Guide des programmes de projets du CAO

Les programmes de projets du Conseil des arts de l’Ontario (CAO) accordent des subventions ponctuelles pour des projets précis. Les subventions de projets ne sont pas destinées à couvrir les dépenses de fonctionnement ou les dépenses courantes.

Ce guide contient des renseignements essentiels sur les programmes de projets du CAO, notamment en ce qui concerne l’admissibilité, le processus d’évaluation et les politiques de subvention. Les informations et les politiques sont modifiables en tout temps, et le guide est régulièrement mis à jour. Veuillez donc le consulter avant chaque demande.

Consultez la page web des différents programmes de projets pour de plus amples détails, entre autres sur l’admissibilité.

Ce guide comprend les éléments suivants :

• Critères d’admissibilité
• Restrictions
  • Limite de trois subventions
• Demandes de subventions de projets en ligne
• Date limite des demandes
• Aide pour les personnes sourdes ou handicapées
• Processus d’évaluation et de prise de décision
• Annonce des résultats
• Si vous obtenez une subvention

 

Pour obtenir des renseignements

Pour des renseignements généraux en français ou en anglais, contactez :

Reception
416-961-1660 ou sans frais: 1-800-387-0058, poste 0
reception@arts.on.ca

Pour obtenir des renseignements sur des programmes particuliers, contactez les membres du personnel du CAO dont le nom figure sur la page web des programmes ou consultez le Répertoire du personnel.

Le CAO assure des services en français conformément à la Loi sur les services en français. Pour des services en français, voir la liste du personnel dont le nom figure sur les pages web en français des programmes et le personnel indiqué comme bilingue dans le Répertoire du personnel. Critères d’admissibilité
Les candidats admissibles doivent être établis en Ontario et comprennent notamment :

• les artistes professionnels et les professionnels des arts;
• les groupes ad hoc et les collectifs;
• les organismes.

Tous les candidats doivent avoir une adresse physique permanente en Ontario.

Dans certains programmes de projets, les municipalités, les collèges, les universités, les conseils scolaires, les Premières Nations et les écoles administrées par une Première Nation ou une autorité scolaire autochtone sont admissibles. Pour la liste des types d’organismes admissibles à un programme en particulier, veuillez consulter la page web du programme.

Les candidats doivent répondre aux critères d'admissibilité du programme et du CAO au moment de la soumission de la demande.

Un particulier doit :

• Être un artiste professionnel ou un professionnel des arts.
  
  Par artiste professionnel ou professionnel des arts, le CAO entend toute personne qui a acquis ses compétences par une formation ou par la pratique, qui est reconnue par les artistes travaillant dans la même tradition artistique, qui a des antécédents en matière de présentation publique ou de publication, qui cherche à être rémunérée pour son travail et qui exerce son art. De brèves interruptions dans la carrière artistique sont permises.
• Être âgé de 18 ans ou plus.
• Être citoyen canadien ou résident permanent du Canada, ou avoir fait une demande de statut de résident permanent et être en mesure de présenter sur demande des pièces justificatives à cet effet.
• Être un résident de l’Ontario ayant habité dans la province pendant 12 mois consécutifs immédiatement avant la présentation de la demande.
• Habiter en Ontario pendant au moins huit mois de l’année.

Absences temporaires de la province

• Vous devez avoir vécu en Ontario au moins 8 mois sur les 12 derniers qui ont précédé immédiatement la date limite de soumission des demandes de subventions pour le programme auquel vous présentez une demande. Ou bien, si vous avez été absent temporairement de l’Ontario avant cette date limite de demandes de subventions, votre absence n’a pas duré plus d’un an et elle est non récurrente.

• Avant cette absence, vous devez avoir été un résident de l’Ontario qui a habité dans la province pendant 12 mois consécutifs.
• Pendant votre absence, vous avez conservé votre statut de résidence et votre adresse physique permanente en Ontario et vous n’avez pas demandé l’aide financière d’un quelconque organisme public ou ministère situé dans votre lieu de résidence temporaire.

Établir une résidence permanente

• Si vous venez d’arriver en Ontario ou bien si vous retournez vivre dans la province après une absence de plus de 12 mois, vous devez établir ou rétablir votre résidence en Ontario pour au moins 12 mois consécutifs précédant la date limite de soumission des demandes de subventions pour le programme auquel vous présentez une demande.

Sur demande du CAO, vous devez être en mesure de fournir une documentation vérifiant l'information sur votre lieu de résidence.
Un groupe ad hoc et un collectif :

• Doit avoir au moins 50 % de ses membres qui résident en Ontario.
• Doit avoir au moins deux membres qui répondent aux critères d’admissibilité précisés ci-dessus pour les particuliers et qui seront responsables de l’administration de la subvention au nom du groupe ad hoc ou du collectif.
• Ne peut pas être constitué en société.
• Doit pouvoir encaisser le chèque de la subvention libellé à l’ordre du groupe ad hoc ou du collectif.

