que vous avez dépensé. Indiquez clairement que vous annulez le projet. La ou le responsable du programme vous contactera pour discuter du remboursement total ou partiel de la subvention. Vous devrez soumettre un rapport final sur le montant de la subvention déjà dépensé.

 

Report de la date d'échéance du rapport final

Pour demander un report de la date d'échéance d’un rapport final, utilisez le bouton Demande d'approbation de modification de projet dans votre demande ou votre rapport final. Pour les instructions, voir Modifier un projet subventionné.

Si la prolongation est approuvée, la date d'échéance de votre rapport final sera mise à jour dans Nova.

Les demandes seront examinées lorsqu’il y a :

• des changements imprévus qui sont survenus dans les plans de votre projet et vous empêchent de terminer celui-ci à la date d’achèvement indiquée dans la demande;
• des circonstances personnelles ou administratives importantes, indépendantes de votre volonté, qui vous empêchent de soumettre le rapport final à la date prévue.

Vous devrez expliquer pourquoi vous demandez une prolongation et soumettre un calendrier actualisé pour l'achèvement du projet ou du rapport final.

La ou le responsable du programme ne peut pas approuver un report de la date d'échéance du rapport final uniquement pour vous permettre de présenter une nouvelle demande.

Voir la section Conditions – réception d’une subvention de projet du CAO.