Remarque : Les groupes ad hoc et les collectifs peuvent être formés pour un projet précis (groupe ad hoc) ou pour une activité continue (collectif).


Un organisme sans but lucratif constitué en société doit :

• Être un organisme constitué en société en Ontario ou au palier fédéral.
• Avoir son siège social en Ontario.
• Être dirigé par un conseil d’administration ou un organe consultatif bénévole.

Un organisme à but lucratif (éditeurs de livres ou de périodiques uniquement) doit :

• Être un organisme constitué en société en Ontario ou au palier fédéral.
• Être un éditeur de livres ou de périodiques établi en Ontario de propriété canadienne qui est admissible aux programmes d’édition du CAO.
• Avoir son siège social en Ontario.

Un collège ou une université doit :

• Être établi en Ontario.
• Présenter ou diffuser des artistes professionnels, des professionnels des arts ou des groupes, des collectifs et des organismes artistiques de l’Ontario.
• Être enregistré auprès du ministère de la Formation et des Collèges et Universités.
• Avoir un membre du personnel chargé de la programmation artistique.

Une municipalité, un conseil scolaire, une Première Nation ou école administrée par une Première Nation ou une autorité sous administration autochtone doit :

• Être établi en Ontario.
• Soit engager des artistes professionnels de l’Ontario, soit présenter, produire ou publier le travail d’artistes professionnels, de groupes artistiques, de collectifs artistiques ou d’organismes artistiques professionnels de l’Ontario.
• Avoir un membre du personnel chargé de la programmation artistique.

Important : Le CAO peut exiger en tout temps une documentation qui confirme l’admissibilité des candidats. Lorsque les candidats ne peuvent pas produire cette documentation, leur demande sera retirée ou la subvention accordée devra être remboursée.

Voir les conditions gouvernant les demandes de subventions de projets du CAO. Restrictions

• Vous n’êtes pas autorisé à présenter une demande à un programme de projet du CAO si votre rapport final pour une subvention antérieure :
  • a dépassé sa date d’échéance et n’a pas été soumis;
  • a dépassé sa date d’échéance, a été soumis et nécessite des révisions;
  • a été soumis mais ne peut pas être approuvé à cause de problèmes importants ou non résolus.
• Si votre rapport final se trouve dans l’une des circonstances ci-dessus, Nova, le système de subventions en ligne du CAO, vous empêchera de présenter une demande à la date limite d’un programme de projet.
• Vous ne pouvez demander qu’une seule subvention par date limite.
• Vous ne pouvez pas recevoir plus d’une subvention de projet du CAO pour la même activité.
• Vous ne pouvez pas soumettre plus d’une demande de subvention de projet à la fois pour la même activité. Vous pouvez soumettre une nouvelle demande au CAO pour la même activité si vous avez été avisé que votre première demande a été refusée.
• Les programmes de tiers recommandataires font exception – la même activité peut être subventionnée par plusieurs recommandataires. Consultez les pages web des programmes de recommandataires pour prendre connaissance des critères d’admissibilité.

Limite de trois subventions

• Les particuliers et les organismes qui ne reçoivent pas de subventions de fonctionnement du CAO peuvent recevoir jusqu’à trois subventions de projets dans la même année civile, à condition que chaque subvention porte sur une activité différente.
  • Si vous avez soumis trois demandes de subvention de projet au cours de l’année, vous pouvez en soumettre une quatrième uniquement si vous avez été avisé que l’une de vos demandes a été refusée.
  • Si vous avez déjà reçu une subvention de projet au cours d’une année, vous ne pouvez en demander que deux autres à la fois; si vous avez déjà reçu deux subventions de projet cours d’une année, vous ne pouvez en demander qu’une seule autre à la fois.
  • Si vous recevez plus d’une subvention dans la même année d’un programme de tiers recommandataires, ces subventions compteront comme une subvention unique pour l’année 2019, en référence à la limite de trois subventions possibles par année. Les programmes de recommandataires sont les suivants : Artistes visuels autochtones – matériaux, Aide aux expositions, Recommender Grants for Theatre Creators (en anglais seulement) et Recommender Grants for Writers (en anglais seulement). Consultez la page Web de chaque programme pour plus d’information sur l’année du programme et les limites quant aux demandes et aux montants de subvention.
  • Les subventions versées dans le cadre du programme Développement des marchés – aide au déplacement 2019-2020 sont comptées comme une subvention de l’année 2019 dans la limite du maximum de trois subventions par année.
• Les bénéficiaires de subventions de fonctionnement peuvent recevoir un maximum de deux subventions de projets par an. Consultez la page de chaque programme de projet pour des renseignements sur l’admissibilité des candidats.

Demandes de subventions de projets en ligne

Toutes les demandes de subventions au CAO doivent être soumises par le biais de Nova, le système de demande de subventions en ligne du CAO.

Les formulaires de demande sont disponibles environ deux mois avant la date limite des programmes.

Tout le contenu de la demande ainsi que tous les documents et toute information qui y sont liés doivent être soumis dans Nova.

Remarque : OAC offre les services et processus de demande alternatifs suivants:

• Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées
• Soumissions hors ligne pour les personnes ayant un accès limité à Internet
• Demandes orales pour les personnes autochtones

Remarque : Toute personne qui prépare une demande pour un organisme (groupes ad hoc et collectifs compris) doit créer un profil personnel dans Nova et le relier au profil de l'organisme. Consultez le Guide d'utilisation Nova pour des instructions détaillées sur la création d’un profil, la préparation d’une demande, et pour d’autres renseignements.

La page web de chaque programme contient un lien vers les questions de la demande et indique ce qu’il vous faut pour faire une demande.

Date limite des demandes

Les demandes de subventions de projets sont acceptées le jour de la date limite jusqu’à 13 h HE au plus tard.  

• Une fois la demande soumise, aucun changement ou ajout ne peut y être apporté.
• Une demande ne peut pas être transférée à un autre candidat.
• Le CAO n'accorde pas de prolongation qui permettrait à un candidat de soumettre une demande après une date limite.

Nova vous empêchera de soumettre une demande après 13 h.
 

Retrait d’une demande

Raisons du retrait d'une demande :

• Le candidat ne répond pas aux critères d'admissibilité du programme.
• La demande est incomplète.
• Le candidat a demandé le retrait de la demande.

Délais liés au retrait d’une demande :

• Les demandes seront retirées uniquement après la date limite d'un programme (sauf pour les programmes qui acceptent les demandes en continu).
• Les demandes peuvent être retirées à tout moment pendant le processus d'évaluation.
• Le CAO peut prendre jusqu'à cinq jours ouvrables pour répondre à une demande de retrait d'une demande.
• Le CAO fera savoir aux candidats que leur demande a été retirée.

Remarque : Si vous voulez retirer votre demande d'un programme de tiers recommandataires, vous devez vous adresser directement au recommandataire.
 

Aide aux frais d’accessibilité pour la préparation des demandes

Les candidats qui sont sourds ou handicapés et qui ont besoin d’aide pour soumettre leur demande peuvent demander des fonds pour défrayer leurs fournisseurs de services d’accessibilité. Les candidats admissibles ont droit à un maximum de 500 $ au cours d’une année. Les demandes d’aide doivent être soumises au moins six semaines avant la date limite du programme de projet.

N’oubliez pas que le CAO a besoin d’un préavis suffisant pour fournir certains supports de substitution et une aide supplémentaire dans les délais qui permettent aux candidats de respecter les dates limites des programmes.

Communiquez avec la responsable des pratiques des artistes sourds ou handicapés le plus tôt possible pour en savoir davantage et discuter des possibilités.
 

Aide aux frais d’accessibilité des demandes acceptées

Les artistes sourds et les artistes handicapés qui demandent une subvention de projet peuvent inclure dans les dépenses du projet les frais d’accessibilité prévus pendant la durée du projet.

Ce fonds est ouvert aux candidats qui s’identifient en tant qu’artistes sourds ou handicapés, aux groupes ad hoc et collectifs dont au moins un membre est sourd ou handicapé, et aux organismes constitués en société qui ont pour mandat d’offrir des services aux artistes sourds et aux artistes handicapés et qui sont dirigés par des personnes (membres du conseil d’administration ou du personnel) qui sont sourdes ou qui s’identifient comme handicapées.

• Les frais admissibles doivent être engagés pendant la période de création, de développement, de production, de diffusion ou de participation du projet.
• Les frais admissibles comprennent les frais occasionnés pour rendre le projet accessible au public, aux participants ou aux apprenants, mais ils ne comprennent pas les dépenses en immobilisations ni les frais d’accessibilité indispensables à la vie de tous les jours.
• Les demandes pour cette aide peuvent être faites après la soumission d’une demande. Communiquez avec la (le) responsable du programme si vous avez des questions à ce sujet.

À la différence d’artistes handicapés, le terme artistes sourds utilisé par le CAO se fonde sur la définition de culturellement sourds formulée par la Société canadienne de l’ouïe : « individus qui s’identifient à la langue et à la culture, et participent à la société des personnes sourdes ».

Le CAO définit les artistes handicapés comme les personnes qui ont une déficience d’ordre physique, d’ordre mental ou en matière d’apprentissage, perceptible ou non, accompagnée d’effets à long terme, temporaires ou variables.

Pour plus de renseignements, voir les Services et processus alternatifs pour les personnes sourdes et les personnes handicapées et le Plan d’accessibilité du CAO.
 

Processus d’évaluation et de prise de décision

Le CAO utilise un processus d’évaluation par les pairs pour prendre des décisions de financement pour la plupart des programmes. Voir le Guide du processus d’évaluation du CAO pour des renseignements sur les méthodes d’évaluation par les pairs utilisées par le CAO : jurys, comités d’évaluation et tiers recommandataires. Le guide contient aussi des renseignements sur le rôle et les responsabilités des évaluateurs, les politiques en matière de conflits d'intérêts, etc.

Pour des renseignements sur l'évaluation des demandes présentées en français à des programmes autres que ceux des arts francophones, voir la section « Évaluation des demandes en français » dans le Guide du processus d'évaluation du CAO.
 

Annonce des résultats

Une fois que les décisions de financement sont prises – environ quatre mois après la date limite – le CAO vous informera par courriel que les résultats de votre demande se trouvent dans Nova. Les candidats doivent se connecter à leur profil Nova pour visualiser la lettre de notification. Veuillez vous abstenir de nous téléphoner ou de nous envoyer un courriel pour nous demander ces renseignements.

La lettre de notification de la subvention indique, selon le cas :

• l’état de la subvention : accordé, refusé ou retiré;
• le montant recommandé;
• les conditions qui doivent être remplies pour débloquer le ou les versements de la subvention, ainsi que la date limite à laquelle elles doivent être remplies.

Si vous recevez une subvention à titre individuel, vous devez :

• entrer votre numéro d’assurance sociale;
• accuser réception de la lettre de notification dans Nova.

Le chèque de la subvention sera émis une fois que ces étapes auront été complétées.

Versement de la subvention

Le versement de votre subvention est actuellement suspendu car vous ou votre cocandidat (s’il y a lieu) avez un rapport final dans un des états suivants :

• En souffrance
• Révisions nécessaires
• Non-approuvable
• À l’étude
  • « À l’étude » signifie que le rapport final n’a pas encore été examiné par le personnel du CAO, et cette étape peut prendre quelques jours. Dans ce cas, aucune action de votre part n’est requise.

Le CAO envoie les chèques de subvention par courrier postal ordinaire.
Si les conditions ne sont pas remplies, la subvention sera annulée et ne sera pas versée.

 

Commentaires sur l'évaluation de la demande

Dans de nombreux programmes du CAO, vous pouvez demander au responsable du programme de vous communiquer verbalement un résumé de l’évaluation de la demande. Les exceptions comprennent des programmes comme Artistes visuels – projets de création et Literary Creation Projects. Consultez votre lettre de notification pour voir s’il est possible d’obtenir de la rétroaction pour le programme auquel vous avez fait demande.

Si vous obtenez une subvention

Si vous obtenez une subvention, vous devez :

• Reconnaître publiquement le soutien du CAO en reproduisant le logo du CAO dans toute la documentation promotionnelle imprimée et les programmes de spectacle.
• Contacter le ou la responsable du programme pour demander l’autorisation de faire tout changement important en ce qui concerne l’objectif, les artistes et collaborateurs clés ou le plan de travail de l’activité subventionnée, durée et lieu(x) compris. Vous devez obtenir cette autorisation avant de faire les changements.
• Soumettre un rapport final à la fin du projet.
  • Le rapport final doit être soumis au plus tard à la date d’échéance indiquée dans Nova.
  • Si votre budget final montre un excédent de plus de 250 $, vous pourriez être tenu de rembourser cet excédent au CAO.

Si vous n’envoyez pas de rapport final ou si vous ne terminez pas le projet, le CAO peut exiger le remboursement de la subvention.

 

Prolongation de la date d'échéance du rapport final

Si vous avez besoin de plus de temps pour terminer le projet, vous devez envoyer un courriel au responsable du programme pour demander une prolongation de la date d'échéance de votre rapport final. Il se peut qu'on vous demande des renseignements sur la partie du projet qui a été achevée ainsi qu’un calendrier et des plans actualisés.

Si la prolongation est approuvée, une nouvelle date d'échéance du rapport final sera mise à jour dans votre profil Nova.

Voir la section Conditions – réception d’une subvention de projet du CAO.